© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Archiwizowanie dokumentów

Można archiwizować zamówienia sprzedaży, zakupu i serwisu, oferty, zamówienia zwrotu i zamówienia zbiorcze. Jeśli korzystasz z funkcji zarządzania projektami, możesz również archiwizować swoje projekty. Dokumenty i projekty można archiwizować wielokrotnie. Za każdym razem zapisywana jest inna zarchiwizowana wersja.

W przypadku dokumentów sprzedaży, jeśli oryginał nadal istnieje i nie jest zaksięgowany, można użyć akcji Przywróć, aby zastąpić go zarchiwizowaną wersją.

Uwaga

Można przywracać tylko dokumenty sprzedaży i projekty. Akcja nie jest dostępna dla zarchiwizowanych dokumentów zakupu.

W przypadku zarchiwizowanych dokumentów, w których oryginał został usunięty, można ponownie wykorzystać zawartość, kopiując dane, na przykład za pomocą akcji Kopiuj z dokumentu.

Aby przeglądać zarchiwizowane dokumenty, wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Archiwum, a następnie wybierz powiązane łącze. Jeśli archiwum, które Cię interesuje, nie wyświetla się od razu w sekcji Przejdź do raportów i analiz, może być konieczne wybranie opcji Pokaż więcej.

Aby skonfigurować automatyczne archiwizowanie dokumentów

Można zautomatyzować archiwizowanie, aby tworzyć nową wersję zarchiwizowanego dokumentu, gdy ktoś wykona następujące czynności:

Zmienia status lub usuwa dokument lub projekt.
Drukuje, pobiera lub wysyła dokument pocztą e-mail.
Konwertuje ofertę na zamówienie lub fakturę.
Księguje zamówienie.

Poniższe kroki opisują, jak skonfigurować automatyczne archiwizowanie dokumentów sprzedaży na stronie Ustawienia sprzedaży i należności. Kroki są podobne dla dokumentów zakupu i projektów.

Dla dokumentów zakupu użyj strony Zakupy i zobowiązania.
Dla projektów użyj strony Ustawienia projektu.
Dla serwisu użyj strony Ustawienia zarządzania serwisem.
Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Ustawienia sprzedaży i należności, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na skróconej karcie Archiwizowanie określ, czy włączyć automatyczne archiwizowanie dla różnych typów dokumentów sprzedaży. Najedź kursorem na pole, aby przeczytać krótki opis.

Poniższa tabela opisuje opcje dla pola Archiwizuj oferty.

Opcja	Opis
Nigdy	Nie archiwizuj ofert sprzedaży podczas ich usuwania.
Pytanie	Monituj użytkownika o wybranie, czy archiwizować oferty sprzedaży podczas ich usuwania.
Zawsze	Archiwizuj ofertę sprzedaży automatycznie podczas jej usuwania.

Aby ręcznie zarchiwizować zamówienie sprzedaży

Poniższa procedura opisuje, jak ręcznie zarchiwizować zamówienie sprzedaży. Kroki są podobne dla wszystkich dokumentów i projektów, które można archiwizować.

Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Otwórz zamówienie sprzedaży, które chcesz zarchiwizować.
Wybierz akcję Archiwizuj dokument.

Zamówienie sprzedaży zostało zarchiwizowane. Możesz je wyświetlić na stronie Zarchiwizowane zamówienia sprzedaży.

Aby przywrócić niezaksięgowany dokument sprzedaży lub projekt z archiwum

Dokumenty można przywrócić tylko wtedy, gdy oryginalny dokument nie został zaksięgowany.

Poniższa procedura opisuje, jak przywrócić zarchiwizowane zamówienie sprzedaży do oryginalnego zamówienia sprzedaży. Kroki są podobne dla wszystkich zamówień, zamówień ramowych, zamówień zwrotu i ofert.

Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Archiwa zamówień sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
Wybierz zarchiwizowane zamówienie sprzedaży lub jego wersję, które chcesz przywrócić, a następnie wybierz akcję Przywróć.

Zawartość oryginalnego zamówienia sprzedaży lub projektu zostaje zastąpiona wersją zarchiwizowaną.

Aby usunąć zarchiwizowane wersje

Użyj zasad przechowywania, aby wyczyścić zarchiwizowane wersje, których już nie potrzebujesz. Zasady przechowywania pozwalają administratorom określić, jak długo chcą przechowywać dane. Na przykład mogą skonfigurować zasadę, która usuwa dane po upływie daty ważności. Dowiedz się więcej w artykule Czyszczenie danych za pomocą zasad przechowywania.

Podczas tworzenia zasad przechowywania dla zarchiwizowanych dokumentów i projektów należy zwrócić uwagę na kilka kwestii:

Jeśli oryginalny dokument nie został usunięty, Business Central nie można usunąć zarchiwizowanych wersji. Zarchiwizowane wersje nie wygasają, dopóki istnieje oryginał.
Podczas konfigurowania zasad przechowywania można określić, że zasada ma usunąć wszystkie zarchiwizowane wersje z wyjątkiem najnowszej. Na przykład możesz mieć 10 wersji i chcieć zachować kopię najnowszej.
Business Central oblicza datę wygaśnięcia dokumentów na podstawie daty najnowszej zarchiwizowanej wersji.

Powiązane informacje

Śledzenie wierszy zamówienia do powiązanych dokumentów
Omówienie zadań zarządzania sprzedażą
Korzystanie z ogólnych funkcji w różnych obszarach biznesowych
Praca z Business Central

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj