Przejdź do treści

© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Zarządzanie załącznikami, łączami i notatkami na kartotekach i dokumentach

Na większości stron list, kartotekach i dokumentach można dołączać pliki, dodawać łącza i pisać notatki na karcie Załączniki w okienku Pola informacji. Liczba w tytule karty wskazuje, ile załączonych plików, łączy lub notatek istnieje dla danej kartoteki lub dokumentu.

Na skróconej karcie Wiersze można również użyć akcji Załączniki, aby dołączyć dokumenty do określonego wiersza. Na przykład można dołączyć specyfikacje projektowe do zapasu na fakturze zakupu.

Załączniki, łącza i notatki pozostają dołączone do kartoteki lub dokumentu podczas przetwarzania do innych stanów. Na przykład z bieżącego zamówienia sprzedaży do zaksięgowanej faktury sprzedaży. Jednak żaden z typów załączników nie jest wysyłany z systemu, na przykład podczas drukowania lub zapisywania do pliku.

Można również dodawać załączniki do wiadomości e-mail wysyłanych z Business Central. Podczas wysyłania wiadomości e-mail bezpośrednio z dokumentu, takiego jak oferta sprzedaży, akcja Dodaj plik z dokumentu źródłowego umożliwia wybór plików, które są do niego dołączone. Można wybrać tylko pliki dołączone do dokumentu. Nie można wybrać plików dołączonych do wierszy.

Uwaga

W przypadku częściowej wysyłki i fakturowania zamówienia sprzedaży lub zakupu załącznik zostanie dołączony tylko do końcowej faktury zamówienia. Podobnie w przypadku fakturowania odroczeń załącznik jest dołączany do zapisów K/G dla dokumentu, ale nie do zapisów odroczeń. Jeśli zamówienie zostanie usunięte przed zafakturowaniem, załącznik również zostanie usunięty. W przypadku użycia akcji Pobierz wiersze przyjęcia na fakturze zakupu załącznik z powiązanego zamówienia zakupu jest dodawany do faktury zakupu.

Dołączanie pliku do faktury zakupu

Do kartoteki, dokumentu lub wiersza dokumentu można dołączyć plik dowolnego typu, taki jak plik tekstowy, obraz lub plik wideo. Jest to przydatne na przykład wtedy, gdy chcesz przechowywać fakturę dostawcy jako plik PDF w powiązanej fakturze zakupu w Business Central.

Uwaga

Pliki dołączone za pomocą funkcji Dokumenty przychodzące nie są uwzględniane na karcie Załączniki. Więcej informacji znajduje się w temacie Praca z dokumentami przychodzącymi. To samo dotyczy plików dołączonych do wierszy dokumentów.

Poniższa procedura opiera się na fakturze zakupu. Kroki są podobne dla wszystkich innych obsługiwanych dokumentów i kartoteki.

Porada

Jeśli załącznik jest przeznaczony dla określonego wiersza dokumentu, można go dołączyć do wiersza. Wybierz wiersz, a następnie wybierz akcję Załączniki.

  1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) Szukaj w prawym górnym rogu, wprowadź Faktury zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Otwórz fakturę zakupu, do której chcesz dołączyć plik.
  3. W okienku Pola informacji wybierz kartę Załączniki.

  4. Wykonaj jeden z następujących kroków:

  5. Wybierz Dokumenty, a następnie wybierz Przekaż pliki.

  6. Wybierz Dokumenty, wybierz Pokaż szczegóły, a następnie wybierz Dołącz pliki.

  7. W oknie dialogowym Wybierz pliki wykonaj jeden z następujących kroków, aby dołączyć plik:

  8. Przeciągnij plik z Eksploratora plików na swoim urządzeniu do okna dialogowego.

  9. Wybierz link kliknij tutaj, aby przeglądać, znajdź plik, a następnie wybierz Otwórz.

Plik jest teraz dołączony do faktury zakupu.

Wyświetlanie dołączonego pliku

  1. W Polach informacji wybierz kartę Załączniki.
  2. W sekcji Dokumenty wybierz załącznik, który chcesz wyświetlić.

Jeśli wybierzesz plik PDF, zostanie on otwarty w przeglądarce. Inne pliki są pobierane na urządzenie, gdzie można je otworzyć.

Zapisywanie dokumentu jako załącznika PDF

Gdy trzeba zapisać dokument jako plik, można użyć akcji Dołącz jako PDF, aby przechwycić bieżącą zawartość dokumentu jako plik PDF dołączony do Pól informacji dokumentu. Jest to przydatne na przykład wtedy, gdy dokumenty przechodzą przez wiele kroków procesu, takiego jak proces sprzedaży lub przepływ pracy zatwierdzania, i chcesz odnieść się do wydruku poprzedniego kroku.

Poniższa procedura opiera się na zamówieniu sprzedaży. Kroki są podobne dla wszystkich obsługiwanych dokumentów.

  1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) Szukaj w prawym górnym rogu, wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Wybierz zamówienie sprzedaży, a następnie wybierz akcję Dołącz jako PDF.

Plik PDF z bieżącą zawartością zamówienia sprzedaży jest dodawany do karty Załączniki w Polach informacji.

Aby dodać łącze z kartoteki zapasu

Z kartoteki lub dokumentu można dodać łącze do dowolnego adresu URL. Jest to przydatne na przykład wtedy, gdy chcesz połączyć kartotekę zapasu z katalogiem zapasów dostawcy.

Poniższa procedura opiera się na kartotece zapasu. Kroki są podobne dla wszystkich innych obsługiwanych kartoteki i dokumentów.

  1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) Szukaj w prawym górnym rogu, wprowadź Zapasy, a następnie wybierz powiązany link.
  2. Wybierz zapas, z którego chcesz dodać łącze, a następnie wybierz kartę Załączniki w Polach informacji.
  3. W sekcji Łącza wybierz ikonę +.

  4. W polu Adres łącza wprowadź łącze.

    Łącze musi być prawidłowym adresem URL sieci Internet lub intranet.

  5. W polu Opis wprowadź dowolne informacje o łączu.

  6. Wybierz przycisk OK.

Łącze jest teraz dołączone do kartoteki zapasu.

Pisanie notatki w zamówieniu sprzedaży

Na dokumencie lub kartotece można napisać notatkę, na przykład w celu przekazania specjalnych instrukcji innym użytkownikom dokumentu lub kartoteki. W notatkach można umieszczać łącza do plików i adresy URL.

Uwaga

Notatki na karcie Załączniki nie są powiązane z funkcją notatek wewnętrznych, która jest używana głównie do komunikacji między użytkownikami przepływu pracy. Więcej informacji znajduje się w temacie Konfigurowanie powiadomień przepływu pracy zatwierdzania.

Poniższa procedura opiera się na zamówieniu sprzedaży. Kroki są podobne dla wszystkich innych obsługiwanych dokumentów i kartoteki.

  1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) Szukaj w prawym górnym rogu, wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Wybierz zamówienie sprzedaży, w którym chcesz napisać notatkę, a następnie wybierz kartę Załączniki w Polach informacji.
  3. W sekcji Notatki wybierz ikonę +.
  4. W polu Notatka wpisz dowolny tekst, na przykład „To jest pilne zamówienie".
  5. Wybierz przycisk OK.

Notatka jest teraz dołączona do zamówienia sprzedaży.

Powiązane informacje

Praca z Business Central
Praca z dokumentami przychodzącymi
Konfigurowanie powiadomień przepływu pracy zatwierdzania

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj