© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)
Omówienie Agenta zamówień sprzedaży
Agent zamówień sprzedaży pomaga użytkownikom Business Central automatyzować proces rejestrowania zamówień sprzedaży. Agent używa sztucznej inteligencji do analizowania żądań nabywców otrzymanych przez e-mail i lokalizuje nabywcę w Business Central. Jeśli brakuje ważnych szczegółów lub dostępnych jest więcej opcji, agent prowadzi wieloetapowe konwersacje e-mailowe w celu wyjaśnienia żądania. Sprawdza i informuje nabywcę o dostępności zapasów, których szuka. Następnie agent kontynuuje ofertą sprzedaży. Oferta jest sformatowana jako PDF i zawiera żądane zapasy, ilości, jednostki miary, ceny, podatki, żądane daty dostawy, podane odwołanie do dokumentu zewnętrznego i inne ważne szczegóły.
Porada
Obejrzyj krótki film na kanale Dynamics Business Central w serwisie YouTube: Rozpocznij pracę z Agentem zamówień sprzedaży dla Dynamics 365 Business Central.
Funkcjonalność
Aktywacja i konfiguracja
Agent jest łatwo dostępny w produkcie. Aby go aktywować, należy określić skrzynkę e-mail, którą agent ma monitorować. Dodatkowo należy określić preferencje dotyczące niektórych aspektów zachowania agenta i wyznaczyć użytkowników upoważnionych do korzystania z agenta do przetwarzania zamówień nabywców, umożliwiając agentowi działanie w imieniu firmy, działu lub zespołu—nie tylko pojedynczego użytkownika.
Uprawnienia i profile
Agent działa w ramach uprawnień i profilu (roli) przypisanych mu przez administratora. Uprawnienia definiują, do których obszarów produktu (tabel) agent ma dostęp. Profil określa elementy UX (strony i akcje), z którymi agent może współdziałać podczas swojej pracy. Domyślne uprawnienia i profil są przypisane do agenta od razu po wdrożeniu; jednakże administratorzy mogą aktualizować te uprawnienia w razie potrzeby.
Działanie
Agent zamówień sprzedaży jest zaprojektowany do autonomicznego działania w tle, wykorzystując AI do wykonywania swoich zadań, jednocześnie informując użytkowników o kluczowych krokach i angażując ich w razie potrzeby. Zaangażowanie może być wymagane w określonych scenariuszach, na przykład w celu przejrzenia wiadomości wychodzących lub uzupełnienia brakujących szczegółów, zgodnie ze skonfigurowanymi preferencjami.
Koncepcyjnie agent współdziała z funkcjonalnością Business Central w sposób podobny do tego, w jaki użytkownicy Business Central z nim współpracują.
- Agent otrzymuje ogólne instrukcje, wyrażone w języku naturalnym, które określają sposób rejestrowania zamówień sprzedaży.
- Wykorzystuje metadane interfejsu użytkownika, takie jak nagłówki, podpowiedzi i inne właściwości, wraz z danymi ze stron Business Central. Agent łączy te informacje ze swoimi instrukcjami, aby określić każdy wymagany krok.
- Agent, zaczynając od wyznaczonego Centrum ról, nawiguje po stronach, wywołuje akcje interfejsu użytkownika i wprowadza dane tak, jak zrobiłby to użytkownik.
Takie podejście zapewnia wysoki stopień elastyczności i adaptacyjności agenta w osiąganiu jego celu. Powierzchnia interakcji i kroki agenta nie są zakodowane na stałe; zamiast tego AI określa je na podstawie kontekstu każdego kroku.
Ta elastyczność umożliwia agentowi odkrywanie i interakcję z odpowiednimi polami niestandardowymi i akcjami. Agent może również próbować automatycznie rozwiązywać błędy walidacji, przetwarzając wyświetlane komunikaty o błędach i odpowiednio dostosowując dane wejściowe.
Monitorowanie poczty e-mail i komunikacja
Agent opiera się na wewnętrznym dyspozytorze poczty e-mail działającym jako zadanie w tle, który nieustannie monitoruje wyznaczoną skrzynkę pocztową pod kątem zapytań o zapasy. Dyspozytor wyzwala agenta do wykonywania zadań, a następnie wysyła wyniki, takie jak przygotowane oferty sprzedaży lub zamówienia, do nabywcy w odpowiedzi.
Agent pomaga w tworzeniu treści wiadomości e-mail na podstawie kontekstu bieżącego kroku. Na przykład może wyświetlić dostępne stany magazynowe lub podać krótki opis załączonej oferty sprzedaży lub zamówienia sprzedaży. Ponadto może wykrywać i oznaczać nieistotne lub potencjalnie szkodliwe treści wiadomości e-mail, prosząc użytkowników o przejrzenie i podjęcie decyzji o dalszym postępowaniu.
Zaangażowanie nabywcy i użytkownika Business Central
Użytkownicy mogą przeglądać kroki agenta i utworzone dokumenty sprzedaży. Mogą łatwo zidentyfikować dane wprowadzone przez agenta w porównaniu z danymi wygenerowanymi przez własną logikę biznesową Business Central. W razie potrzeby użytkownicy mogą wprowadzić dodatkowe dane, takie jak dodawanie rabatów lub aktualizowanie kosztów wysyłki.
Jeśli nabywca zdecyduje się zaktualizować ofertę, wysyłając kolejną wiadomość e-mail z listą wymaganych zmian, agent pomaga w tych zmianach, lokalizując ofertę i wprowadzając żądane aktualizacje. Gdy nabywca potwierdzi poprawność oferty, agent przekształca ją w zamówienie sprzedaży, które jest następnie również udostępniane nabywcy pocztą e-mail po potwierdzeniu przez użytkownika.
Agent zawsze angażuje wyznaczonych użytkowników Business Central do przejrzenia i zatwierdzenia wszystkich wiadomości wychodzących przed ich wysłaniem do nabywców.
Jak agent przetwarza żądania
Agent monitoruje wyznaczoną skrzynkę pocztową pod kątem przychodzących wiadomości e-mail od nabywców dotyczących zapytań o zapasy. Skrzynka pocztowa jest określona w konfiguracji Agenta zamówień sprzedaży (dowiedz się więcej w artykule Konfigurowanie Sales Order Agent).
Po otrzymaniu wiadomości e-mail agent analizuje ją—w tym wiersz tematu, treść i załączniki (jeśli są skonfigurowane)—w celu zidentyfikowania żądań ofert i wyodrębnienia istotnych szczegółów. Załączniki mogą być plikami PDF lub plikami graficznymi. Agent wyodrębnia istotne informacje z tych plików i generuje ofertę sprzedaży na podstawie ich zawartości.
Jeśli agent zidentyfikuje potencjalne żądanie w wiadomości e-mail, rozpoczyna przygotowywanie oferty sprzedaży. Na przykład weryfikuje, czy nabywca jest zarejestrowany w Business Central. Następnie sprawdza dostępność zapasów, tworzy ofertę sprzedaży i przygotowuje odpowiedź e-mail dla nabywcy, która zawiera ofertę jako załącznik PDF.
Niektóre kroki wymagają Twojej interwencji, takie jak przeglądanie korespondencji e-mail i udzielanie pomocy agentowi w razie potrzeby. Do momentu utworzenia zamówienia agent obsługuje wymianę wiadomości e-mail z nabywcą w celu wyjaśnienia brakujących szczegółów i umożliwienia modyfikacji pierwotnego żądania. Dowiedz się więcej w sekcji Przepływ procesu agenta.
Identyfikowanie nabywców/kontaktów i powiązanych dokumentów
Agent zapewnia, że żądanie od jednego nabywcy nie może dotyczyć żądań innego nabywcy. Podczas przetwarzania żądania agent najpierw identyfikuje nabywcę w Business Central przy użyciu adresu e-mail nadawcy. Agent wyszukuje adres e-mail wśród zarejestrowanych kontaktów Business Central, ofert sprzedaży i zamówień, a następnie wyszukuje nabywcę powiązanego z tym adresem e-mail:
- Jeśli zostanie znaleziony nabywca, agent filtruje i używa tylko ofert sprzedaży i zamówień należących do tego nabywcy.
To zachowanie zapewnia, że agent tworzy i aktualizuje tylko dokumenty należące do nabywcy, który wysłał wiadomość e-mail
- Jeśli zostanie znaleziony kontakt, ale nie jest on nabywcą, agent filtruje i używa tylko dokumentów należących do tego kontaktu. Oferty mogą być wysyłane do kontaktów, które nie są zarejestrowane jako nabywcy.
- Jeśli nie zostanie znaleziony żaden kontakt, agent odfiltrowuje wszystkie dokumenty i może zażądać interwencji użytkownika, ponieważ nie może znaleźć dokumentu.
Aby zapobiec żądaniu interwencji przez agenta, agent weryfikuje, czy kontakt jest zarejestrowany. Jeśli nie jest zarejestrowany, agent wyświetla powiadomienie na stronie przeglądu wiadomości przychodzących. Aby rozwiązać ten problem, możesz zarejestrować nowy kontakt/nabywcę lub zaktualizować informacje kontaktowe istniejącego kontaktu/nabywcy. Agent generuje powiadomienie wskazujące, że adres e-mail kontaktu nie został znaleziony.
Wyszukiwanie produktów/zapasów
Agent analizuje przychodzące wiadomości e-mail w celu wykrycia parametrów do przygotowania nowej oferty sprzedaży lub aktualizacji istniejącej. Oprócz samych zapasów parametry mogą obejmować atrybuty zapasów, ilości, jednostki miary, żądaną datę dostawy, numer dokumentu zewnętrznego i inne. Agent następnie wyszukuje te zapasy w magazynie Business Central w szerokim zakresie powiązanych tabel.
| Tabela | Pola |
|---|---|
| Zapasy | Nr Opis Opis 2 Opis wyszukiwania GTIN Numer zapasu dostawcy |
| Wariant zapasu | Kod Opis Opis 2 |
| Odwołanie do zapasu | Nr referencyjny Opis Opis 2 |
| Atrybuty zapasu | Nazwa Wartość |
| Kategoria zapasu | Kod Opis Kategoria nadrzędna - 1 poziom |
| Tłumaczenie zapasu | Język Opis Opis 2 |
| Identyfikator zapasu | Kod |
| Wiersz tekstu rozszerzonego | Tekst |
Chociaż agent może znajdować produkty na podstawie niejasnych i niepełnych opisów, jego skuteczność zależy od jakości informacji o produktach w Business Central. Możesz poprawić zdolność agenta do znajdowania produktów, ulepszając opisy, atrybuty, kategorie i tekst rozszerzony swoich zapasów magazynowych.
Uwaga
Może upłynąć do 15 minut, zanim nowo wprowadzone dane staną się wyszukiwalne, ponieważ system reindeksuje tabele w tle.
Po znalezieniu zapasów agent sprawdza ich dostępność, analizując wiele parametrów, takich jak wymagana ilość, data dostawy, lokalizacja, zaplanowane i planowane przyjęcia oraz inne.
Obliczanie dat dostawy przy użyciu funkcji możliwe do zrealizowania
Agent zamówień sprzedaży zawiera opcję korzystania z funkcji możliwe do zrealizowania (CTP) w Business Central, która pozwala agentowi obliczać najwcześniejszą możliwą datę dostawy dla zapasów, które nie są obecnie w magazynie.
Funkcja CTP ocenia zdolności produkcyjne, harmonogramy zaopatrzenia i ograniczenia łańcucha dostaw, aby określić, kiedy zapas może być realistycznie dostarczony. Ta funkcja ma zastosowanie nawet wtedy, gdy zapasy nie są obecnie w magazynie i muszą być wyprodukowane lub pozyskane na podstawie czasów realizacji, a nie tylko stanów magazynowych. Na przykład załóżmy, że nabywca żąda 10 jednostek zapasu, ale tylko sześć jest w magazynie lub na zaplanowanych zamówieniach. Funkcja CTP określa, kiedy pozostałe cztery jednostki mogą być wyprodukowane lub pozyskane.
Dowiedz się więcej o funkcji możliwe do zrealizowania w artykule Obliczanie dat zatwierdzenia zamówień.
Jak działa funkcja możliwe do zrealizowania
Agent zamówień sprzedaży wykorzystuje logikę możliwe do zrealizowania wewnątrz Business Central, która jest częściowo oparta na konfiguracji zdefiniowanej na stronie Konfiguracja planowanej realizacji zamówienia.
Gdy nabywca żąda zapasu, agent sprawdza stany magazynowe. Jeśli zapas jest niedostępny, agent oblicza, kiedy może zostać wysłany, i generuje ofertę z określonymi datami wysyłki na podstawie:
| Parametr | Opis |
|---|---|
| Data robocza | System używa bieżącej daty roboczej jako punktu początkowego dla wszystkich obliczeń dostawy. |
| Przesunięcie konfiguracji planowanej realizacji zamówienia (czas) | Przesunięcie na stronie Konfiguracja zobowiązań zamówień, które określa, jak daleko w przyszłość Business Central powinien patrzeć przed wystawieniem nowego zamówienia zakupu, zlecenia produkcyjnego lub zamówienia transferu (na przykład 1D = jeden dzień po dacie roboczej). |
| Bezpieczny czas realizacji w Konfiguracji zapasów | Ustawienie na stronie Konfiguracja zapasów, które zapewnia dostępność zapasów przed obiecaną datą wysyłki; uwzględnia wewnętrzne opóźnienia, takie jak pobieranie, pakowanie i etykietowanie. |
| Obliczanie czasu realizacji zapasu | Czas realizacji dla poszczególnych zapasów na stronie Kartoteka zapasu, który odzwierciedla czas potrzebny na zakup, wyprodukowanie lub przeniesienie zapasu, gdy nie ma go w magazynie. |
Agent tworzy i wysyła odpowiedź e-mail do nabywcy, która zawiera obiecane daty wysyłki dla zapasów. Następnie proces jest kontynuowany. Dowiedz się, gdzie ten krok występuje w pełnym procesie w sekcji Ogólny przepływ.
Przepływ procesu agenta
Uczestnicy
Przetwarzanie zapytania o ofertę sprzedaży na zamówienie obejmuje trzech uczestników:
-
Nabywca, który wysyła zapytanie o ofertę sprzedaży przez e-mail.
Oto przykład wiadomości e-mail:
Hello,
We are in the process of purchasing furniture for our lodge, and after reviewing your website I would like to request a quote for the following items:
- 2 Antwerp tables
- 4 Berlin chairs
- 4 Rome chairs
Could you please provide a sales quote? We will need the items delivered by March 2nd. Additionally, please note our purchase order number: DC1011234.
Thank you,
[Name]
-
Agent zamówień sprzedaży, który monitoruje skrzynkę pocztową, obsługuje przychodzące zapytania i tworzy oferty oraz zamówienia.
- Użytkownik Business Central, który przegląda zadania agenta.
Ogólny przepływ
Ogólny przepływ jest zilustrowany na rysunku, po którym następują szczegółowe opisy poszczególnych kroków. Rzeczywisty przepływ może się różnić w zależności od czynników takich jak zapytania uzupełniające, zmiany lub anulowania podczas przeglądu, problemy blokujące itp.
- Nabywca: Wysyła wiadomość e-mail na skrzynkę pocztową Business Central z prośbą o ofertę sprzedaży na zapasy.
- Agent zamówień sprzedaży: Pobiera nieprzeczytaną wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej i tworzy zadanie z krokiem do przeglądu przychodzącego zapytania.
- Recenzent: Przegląda/zatwierdza krok z wiadomością e-mail.
-
Agent zamówień sprzedaży:
- Wyszukuje kontakt lub nabywcę.
- Wyszukuje żądane zapasy i weryfikuje ich dostępność. Jeśli agent jest skonfigurowany do używania funkcji możliwości dostawy (CTP), oblicza najwcześniejsze realistyczne daty wysyłki dla zapasów, które nie są na stanie.
Dowiedz się więcej w artykułach Dostępność zapasów w Sales Order Agent (wersja zapoznawcza) i Obliczanie dat zobowiązań zamówień.
- Tworzy ofertę sprzedaży.
- Dodaje krok przeglądu z odpowiedzią e-mail z załączoną ofertą sprzedaży w formacie PDF.
- Recenzent: Przegląda/zatwierdza wiadomość e-mail i oferty sprzedaży.
- Agent zamówień sprzedaży: Wysyła wiadomość e-mail i plik PDF z ofertą sprzedaży do nabywcy.
- Nabywca: Przegląda ofertę sprzedaży i wysyła wiadomość e-mail z prośbą o zamówienie.
- Agent zamówień sprzedaży: Pobiera wiadomość e-mail i dodaje krok przeglądu.
- Recenzent: Przegląda/zatwierdza wiadomość potwierdzającą zamówienie sprzedaży.
- Agent zamówień sprzedaży:
- Konwertuje ofertę na zamówienie.
- Dodaje zadanie przeglądu z wychodzącą wiadomością e-mail potwierdzającą zamówienie.
- Recenzent: Przegląda/zatwierdza wychodzącą wiadomość e-mail.
- Agent zamówień sprzedaży: Wysyła wiadomość e-mail do nabywcy.
Rozliczanie za użycie
Agent zamówień sprzedaży korzysta z kredytów Copilot na interakcje AI, za które naliczane są opłaty w zależności od złożoności interakcji. Przed użyciem agenta skonfiguruj model rozliczeń dla swojego środowiska Business Central. Dowiedz się więcej w artykule Zarządzanie rozliczeniami opartymi na zużyciu.
Następne kroki
- Konfigurowanie Sales Order Agent
- Przetwarzanie ofert sprzedaży i zamówień za pomocą agenta zamówień sprzedaży