© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Konfigurowanie dokumentów cyfrowych

Administratorzy mogą używać funkcji załączników cyfrowych, aby wymagać dołączania dokumentów do określonych transakcji podczas ich księgowania. Dzięki temu funkcja ta umożliwia podejście oparte na źródle i zapewnia lepszą ścieżkę audytu. W tym celu można skonfigurować różne typy wymuszania, w zależności od typów dokumentów lub dzienników.

Termin załącznik cyfrowy odnosi się do cyfrowej lub elektronicznej formy tradycyjnego załącznika w księgowości. Załącznik to dokument używany do potwierdzania i autoryzacji transakcji finansowych. Dla księgowych załączniki zazwyczaj służą jako dowód wydatku lub wpływu środków. Załącznik może zawierać szczegóły takie jak data transakcji, opis, kwota oraz podpisy autoryzacyjne.

Ostrzeżenie

Niektóre kraje i regiony mogą mieć wymagania prawne dotyczące określonych ustawień, które mogą ograniczać możliwość konfigurowania niektórych opcji. Jeśli napotkasz te ograniczenia, poszukaj szczegółowego wyjaśnienia na stronie dokumentacji dla swojego kraju lub regionu.

Włączanie załączników cyfrowych

Wykonaj poniższe kroki, aby włączyć funkcję załączników cyfrowych.

Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia załączników cyfrowych, a następnie wybierz powiązane łącze.
Zaznacz pole wyboru Włączone.

Konfigurowanie dokumentów cyfrowych

Możesz używać różnych ustawień dla dokumentów i dzienników opisanych w poniższej tabeli.

Typ zapisu	Opis
Dokument sprzedaży	Określa księgowania wykonywane z dokumentów sprzedaży.
Dokument zakupu	Określa księgowania wykonywane z dokumentów zakupu.
Dziennik główny	Określa księgowania wykonywane z dziennika głównego dla wszystkich typów kont, z wyjątkiem typów związanych z nabywcami i dostawcami. Jeśli wybierzesz jeden z tych typów kont, zmienisz kontrolę procesu księgowania. Jeśli wybierzesz Nabywca jako typ konta, Business Central sprawdzi ustawienia dzienników sprzedaży. Jeśli wybierzesz Dostawca jako typ konta, Business Central sprawdzi ustawienia dzienników zakupu.
Dziennik sprzedaży	Określa księgowania wykonywane z dziennika sprzedaży i dziennika głównego, w których jako typ konta wybrano Nabywca.
Dziennik zakupu	Określa księgowania wykonywane z dziennika zakupu i dziennika głównego, w których jako typ konta wybrano Dostawca.

Wykonaj poniższe kroki, aby określić, jak Twoja organizacja korzysta z wymuszonych załączników cyfrowych.

Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia zapisów załączników cyfrowych, a następnie wybierz powiązane łącze. Alternatywnie na stronie Ustawienia załączników cyfrowych wybierz Ustawienia zapisów.
W kolumnie Typ zapisu wybierz opcję.
W kolumnie Typ sprawdzania wybierz opcję wymuszania. Jeśli wybierzesz Brak, możesz zaksięgować wybrany typ zapisu bez załącznika cyfrowego. Jeśli wybierzesz Załącznik, zapis musi zawierać załącznik. Jeśli wybierzesz Załącznik lub notatka, możesz dołączyć załącznik lub notatkę do zapisu.
Zaznacz pole wyboru Generuj automatycznie, aby automatycznie generować załącznik cyfrowy. Na przykład, jeśli nie chcesz ręcznie dodawać faktury sprzedaży do transakcji, zaznacz to pole wyboru. Następnie wystarczy zaksięgować dokument. System automatycznie tworzy dokument na podstawie układu raportu i dołącza go do transakcji.
Zaznacz pole wyboru Pomiń, jeśli dodano ręcznie, jeśli nie chcesz dodawać automatycznie wygenerowanego załącznika cyfrowego, gdy użytkownik już dodał ręczny załącznik.

Używanie kodów źródłowych do konfiguracji

Aby używać wymuszania dla dzienników, ale nie dla wszystkich typów transakcji, połącz określony kod źródłowy w celu identyfikacji typu zapisu w dzienniku głównym, dzienniku sprzedaży lub dzienniku zakupu.

Wykonaj poniższe kroki, aby skonfigurować określone kody źródłowe dla załączników cyfrowych.

Na stronie Ustawienia zapisów załączników cyfrowych wybierz Kody źródłowe.
Na stronie Kody źródłowe zapisów załączników wybierz kody źródłowe, które chcesz skonfigurować.
Zamknij stronę.

Korzystanie z funkcji

Otwórz dokument zakupu lub sprzedaży i wprowadź informacje w wymaganych polach. Przed zaksięgowaniem dokumentu musisz wykonać poniższe kroki, aby dołączyć załącznik cyfrowy.

W polu informacji Pliki dokumentu przychodzącego wybierz Dołącz plik.
Przeciągnij plik bezpośrednio na stronę Wstaw plik lub przejdź do pliku z tej strony.

Dokument jest dołączony do pola informacji Pliki dokumentu przychodzącego. Dla każdego wiersza można znaleźć nazwę i typ dokumentu.

Jeśli przypadkowo dołączysz niewłaściwy załącznik, wykonaj poniższe kroki, aby go usunąć przed zaksięgowaniem dokumentu.

W polu informacji Pliki dokumentu przychodzącego z wiersza dokumentu wybierz Dokument przychodzący.
Na stronie Dokument przychodzący wybierz Usuń.

Uwaga

Jeśli dołączanie załącznika cyfrowego jest skonfigurowane jako obowiązkowe i spróbujesz zaksięgować dokumenty lub dzienniki bez dołączenia załącznika, system uniemożliwi księgowanie. Otrzymasz następujący komunikat o błędzie: "Nie można zaksięgować bez dołączenia załącznika cyfrowego."

Znajdowanie dołączonych załączników w transakcjach

Dołączony załącznik można znaleźć w zaksięgowanym dokumencie lub na stronie Zapisy księgi głównej, przeglądając pole informacji Pliki dokumentu przychodzącego.

Nie można usunąć dołączonego dokumentu po zakończeniu księgowania. Można jednak dodać więcej załączników po zakończeniu księgowania.

Używanie załączników cyfrowych z dziennikami cyklicznymi

Aby używać wymuszonych załączników cyfrowych z głównymi dziennikami cyklicznymi, wykonaj poniższe kroki, aby upewnić się, że konfiguracja działa zgodnie z oczekiwaniami.

Wybierz ikonę , wprowadź Szablony dziennika głównego, a następnie wybierz powiązane łącze.
Aby usunąć powiązanie między dokumentem przychodzącym a dziennikiem podczas księgowania dziennika, zaznacz pole wyboru Odłącz dokumenty przychodzące podczas księgowania dla szablonu. Jeśli nie zaznaczysz tego pola wyboru, załączniki cyfrowe pozostaną powiązane z wierszami dziennika po ich zaksięgowaniu.

Powiązane informacje

Finanse
Praca z Business Central

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj