© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)
Przewodnik: Konfigurowanie i używanie przepływu pracy zatwierdzania zakupów
Możesz zautomatyzować proces zatwierdzania nowych lub zmienionych rekordów, takich jak dokumenty, wiersze dziennika i karty nabywców, tworząc przepływy pracy z krokami dla odpowiednich zatwierdzeń.
Przed utworzeniem przepływów pracy zatwierdzania należy skonfigurować osobę zatwierdzającą i zastępcę osoby zatwierdzającej dla każdego użytkownika zatwierdzającego. Aby określić, które rekordy sprzedaży i zakupów są uprawnieni zatwierdzać, można również ustawić limity kwot dla osób zatwierdzających. Żądania zatwierdzenia i inne powiadomienia mogą być wysyłane jako wiadomości e-mail lub notatki wewnętrzne. Dla każdej konfiguracji użytkownika zatwierdzającego można również ustawić, kiedy otrzymuje powiadomienia.
Uwaga
Oprócz funkcji przepływu pracy w Business Central można używać Power Automate do definiowania przepływów pracy dla zdarzeń w Business Central. Należy pamiętać, że chociaż są to dwa oddzielne systemy przepływów pracy, każdy szablon przepływu utworzony za pomocą Power Automate jest dodawany do listy szablonów przepływów pracy w Business Central. Dowiedz się więcej w artykule Używanie przepływów Power Automate w Business Central.
Można konfigurować i używać przepływów pracy, które łączą zadania procesów biznesowych wykonywane przez różnych użytkowników. Zadania systemowe, takie jak automatyczne księgowanie, mogą być uwzględniane jako kroki w przepływach pracy, poprzedzone lub następujące po zadaniach użytkowników. Żądanie i udzielanie zatwierdzenia w celu utworzenia nowych rekordów to typowe kroki przepływu pracy. Dowiedz się więcej w artykule Przepływy pracy w Dynamics 365 Business Central.
Informacje o tym przewodniku
Ten przewodnik jest scenariuszem ilustrującym następujące zadania:
- Konfigurowanie użytkowników zatwierdzających
- Konfigurowanie powiadomień dla użytkowników zatwierdzających
- Modyfikowanie i włączanie przepływu pracy zatwierdzania
- Żądanie zatwierdzenia zamówienia zakupu (jako Alicia)
- Otrzymanie powiadomienia, a następnie zatwierdzenie żądania (jako Sean)
Scenariusz
Sean jest superużytkownikiem w firmie CRONUS i tworzy dwóch użytkowników zatwierdzających. Jednym z nich jest Alicia, która reprezentuje agenta ds. zakupów. Drugim jest sam Sean, reprezentujący osobę zatwierdzającą dla Alicii. Następnie Sean nadaje sobie nieograniczone prawa zatwierdzania zakupów i określa, że będzie otrzymywać powiadomienia za pomocą notatki wewnętrznej, gdy tylko wystąpi odpowiednie zdarzenie. Na koniec Sean tworzy wymagany przepływ pracy zatwierdzania jako kopię istniejącego szablonu Przepływ pracy zatwierdzania zamówień zakupu, pozostawia wszystkie istniejące warunki zdarzeń i opcje odpowiedzi bez zmian, a następnie włącza przepływ pracy.
Aby przetestować przepływ pracy zatwierdzania, Sean loguje się do Business Central jako Alicia, a następnie żąda zatwierdzenia zamówienia zakupu. Następnie Sean loguje się jako on sam, znajduje notatkę w Centrum ról, przechodzi do łącza żądania zatwierdzenia zamówienia zakupu i zatwierdza żądanie.
Użytkownicy
Zanim będzie można skonfigurować użytkowników zatwierdzających i ich metodę powiadamiania, należy upewnić się, że ci użytkownicy istnieją w Business Central: jeden użytkownik będzie reprezentować Alicię, a drugi użytkownik, czyli Ty, będzie reprezentować Seana. Dowiedz się więcej w artykule Tworzenie użytkowników zgodnie z licencjami.
Konfigurowanie użytkowników zatwierdzania
Po zalogowaniu się jako Ty skonfiguruj Alicję jako użytkownika zatwierdzającego, którego osobą zatwierdzającą jesteś Ty. Skonfiguruj swoje prawa zatwierdzania i określ, jak i kiedy będziesz powiadamiany o żądaniach zatwierdzenia.
Aby skonfigurować siebie i Alicję jako użytkowników zatwierdzających
- Wybierz Szukaj (Alt+Q)
w prawym górnym rogu wprowadź Konfiguracja użytkownika zatwierdzania, a następnie wybierz powiązane łącze. - Na stronie Konfiguracja użytkownika zatwierdzającego wybierz akcję Nowy.
Uwaga
Musisz skonfigurować osobę zatwierdzającą, zanim będzie można skonfigurować użytkowników, którzy wymagają zatwierdzenia przez tę osobę. Oznacza to, że musisz najpierw skonfigurować siebie, zanim będzie można skonfigurować Alicję.
-
Skonfiguruj dwóch użytkowników zatwierdzających, wypełniając pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.
Identyfikator użytkownika Identyfikator osoby zatwierdzającej Nieograniczone zatwierdzanie zakupów TY Zaznaczone ALICIA TY
Konfigurowanie powiadomień
W tym przewodniku użytkownik jest powiadamiany za pomocą notatki wewnętrznej o żądaniach do zatwierdzenia. Powiadomienia o zatwierdzeniu można również wysyłać pocztą e-mail i można dodać krok odpowiedzi przepływu pracy, który powiadamia nadawcę, gdy żądanie zostanie zatwierdzone lub odrzucone. Dowiedz się więcej w artykule Określanie kiedy i jak otrzymywać powiadomienia przepływu pracy.
Aby skonfigurować, jak i kiedy będziesz powiadamiany
- Na stronie Konfiguracja użytkownika zatwierdzającego wybierz wiersz dla siebie, a następnie wybierz akcję Konfiguracja powiadomień.
- Na stronie Konfiguracja powiadomień w polu Typ powiadomienia wybierz Zatwierdzenie.
- W polu Metoda powiadomienia wybierz Notatka.
- Na stronie Konfiguracja powiadomień wybierz akcję Harmonogram powiadomień.
- Na stronie Harmonogram powiadomień w polu Cykl wybierz Natychmiast.
Tworzenie przepływu pracy zatwierdzania
Utwórz przepływ pracy zatwierdzania zamówień zakupu, kopiując kroki z szablonu Przepływ pracy zatwierdzania zamówień zakupu. Pozostaw istniejące kroki przepływu pracy bez zmian, a następnie włącz przepływ pracy.
Porada
Opcjonalnie dodaj krok odpowiedzi przepływu pracy, aby powiadomić nadawcę, gdy jego żądanie zostanie zatwierdzone lub odrzucone. Dowiedz się więcej w artykule Określanie kiedy i jak otrzymywać powiadomienia przepływu pracy.
Aby utworzyć i włączyć przepływ pracy zatwierdzania zamówień zakupu
- Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Przepływy pracy, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Na stronie Przepływy pracy wybierz Akcje, następnie wybierz Nowy, a potem wybierz akcję Nowy przepływ pracy z szablonu.
- Na stronie Szablony przepływów pracy wybierz szablon przepływu pracy o nazwie Przepływ pracy zatwierdzania zamówień zakupu.
Strona Przepływ pracy otwiera się dla nowego przepływu pracy zawierającego wszystkie informacje z wybranego szablonu. Wartość w polu Kod jest rozszerzona o -01, aby wskazać, że jest to pierwszy przepływ pracy utworzony z szablonu Przepływ pracy zatwierdzania zamówień zakupu.
4. W nagłówku strony Przepływ pracy włącz przełącznik Włączony.
Używanie przepływu pracy zatwierdzania
Użyj nowego przepływu pracy zatwierdzania zamówień zakupu, najpierw logując się do Business Central jako Alicia, aby zażądać zatwierdzenia zamówienia zakupu. Następnie zaloguj się jako ty, wyświetl notatkę w Centrum ról, kliknij łącze do żądania zatwierdzenia, a następnie zatwierdź żądanie.
Aby zażądać zatwierdzenia zamówienia zakupu jako Alicia
- Zaloguj się jako Alicia.
- Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Zamówienia zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wybierz wiersz, aby otworzyć Zamówienie zakupu 106001.
- Na stronie Zamówienie zakupu wybierz Akcje, następnie Żądanie zatwierdzenia, a potem wybierz akcję Wyślij żądanie zatwierdzenia.
Zauważ, że wartość w polu Stan zmieniła się na Oczekuje na zatwierdzenie.
Aby zatwierdzić zamówienie zakupu jako Sean
- Zaloguj się jako Sean.
- W Centrum ról, w obszarze Samoobsługa, wybierz Żądania do zatwierdzenia.
- Na stronie Żądania do zatwierdzenia wybierz wiersz dotyczący zamówienia zakupu od Alicii, a następnie wybierz akcję Zatwierdź.
Wartość w polu Stan w zamówieniu zakupu Alicii zmienia się na Zwolnione.
Właśnie skonfigurowałeś i przetestowałeś prosty przepływ pracy zatwierdzania oparty na pierwszych dwóch krokach Przepływu pracy zatwierdzania zamówień zakupu. Możesz łatwo rozszerzyć ten przepływ pracy, aby automatycznie księgować zamówienie zakupu Alicii, gdy Sean je zatwierdzi. Aby to zrobić, musisz włączyć Przepływ pracy faktury zakupu, tak aby odpowiedzią na zwolnioną fakturę zakupu było jej zaksięgowanie. Najpierw musisz zmienić warunek zdarzenia w pierwszym kroku przepływu pracy z (zakupu) Faktura na Zamówienie.
Ogólna wersja Business Central zawiera wiele szablonów przepływów pracy dla scenariuszy obsługiwanych przez kod aplikacji. Większość tych szablonów dotyczy przepływów pracy zatwierdzania.
Warianty przepływów pracy definiujesz, wypełniając pola w wierszach przepływu pracy przy użyciu stałych list wartości zdarzeń i odpowiedzi reprezentujących scenariusze obsługiwane przez kod aplikacji. Dowiedz się więcej w artykule Tworzenie przepływów pracy zatwierdzania w celu łączenia zadań.
Uwaga
Jeśli scenariusz biznesowy wymaga zdarzenia lub odpowiedzi przepływu pracy, które nie są obsługiwane w wersji domyślnej, zarejestruj się w Power Automate. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Używanie przepływów Power Automate w Business Central. Alternatywnie pobierz aplikację z AppSource lub współpracuj z partnerem Microsoft, aby dostosować kod aplikacji.
Powiązane informacje
Konfigurowanie użytkowników zatwierdzania
Konfigurowanie powiadomień przepływu pracy zatwierdzania
Tworzenie przepływów pracy zatwierdzania w celu łączenia zadań
Zatwierdzanie lub odrzucanie dokumentów w przepływach pracy
Przepływy pracy w Dynamics 365 Business Central
Używanie przepływów Power Automate w Business Central
Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj