Przejdź do treści

© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Odbieranie i konwertowanie dokumentów elektronicznych

Uwaga

Zawartość tego artykułu dotyczy tylko wersji Dynamics 365 Business Central wydanych przed drugą falą wydań 2023. W drugiej fali wydań 2023 wprowadzono nową funkcjonalność dokumentów elektronicznych. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Konfigurowanie e-dokumentów.

Wersja generyczna Business Central obsługuje odbieranie faktur elektronicznych i faktur korygujących w formacie PEPPOL, który jest obsługiwany przez największych dostawców usług wymiany dokumentów. Aby otrzymać fakturę od dostawcy jako elektroniczny dokument PEPPOL, należy przetworzyć dokument na stronie Dokumenty przychodzące w celu przekonwertowania go na fakturę zakupu lub wiersz dziennika głównego w Business Central.

Oprócz odbierania dokumentów elektronicznych bezpośrednio od partnerów handlowych można odbierać dokumenty elektroniczne z usługi OCR, która przekształciła pliki PDF lub obrazy w dokumenty elektroniczne.

Przed rozpoczęciem odbierania dokumentów elektronicznych za pośrednictwem usługi wymiany dokumentów należy skonfigurować różne dane główne, takie jak informacje o firmie, dostawcy, zapasy i jednostki miary. Służą one do identyfikacji partnerów handlowych i zapasów podczas konwertowania danych w elementach pliku dokumentu przychodzącego na pola w Business Central. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Jak skonfigurować usługę wymiany dokumentów.

Przed rozpoczęciem odbierania dokumentów elektronicznych za pośrednictwem usługi OCR należy skonfigurować i włączyć wstępnie skonfigurowane połączenie usługi. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie dokumentów przychodzących.

Ruch dokumentów elektronicznych do i z Business Central jest zarządzany przez funkcję Kolejka zadań. Zanim będzie można odbierać dokumenty elektroniczne, należy uruchomić odpowiednią kolejkę zadań.

Konwersję dokumentów elektronicznych można uruchomić ręcznie, jak opisano w tej procedurze, lub włączyć przepływ pracy, aby automatycznie konwertować dokumenty elektroniczne po ich otrzymaniu. Wersja generyczna Business Central zawiera szablon przepływu pracy Od przychodzącego dokumentu elektronicznego przez OCR do otwartej faktury zakupu, który jest gotowy do skopiowania do przepływu pracy i włączenia. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przepływy pracy w Dynamics 365 Business Central.

Uwaga

Podczas konwersji dokumentów elektronicznych otrzymanych z usługi OCR na dokumenty lub wiersze dziennika w Business Central, wiele wierszy dokumentu źródłowego zostanie zsumowanych w jednym wierszu. Pojedynczy wiersz będzie typu Konto K/G, a pola Opis i (Konto K/G) Nr będą puste. Wartość w polu Kwota będzie równa łącznej kwocie bez VAT ze wszystkich wierszy dokumentu źródłowego. Aby upewnić się, że pola Opis i Nr są wypełnione, można wybrać przycisk Mapuj tekst na konto na stronie Dokumenty przychodzące, aby określić, że dany tekst faktury jest zawsze mapowany na określone konto debetowe lub kredytowe w księdze głównej. Od tego momentu pole Opis w wierszach dokumentu lub dziennika utworzonych z dokumentu elektronicznego dla tego dostawcy lub nabywcy będzie wypełnione danym tekstem, a pole (Konto K/G) Nr - danym kontem. Zamiast mapowania na Konto K/G można również mapować na konto bankowe. Jest to praktyczne na przykład w przypadku dokumentów elektronicznych dotyczących wydatków, które zostały już opłacone, gdy chcesz utworzyć wiersz dziennika głównego gotowy do zaksięgowania na konto bankowe.

Poniższa procedura opisuje, jak odebrać fakturę od dostawcy i przekonwertować ją na fakturę zakupu w Business Central. Procedura jest taka sama podczas konwersji faktury od dostawcy na wiersz dziennika głównego.

Odbieranie i konwertowanie faktury elektronicznej na fakturę zakupu

  1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) Szukaj w prawym górnym rogu, wprowadź Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązany link.

  2. Wybierz wiersz rekordu dokumentu przychodzącego, który reprezentuje nową przychodzącą fakturę elektroniczną, a następnie wybierz akcję Edytuj.

Na stronie Karta dokumentu przychodzącego jest dołączony powiązany plik XML, a większość pól jest wstępnie wypełniona informacjami z faktury elektronicznej. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących.

  1. W polu Typ wymiany danych wybierz PEPPOL - Faktura lub OCR – Faktura w zależności od źródła dokumentu elektronicznego.

  2. Aby zmapować tekst na fakturze dostawcy na określone konto debetowe, na karcie Akcje, w grupie Ogólne, wybierz Mapuj tekst na konto, a następnie wypełnij stronę Arkusz mapowania tekstu na konto.

  3. Wybierz akcję Utwórz dokument.

Faktura zakupu zostanie utworzona w Business Central na podstawie informacji z dokumentu elektronicznego.

Wszelkie błędy walidacji, zwykle związane z nieprawidłowymi lub brakującymi danymi podstawowymi w Business Central, będą wyświetlane na skróconej karcie Komunikaty o błędach.

Powiązane informacje

Przegląd zadań do zarządzania zobowiązaniami
Praca z dokumentami przychodzącymi
Jak skonfigurować wysyłanie i odbieranie dokumentów elektronicznych
Dokumenty elektroniczne w Business Central
Korzystanie z ogólnych funkcji w różnych obszarach biznesowych

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj