© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Używanie OCR do przekształcania plików PDF i obrazów w dokumenty elektroniczne

Z plików PDF lub obrazów otrzymanych od partnerów handlowych możesz zlecić zewnętrznej usłudze OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) wygenerowanie dokumentów elektronicznych, które można przekonwertować na zapisy dokumentów w Business Central. Na przykład po otrzymaniu faktury w formacie PDF od dostawcy możesz wysłać ją do usługi OCR ze strony Dokumenty przychodzące.

Jako alternatywę dla wysyłania pliku ze strony Dokumenty przychodzące usługa OCR może oferować opcję przetwarzania plików przekazywanych na dedykowany adres e-mail. Następnie po otrzymaniu dokumentu elektronicznego powiązany zapis dokumentu przychodzącego jest tworzony automatycznie w Business Central.

Po kilku sekundach usługa OCR wysyła przetworzony plik na stronę Dokumenty przychodzące jako zapis dokumentu elektronicznego, który można przekonwertować na fakturę zakupu dla dostawcy, fakturę sprzedaży, fakturę korygującą lub zapis dziennika.

Ponieważ OCR opiera się na optycznym rozpoznawaniu, jest prawdopodobne, że usługa OCR błędnie zinterpretuje znaki w plikach PDF lub obrazach podczas pierwszego przetwarzania dokumentów określonego dostawcy. Może na przykład nie zinterpretować logo firmy jako nazwy dostawcy lub błędnie odczytać łączną kwotę na paragonie z powodu jego układu. Aby uniknąć tych błędów w przyszłości, możesz poprawić błędy w oddzielnej wersji strony Dokument przychodzący. Następnie wysyłasz poprawki z powrotem do usługi OCR, aby nauczyć ją prawidłowo interpretować określone znaki i pola przy następnym przetwarzaniu dokumentu PDF lub obrazu dla tego samego dostawcy. Dowiedz się więcej w Używanie OCR do przekształcania PDF w e-faktury.

Dedykowany wpis kolejki zadań przetwarza ruch plików do i z usługi OCR. Ta kolejka zadań jest tworzona automatycznie po włączeniu połączenia z zewnętrzną usługą OCR. Dowiedz się więcej w Konfigurowanie dokumentów przychodzących.

Uwaga

Funkcja OCR jest dostarczana przez zewnętrznych dostawców. Wybierz pakiet usług odpowiedni dla Twojej organizacji i/lub kraju/regionu. Usługi kompatybilne z Business Central oraz szczegóły dotyczące dostępnych funkcji znajdziesz na AppSource.microsoft.com.

Aby wysłać plik PDF lub obraz do usługi OCR ze strony Dokumenty przychodzące

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązany link.
2. Utwórz nowy zapis dokumentu przychodzącego i dołącz plik. Dowiedz się więcej w Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących.
3. Na stronie Dokumenty przychodzące wybierz jeden lub więcej wierszy, a następnie wybierz akcję Wyślij do kolejki zadań.

Wartość w polu Stan OCR zmienia się na Gotowe. Załączony plik PDF lub obraz jest wysyłany do usługi OCR przez kolejkę zadań zgodnie z harmonogramem, jeśli nie występują błędy. 4. Alternatywnie na stronie Dokumenty przychodzące wybierz jeden lub więcej wierszy, a następnie wybierz akcję Wyślij do usługi OCR, aby natychmiast wysłać pliki do przetworzenia.

Wartość w polu Stan OCR zmienia się na Wysłano, jeśli nie występują błędy.

Aby wysłać plik PDF lub obraz do usługi OCR za pomocą e-maila

Z aplikacji poczty e-mail możesz przekazać wiadomość e-mail do dostawcy usługi OCR z dołączonym plikiem PDF lub obrazem. Informacje o adresie e-mail, na który należy wysłać wiadomość, znajdziesz na stronie internetowej dostawcy usługi OCR.

Ponieważ dla pliku nie istnieje zapis dokumentu przychodzącego, nowy zapis jest tworzony automatycznie na stronie Dokumenty przychodzące, gdy usługa OCR wysyła wynikowy dokument elektroniczny. Dowiedz się więcej w Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących.

Uwaga

Jeśli pracujesz na tablecie lub telefonie, możesz wysłać plik do usługi OCR zaraz po zrobieniu zdjęcia dokumentu lub możesz bezpośrednio utworzyć dokument przychodzący. Dowiedz się więcej w Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących.

Aby odebrać wynikowy dokument elektroniczny z usługi OCR

Dokument elektroniczny utworzony przez usługę OCR z pliku PDF lub obrazu jest automatycznie odbierany na stronę Dokumenty przychodzące przez wpis kolejki zadań, który jest konfigurowany po włączeniu usługi OCR.

Jeśli nie używasz kolejki zadań lub chcesz odebrać ukończony dokument OCR wcześniej niż przewiduje harmonogram kolejki zadań, możesz wybrać akcję Odbierz z usługi OCR. Ta opcja pobiera wszystkie dokumenty ukończone przez usługę OCR.

Uwaga

Jeśli usługa OCR jest skonfigurowana tak, aby wymagać ręcznej weryfikacji przetworzonych dokumentów, pole Stan OCR zawiera wartość Oczekuje na weryfikację. W takim przypadku wykonaj poniższe kroki, aby zalogować się na stronie usługi OCR i ręcznie zweryfikować dokument OCR.

1. W polu Stan OCR wybierz hiperłącze Oczekuje na weryfikację.
2. Na stronie internetowej usługi OCR zaloguj się przy użyciu poświadczeń konta usługi OCR. Dowiedz się więcej w Konfigurowanie dokumentów przychodzących.

Wyświetlane są informacje o dokumencie OCR, pokazujące zarówno zawartość źródłową pliku PDF lub obrazu, jak i wynikowe wartości pól OCR. 3. Przejrzyj wartości pól i ręcznie edytuj lub wprowadź wartości w polach, które usługa OCR oznaczyła jako niepewne. 4. Wybierz przycisk OK. Proces OCR zostaje ukończony, a wynikowy dokument elektroniczny jest wysyłany na stronę Dokumenty przychodzące w Business Central zgodnie z harmonogramem kolejki zadań. 5. Powtórz kroki od 2 do 4 dla każdego innego dokumentu OCR wymagającego weryfikacji.

Teraz możesz przystąpić do tworzenia zapisów dokumentów dla odebranych dokumentów elektronicznych w Business Central, ręcznie lub automatycznie. Dowiedz się więcej w następnej procedurze. Możesz również Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących z dokumentów, aby plik źródłowy był łatwo dostępny z Business Central.

Aby utworzyć fakturę zakupu z dokumentu elektronicznego otrzymanego z usługi OCR

Poniższa procedura opisuje, jak utworzyć zapis faktury zakupu z faktury dostawcy otrzymanej jako dokument elektroniczny z usługi OCR. Procedura jest taka sama podczas tworzenia na przykład wiersza dziennika głównego z paragonu wydatków lub zamówienia zwrotu sprzedaży od nabywcy.

Uwaga

Pola Opis i Nr w utworzonych wierszach dokumentu są wypełniane tylko wtedy, gdy zmapujesz tekst znaleziony w dokumencie OCR do tych dwóch pól w Business Central. Możesz wykonać to mapowanie jako odwołania do zapasów dla wierszy dokumentu typu Zapas. Dowiedz się więcej w Używanie odwołań do zapasów. Możesz również użyć funkcji Mapowanie tekstu na konto. Dowiedz się więcej w Używanie OCR do przekształcania PDF w e-faktury.

1. Wybierz wiersz dla dokumentu przychodzącego, a następnie wybierz akcję Utwórz dokument.

Faktura zakupu jest tworzona w Business Central na podstawie informacji z elektronicznego dokumentu dostawcy otrzymanego z usługi OCR. Informacje są dodawane do nowej faktury zakupu na podstawie mapowania zdefiniowanego jako odwołanie lub jako mapowanie tekstu na konto.

Wszelkie błędy walidacji, zwykle związane z błędnymi lub brakującymi danymi w Business Central, są wyświetlane na skróconej karcie Błędy i ostrzeżenia. Dowiedz się więcej w Używanie OCR do przekształcania PDF w e-faktury.

Aby zmapować tekst w dokumencie przychodzącym na określone konto dostawcy

W przypadku dokumentów przychodzących zwykle używasz akcji Mapuj tekst na konto, aby określić, że określony tekst na fakturze dostawcy otrzymanej z usługi OCR jest mapowany na określone konto dostawcy. W przyszłości każda część opisu dokumentu przychodzącego, która istnieje jako tekst mapowania, oznacza, że pole Nr dostawcy w wynikowych wierszach dokumentu lub dziennika typu Konto K/G jest wypełniane odpowiednim dostawcą.

Oprócz mapowania na konto dostawcy lub konta K/G możesz również mapować tekst na konto bankowe. Ta opcja jest przydatna na przykład w przypadku dokumentów elektronicznych dotyczących wydatków, które zostały już opłacone i dla których chcesz utworzyć wiersz dziennika głównego gotowy do zaksięgowania na konto bankowe.

1. Wybierz odpowiedni wiersz dokumentu przychodzącego, a następnie wybierz akcję Mapuj tekst na konto. Zostanie otwarta strona Mapowanie tekstu na konto.
2. W polu Tekst mapowania wprowadź dowolny tekst występujący na fakturach dostawców, dla których chcesz tworzyć dokumenty zakupu lub wiersze dziennika. Możesz wprowadzić do 50 znaków.
3. W polu Nr dostawcy wprowadź dostawcę, dla którego jest przeznaczony wynikowy dokument zakupu lub wiersz dziennika.
4. W polu Nr konta Wn wprowadź konto K/G typu debetowego, które ma zostać dodane w wynikowym dokumencie zakupu lub wierszu dziennika typu Konto K/G.
5. W polu Nr konta Ma wprowadź konto K/G typu kredytowego, które ma zostać wstawione w wynikowym dokumencie zakupu lub wierszu dziennika typu Konto K/G.

Uwaga

Nie używaj pól Typ źródła salda i Nr źródła salda w dokumentach przychodzących. Są one używane tylko do automatycznego uzgadniania płatności. Dowiedz się więcej w Konfigurowanie mapowania tekstu na konto dla płatności cyklicznych. 6. Powtórz kroki od 2 do 5 dla całego tekstu w dokumentach przychodzących, dla których chcesz automatycznie tworzyć dokumenty.

Aby obsłużyć błędy podczas odbierania dokumentów elektronicznych

1. Na stronie Dokumenty przychodzące wybierz wiersz dokumentu elektronicznego otrzymanego z usługi OCR z błędami, wskazanego przez wartość Błąd w polu Stan OCR.
2. Wybierz akcję Edytuj, aby otworzyć stronę Dokument przychodzący.
3. Na skróconej karcie Błędy i ostrzeżenia wybierz komunikat, a następnie wybierz akcję Otwórz powiązany rekord.
4. Zostanie otwarta strona zawierająca błędne lub brakujące dane, na przykład kartoteka dostawcy z brakującą wartością pola.
5. Popraw błąd lub błędy zgodnie z opisem w każdym komunikacie o błędzie.
6. Kontynuuj przetwarzanie przychodzącego dokumentu elektronicznego, wybierając ponownie akcję Utwórz ręcznie.
7. Powtórz kroki 5 i 6 dla wszystkich pozostałych błędów, aż dokument elektroniczny będzie mógł zostać pomyślnie odebrany.

Aby nauczyć usługę OCR unikania błędów

Ponieważ OCR jest oparte na rozpoznawaniu optycznym, usługa OCR może błędnie interpretować znaki w plikach PDF lub obrazach, gdy po raz pierwszy przetwarza dokumenty od określonego dostawcy. Na przykład może nie rozpoznać logo firmy jako nazwy dostawcy lub może błędnie zinterpretować łączną kwotę na paragonie z powodu jego układu. Aby uniknąć takich błędów w przyszłości, możesz poprawić dane otrzymane przez usługę OCR, a następnie wysłać informację zwrotną do usługi.

Strona Korekta danych OCR, którą otwierasz ze strony Dokument przychodzący, pokazuje pola ze skróconej karty Informacje finansowe w dwóch kolumnach, jedna z edytowalnymi danymi OCR i jedna z danymi OCR tylko do odczytu. Po wybraniu przycisku Wyślij informację zwrotną OCR zawartość strony Korekta danych OCR jest wysyłana do usługi OCR. Następnym razem, gdy usługa przetworzy pliki PDF lub obrazy zawierające dane, o których mowa, Twoje poprawki zostaną uwzględnione w celu ulepszenia rozpoznawania dokumentów.

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązany link.
2. Otwórz rekord dokumentu przychodzącego zawierający dane otrzymane z usługi OCR, które chcesz poprawić.
3. Na stronie Dokument przychodzący wybierz akcję Popraw dane OCR.
4. Na stronie Korekta danych OCR nadpisz dane w edytowalnej kolumnie dla każdego pola, które ma nieprawidłową wartość.
5. Aby cofnąć poprawki wprowadzone od momentu otwarcia strony Korekta danych OCR, wybierz akcję Resetuj dane OCR.
6. Aby wysłać poprawki do usługi OCR, wybierz akcję Wyślij informację zwrotną OCR.
7. Aby zapisać poprawki, zamknij stronę Korekta danych OCR.

Pola na skróconej karcie Informacje finansowe na stronie Dokument przychodzący zostaną zaktualizowane o nowe wartości wprowadzone w kroku 4.

Powiązane informacje

Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących
Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących z dokumentów
Praca z dokumentami przychodzącymi
Przegląd zadań zarządzania zakupami
Praca z Business Central

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj