Przejdź do treści

© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Konfiguracja e-dokumentów

W tym artykule opisano sposób konfigurowania dokumentów elektronicznych (e-dokumentów) oraz konfiguracji usługi e-dokumentów do komunikacji za pomocą e-dokumentów.

Użyj modelu Clearance, jeśli wymaga tego Twój kraj/region

Niektóre kraje/regiony, takie jak Hiszpania, Indie, Meksyk i Włochy, wymagają wstępnego zatwierdzenia faktur przez urząd skarbowy lub zewnętrzny podmiot certyfikujący przed wysłaniem ich do klientów. To wymaganie jest określane jako model Clearance.

Omówienie procesu modelu Clearance

Poniżej przedstawiono przykład ogólnych kroków w procesie zatwierdzania i certyfikacji dla modelu Clearance. Proces może się różnić w zależności od kraju/regionu.

  1. Sprzedawca tworzy fakturę i generuje plik XML lub JSON. Typ pliku zależy od wymagań krajowych/regionalnych.
  2. Sprzedawca przesyła e-fakturę do urzędu skarbowego. Urząd skarbowy dodaje unikalny identyfikator lub kod QR i zwraca go sprzedawcy.
  3. Sprzedawca przesyła e-fakturę do zewnętrznego podmiotu certyfikującego w celu walidacji. Na przykład podmiot certyfikujący sprawdza strukturę schematu, zawartość, wykrywa duplikaty itd. Jeśli e-faktura zostanie zatwierdzona, podmiot certyfikujący oznacza ją jako certyfikowaną. Na przykład może dodać unikalny identyfikator, podpis cyfrowy lub kod QR.
  4. Sprzedawca wysyła certyfikowaną e-fakturę do klienta.

Porada

Jeśli urząd skarbowy dostarcza kod QR, zwrócony plik JSON zawiera go jako ciąg zakodowany w formacie base64. Jeśli chcesz umieścić kod QR w drukowanych dokumentach, możesz zaktualizować układ dokumentu. Business Central przechowuje kod QR w tabeli Zaksięgowane faktury sprzedaży. Aby dowiedzieć się więcej o układach dokumentów, przejdź do tematu Omówienie układów raportów i dokumentów.

Konfiguracje e-dokumentów dla modelu Clearance

Uwaga

Ponieważ model Clearance różni się w zależności od kraju/regionu, obsługa modelu w Business Central jest tylko strukturą ramową. Należy utworzyć rozszerzenie spełniające wymagania w danym kraju/regionie i użyć tego rozszerzenia w konfiguracji usługi e-dokumentów. Aby zapoznać się z przykładem rozszerzenia, przejdź do przykładów w repozytorium BCTech na GitHub i znajdź ClearanceServiceSample.

Możesz skonfigurować usługę e-dokumentów specjalnie dla modelu Clearance. Konfiguracja jest prawie taka sama jak dla każdej usługi e-dokumentów, z kilkoma wyjątkami. W tej sekcji opisano ustawienia specyficzne dla modelu Clearance.

  • Podczas konfigurowania usługi dokumentów elektronicznych na stronie Konfiguracja usług dokumentów elektronicznych wprowadź następujące wartości w następujących polach.

  • W polu Kod nadaj usłudze dokumentów elektronicznych dla modelu Clearance nazwę, którą łatwo odróżnić od dostawcy usług.

  • W polu Format dokumentu wybierz PEPPOL BIS 3.0.

  • W polu Integracja usługi wybierz rozszerzenie utworzone dla modelu Clearance.

  • Utwórz przepływ pracy odpowiedni dla procesu w Twoim kraju/regionie. Poniższa tabela przedstawia przykład przepływu pracy. Upewnij się, że określono prawidłową usługę dla modelu Clearance i dostawcę dla odpowiedzi. Aby dowiedzieć się więcej o przepływach pracy, przejdź do Przepływy pracy w Dynamics 365 Business Central.

Kiedy zdarzenie Pod warunkiem Następnie odpowiedź
Utworzono dokument elektroniczny \ Eksportuj dokument elektroniczny przy użyciu konfiguracji: \
Dokument elektroniczny został wyeksportowany \ Wyślij dokument elektroniczny przy użyciu konfiguracji: \
Status usługi dokumentów elektronicznych został zmieniony Status dokumentu elektronicznego: Zatwierdzony Eksportuj dokument elektroniczny przy użyciu konfiguracji: \
Dokument elektroniczny został wyeksportowany \ Wyślij dokument elektroniczny przy użyciu konfiguracji: \
Dokument elektroniczny został zmieniony \ Wyślij dokument elektroniczny do nabywcy

Konfigurowanie usługi dokumentów elektronicznych

Aby skonfigurować usługę dokumentów elektronicznych, wykonaj następujące kroki.

  1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) Szukaj w prawym górnym rogu, wprowadź Usługi dokumentów elektronicznych, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Wybierz Nowy, a następnie skonfiguruj pola na skróconej karcie Ogólne zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Kod Wybierz kod konfiguracji eksportu elektronicznego.
    Opis Wprowadź krótki opis konfiguracji eksportu elektronicznego.
    Format dokumentu Format eksportu konfiguracji eksportu elektronicznego. Domyślnie w tym polu dostępne są dwie opcje. Możesz wybrać PEPPOL BIS 3 jako ogólny format oparty na kodzie lub Wymiana danych, gdy musisz skonfigurować dokumenty wstępne o określonych formatach na skróconej karcie Definicja wymiany danych.
    Integracja usługi Wybierz kod integracji dla konfiguracji eksportu elektronicznego. Obecnie jedyną opcją jest Brak integracji.
    Jest zatwierdzeniem Zaznacz to pole tylko wtedy, gdy Twój kraj/region używa modelu fakturowania elektronicznego z zatwierdzaniem. Po zaznaczeniu usługa dokumentów elektronicznych wysyła fakturę tylko do organów podatkowych w celu zatwierdzenia. Musisz skonfigurować inną usługę, aby dostarczyć zatwierdzoną fakturę do nabywcy, wraz z przepływem pracy obsługującym zarówno kroki zatwierdzania, jak i dostarczania.

Uwaga

Nie można używać modelu zatwierdzania, dopóki nie zostanie wybrana dedykowana integracja usługi.

  1. Na skróconej karcie Importowanie skonfiguruj pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Automatyczny import Określ, czy dokumenty mają być automatycznie importowane z usługi.
    Automatyczne przetwarzanie Określ, czy Business Central używa konfiguracji dokumentów elektronicznych do automatycznego tworzenia dokumentu zakupu na podstawie otrzymanego dokumentu elektronicznego. Jeśli wybierzesz Nie, Business Central utworzy dokument elektroniczny, ale musisz przejrzeć jego szczegóły przed utworzeniem dokumentu zakupu.
    Weryfikuj firmę odbierającą Określ, czy informacje o firmie odbierającej muszą być weryfikowane podczas importu.
    Rozpoznaj jednostkę miary Określ, czy rozpoznawać jednostkę miary podczas importu.
    Wyszukaj odwołanie do zapasu Określ, czy wyszukiwać zapasy według odwołania do zapasu podczas importu.
    Wyszukaj GTIN zapasu Określ, czy wyszukiwać zapasy według globalnego numeru jednostki handlowej (GTIN) podczas importu.
    Wyszukaj mapowanie kont Określ, czy wyszukiwać konta w obszarze Mapowanie kont według przychodzącego tekstu podczas importu.
    Weryfikuj rabat wiersza Określ, czy weryfikować rabat wiersza podczas importu.
    Zastosuj rabat faktury Określ, czy stosować rabat faktury podczas importu.
    Weryfikuj sumy Określ, czy sumy faktur mają być weryfikowane podczas importu.
    Utwórz wiersze dziennika Określ, czy zamiast dokumentu zakupu ma być tworzony wiersz dziennika. Wybierz tę opcję, jeśli chcesz używać dzienników jako miejsca docelowego dla faktur.
    Nazwa szablonu dziennika głównego Określ nazwę szablonu dziennika głównego używanego do tworzenia wierszy dziennika. To pole ma zastosowanie, gdy chcesz używać dzienników jako miejsca docelowego dla faktur.
    Nazwa instancji dziennika głównego Określ nazwę instancji dziennika głównego używanej do tworzenia wierszy dziennika. To pole ma zastosowanie, gdy chcesz używać dzienników jako miejsca docelowego dla faktur.
    Czas rozpoczęcia przetwarzania wsadowego Określ czas rozpoczęcia zadań importu.
    Minuty między uruchomieniami Określ liczbę minut między uruchomieniami zadań importu.

  2. Jeśli w polu Format dokumentu na skróconej karcie Ogólne wybrano opcję Wymiana danych, na skróconej karcie Definicja wymiany danych wypełnij pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Typ dokumentu Określ typ dokumentu używający wymiany danych do importu i eksportu danych. Przykłady obejmują Fakturę sprzedaży, Fakturę korygującą sprzedaży i Fakturę zakupu.
    Kod definicji wymiany danych importu Określ kod wymiany danych używany do importowania danych. Tego pola używaj tylko do odbierania dokumentu w procesie zakupu.
    Kod definicji wymiany danych eksportu Określ kod wymiany danych używany do eksportowania danych. Tego pola używaj tylko do dostarczania dokumentów w procesie sprzedaży.

  3. Jeśli w polu Format dokumentu na skróconej karcie Ogólne wybrano opcję Wymiana danych, na skróconej karcie Definicja wymiany danych wypełnij pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

Pole Opis
Typ dokumentu Określ typ dokumentu używający wymiany danych do importu i eksportu danych. Przykłady obejmują Fakturę sprzedaży, Fakturę korygującą sprzedaży i Fakturę zakupu.
Kod definicji wymiany danych importu Określ kod wymiany danych używany do importowania danych. Tego pola używaj tylko do odbierania dokumentu w procesie zakupu.
Kod definicji wymiany danych eksportu Określ kod wymiany danych używany do eksportowania danych. Tego pola używaj tylko do dostarczania dokumentów w procesie sprzedaży.

Uwaga

Istnieją definicje wymiany danych dla formatu PEPPOL powiązane z dokumentami sprzedaży i zakupu. Jednak prawdopodobnie nie można używać tych definicji w niezmienionej postaci. Są to formaty ogólne, które służą do pokazania, jak korzystać z tej funkcji. Zalecamy przetestowanie istniejących formatów przed rozpoczęciem ich używania. Możliwe, że użycie określonej lokalizacji ujawni więcej formatów, ponieważ niektóre mogą być specyficzne dla kraju/regionu. Jeśli skonfigurowano format Definicja wymiany danych w lokalizacji, można dodać wiersz dla potrzebnych typów dokumentów. Dodaj wiersze zgodne z domyślnym przykładem wymiany danych dla formatu W1 PEPPOL. Jednak najpierw wybierz opcję Typ dokumentu dla każdego potrzebnego wiersza. Dla każdego typu danych wybierz wartość Kod definicji wymiany danych importu lub Kod definicji wymiany danych eksportu, której chcesz użyć. Jeśli nie używasz formatu Definicja wymiany danych, możesz tworzyć i konfigurować formaty za pomocą interfejsu. Dostosuj informacje w wierszach Mapowanie eksportu i Mapowanie importu, gdzie znajdziesz tabele i pola do konfigurowania reguł transformacji. W tym przypadku musisz dodać nową opcję dla formatu w polu Format dokumentu.

Inne opcje konfiguracji

Po skonfigurowaniu podstaw usługi e-dokumentów możesz dodać bardziej zaawansowane opcje:

  • Konfiguruj integrację usługi — skonfiguruj ustawienia uwierzytelniania i połączenia dla łącznika integracji. Ta opcja jest dostępna tylko po zainstalowaniu łączników integracji.
  • Konfiguruj dokumenty do eksportu — skonfiguruj typy dokumentów eksportowane przez strukturę za pomocą tej usługi.
  • Konfiguracja mapowania eksportu — skonfiguruj proste mapowania wartości dla procesów eksportu.
  • Konfiguracja mapowania importu — skonfiguruj proste mapowania wartości dla procesów importu.
  • Odbierz — ręcznie wyzwól odbieranie nowych e-dokumentów z usługi integracji.

Obsługiwane typy dokumentów

Typy dokumentów, których można używać, zależą od wyboru w polu Format dokumentu na stronie Usługa e-dokumentów. Aby sprawdzić typy dokumentów obsługiwane przez format dokumentu, wybierz format, a następnie wybierz akcję Konfiguruj dokumenty do eksportu. Zostanie otwarta strona Obsługiwane typy dokumentów źródłowych usługi e-dokumentów, a pole Typ dokumentu źródłowego wyświetla typy dokumentów dla danego formatu dokumentu. Używaj tylko typów dokumentów obsługiwanych przez format dokumentu.

Konfigurowanie profilu wysyłania dokumentów

Musisz skonfigurować preferowaną metodę wysyłania dokumentów sprzedaży dla każdego nabywcy. Na stronie Profile wysyłania dokumentów możesz skonfigurować profile wysyłania, a następnie wybrać profil do użycia w polu Profil wysyłania dokumentów na stronie kartoteki nabywcy. Możesz zaznaczyć pole wyboru Domyślne, aby określić, że profil wysyłania dokumentów jest profilem dla wszystkich nabywców, dla których nie określono profilu w polu Profil wysyłania dokumentów.

Ta funkcja służy do konfigurowania automatyzacji fakturowania elektronicznego. Jeśli używasz Wysyłanie dokumentów elektronicznych i chcesz włączyć strukturę E-dokument, proces jest nieco inny. Po wybraniu opcji Księguj i wyślij w dokumencie sprzedaży okno dialogowe Potwierdzenie księgowania i wysyłki wyświetla używany profil wysyłania. Profil jest profilem skonfigurowanym dla nabywcy lub profilem domyślnym dla wszystkich nabywców.

Jednak aby włączyć nową strukturę E-dokument, musisz odpowiednio skonfigurować Profil wysyłania dokumentów. Aby skonfigurować profil wysyłania dokumentów, wykonaj następujące kroki.

  1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) Szukaj w prawym górnym rogu, wprowadź Profil wysyłania dokumentów, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Na stronie Profile wysyłania dokumentów wybierz Nowy.
  3. Na skróconej karcie Ogólne wypełnij wymagane pola.
  4. Na skróconej karcie Opcje wysyłania ustaw pola Drukarka, E-mail i Dysk na Nie. Włączenie którejkolwiek z tych opcji uniemożliwia korzystanie ze struktury E-dokument, ograniczając funkcjonalność do starszego e-fakturowania.
  5. Na tej samej skróconej karcie wypełnij pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.
Pole Opis Użycie struktury E-dokument
Drukarka Określ, czy dokument ma być drukowany. Może być używane razem z opcjami e-dokumentów.
E-mail Określ, czy dokument ma być wysyłany e-mailem. Może być używane razem z opcjami e-dokumentów do wysyłania e-dokumentów jako załączników e-mail.
Załącznik e-mail Określ, co ma być dołączone do wiadomości e-mail, gdy wysyłanie e-mailem jest włączone. Opcje obejmują PDF, E-dokument i PDF i e-dokument. E-dokument wysyła tylko format pliku elektronicznego. PDF i e-dokument wysyła zarówno raport PDF, jak i plik elektroniczny.
Dysk Określ, czy dokument ma być zapisywany na dysku. Może być używane razem z opcjami e-dokumentów.
Dokument elektroniczny Określ, czy dokument jest wysyłany jako e-dokument. Wybierz Rozszerzony przepływ usługi e-dokumentów, aby korzystać ze struktury E-dokument. Musisz wybrać Rozszerzony przepływ usługi e-dokumentów, aby korzystać ze struktury E-dokument.
Przepływ pracy e-dokumentu Określ przepływ pracy e-dokumentu używany do wysyłania dokumentów. To pole jest wymagane, gdy wybrano opcję Rozszerzony przepływ usługi e-dokumentu i musi być włączonym przepływem pracy. Pole wymagane podczas korzystania ze struktury E-Dokumentów.

Uwaga

Po wybraniu opcji E-Dokument lub PDF i E-Dokument w polu Załącznik e-mail należy ustawić pole Dokument elektroniczny na Rozszerzony przepływ usługi e-dokumentu i określić Przepływ pracy e-dokumentu. Określony przepływ pracy musi być włączony.

Uwaga

Pole Przepływ pracy e-dokumentu jest dostępne tylko wtedy, gdy w polu Dokument elektroniczny wybrano opcję Rozszerzony przepływ usługi e-dokumentu. Podobnie, aby zapobiec konfliktom, niektóre pola związane z formatem są ukryte podczas korzystania z załączników e-mail e-dokumentów.

Kombinacje opcji wysyłania

Struktura E-Dokumentów obsługuje kilka opcji wysyłania dokumentów:

  • Wysyłanie oparte na usłudze: użyj opcji Rozszerzony przepływ usługi e-dokumentu z Przepływem pracy e-dokumentu, aby wysyłać dokumenty przez skonfigurowane integracje usług.
  • Wysyłanie oparte na e-mailu: włącz opcję E-mail i wybierz E-Dokument lub PDF i E-Dokument jako typ załącznika, aby wysyłać e-dokumenty pocztą e-mail. Wysyłanie oparte na e-mailu wymaga uruchomienia przepływu pracy e-dokumentu w celu wyeksportowania e-dokumentu. Aby użyć tej opcji, należy wypełnić pole Przepływ pracy e-dokumentu.
  • Wysyłanie łączone: użyj jednocześnie wysyłania opartego na usłudze i wysyłania opartego na e-mailu, aby wysłać dokument przez integrację usługi i jednocześnie wysłać go pocztą e-mail.

Tworzenie e-dokumentów z zaksięgowanych dokumentów

Po zaksięgowaniu dokumentów można tworzyć lub wyświetlać e-dokumenty ze stron pokazujących zaksięgowane dokumenty. Na przykład ze strony Zaksięgowana faktura sprzedaży.

  1. Otwórz zaksięgowany dokument.
  2. Aby ręcznie utworzyć e-dokument z zaksięgowanego dokumentu, wybierz opcję Utwórz.
  3. Aby wyświetlić istniejący e-dokument, wybierz opcję Otwórz.

Ta funkcja jest przydatna, gdy trzeba wysłać dokumenty elektronicznie po ich pierwotnym zaksięgowaniu bez przetwarzania e-dokumentów.

Konfigurowanie przepływu pracy

Aby skonfigurować przepływ pracy dla e-dokumentów, wykonaj następujące kroki.

  1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) Szukaj w prawym górnym rogu, wprowadź Szablony przepływu pracy, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Jeśli nie możesz znaleźć Szablonów przepływu pracy e-dokumentu na stronie Szablony przepływu pracy, wybierz opcję Resetuj szablony Microsoft. Powinny się wtedy pojawić Szablony przepływu pracy e-dokumentu. Zamknij stronę.
  3. Wybierz Szukaj (Alt+Q) Szukaj w prawym górnym rogu, wprowadź Przepływy pracy, a następnie wybierz powiązane łącze.
  4. Wybierz akcję Nowy przepływ pracy z szablonu, aby wybrać szablon dla procesu e-dokumentów. Dostępne szablony to Wyślij do jednej usługi i Wyślij do wielu usług.
  5. Wybierz OK, aby zakończyć konfigurację przepływu pracy.
  6. W polu Następnie odpowiedź wybierz opcję Wyślij e-dokument przy użyciu konfiguracji, aby skonfigurować odpowiedzi przepływu pracy.
  7. Wybierz utworzoną przez siebie usługę e-dokumentu jako opcję, wybierz OK, a następnie włącz przepływ pracy.

Uwaga

Możesz utworzyć własny przepływ pracy dla e-dokumentów bez korzystania ze wstępnie zdefiniowanych szablonów przepływu pracy. Jeśli masz więcej usług, możesz używać różnych przepływów pracy.

Aby używać większej liczby przepływów pracy, skonfiguruj je za pomocą profilów wysyłania dokumentów dla różnych nabywców. Podczas konfigurowania przepływu pracy określ profil wysyłania dokumentu w kolumnie Przy warunku na skróconej karcie Kroki przepływu pracy, ponieważ nie można mieć dwóch usług korzystających z tego samego profilu wysyłania dokumentu w przepływach pracy.

Podczas konfigurowania przepływu pracy na stronie Przepływy pracy wskaż pole Przy warunku na skróconej karcie Kroki przepływu pracy. Na stronie Warunki zdarzenia w polu Filtr wybierz profil wysyłania dokumentu, którego chcesz użyć.

Konfigurowanie zasad przechowywania dla e-dokumentów

E-dokumenty mogą podlegać przepisom lokalnym określającym okres, przez który należy przechowywać e-dokumenty. Aby tym zarządzać, administratorzy mogą definiować zasady przechowywania kontrolujące częstotliwość usuwania rekordów przez program Business Central. Aby dowiedzieć się więcej o zasadach przechowywania, przejdź do tematu Czyszczenie danych za pomocą zasad przechowywania.

Aby skonfigurować zasady przechowywania dla e-dokumentów, wykonaj następujące kroki.

  1. Na stronie Usługi e-dokumentów wybierz akcję Zasady przechowywania.

  2. Po zakończeniu akcji wybierz jedną z następujących zasad przechowywania do skonfigurowania:

    • Dziennik e-dokumentów
    • Dziennik integracji e-dokumentów
    • Dziennik mapowania e-dokumentów
    • Magazyn danych e-dokumentów

Dane demonstracyjne e-dokumentów

Aby ułatwić testowanie i demonstrowanie e-dokumentów, Microsoft oferuje moduł demonstracyjny.

Uwaga

Od wersji 24.0 programu Business Central można konfigurować dane demonstracyjne dla e-dokumentów.

Aby włączyć moduł, wykonaj następujące kroki:

  1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) Szukaj w prawym górnym rogu, wprowadź Narzędzie demonstracyjne Contoso, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Before you enable the E-Document Contoso Module, you must first enable the Common Module and Warehouse Module.
  3. Po włączeniu modułów wybierz Moduł Contoso e-dokumentów, a następnie wybierz akcję Generuj.
  4. Wykonaj kroki.
  5. Zamknij stronę.

Po włączeniu modułu masz dostęp do pozycji demonstracyjnych, sześciu dokumentów elektronicznych (opartych na Peppol BIS 3) oraz skonfigurowanych Usług e-dokumentów z utworzonymi przepływami pracy.

Powiązane informacje

Używanie dokumentów elektronicznych w sprzedaży
Używanie dokumentów elektronicznych w procesie zakupu
How to extend e-documents in Business Central
Finanse
Fakturowanie sprzedaży
Rejestrowanie zakupów za pomocą faktur zakupu
Praca z Business Central

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj