Przejdź do treści

© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Używanie dokumentów elektronicznych w procesie sprzedaży

Skonfigurowanych dokumentów elektronicznych (e-dokumentów) możesz używać z następującymi dokumentami sprzedaży:

  • Faktury sprzedaży
  • Zamówienia sprzedaży
  • Faktury korygujące sprzedaży
  • Faktury serwisowe
  • Faktury korygujące serwisowe
  • Wystawione noty odsetkowe
  • Wystawione monity

Dokumenty elektroniczne w sprzedaży

Aby utworzyć i wysłać e-fakturę do nabywcy, musisz utworzyć i zaksięgować fakturę sprzedaży. Aby dowiedzieć się więcej o standardowym procesie, przejdź do Fakturowanie sprzedaży.

Przed zaksięgowaniem możesz dodać załącznik do faktury, jeśli chcesz osadzić go w formacie pliku Peppol.

Gdy otrzymujesz przychodzący dokument elektroniczny z zewnętrznej usługi lub przesyłasz go ręcznie, zazwyczaj jest to format XML lub podobny, który może być trudny do odczytania. Na przykład, jeśli nie jesteś osobą techniczną i nie rozumiesz formatu XML, trudno jest przejrzeć fakturę przed jej przetworzeniem. Aby ułatwić przeglądanie przychodzących dokumentów elektronicznych, faktury i faktury korygujące mają skróconą kartę Wiersze e-faktury, która wyświetla szczegóły z zaimportowanego pliku, takie jak informacje o wierszach i nagłówku, w sposób łatwy do zrozumienia.

Uwaga

Funkcja podglądu jest dostępna tylko dla faktur i faktur korygujących wśród przychodzących dokumentów elektronicznych.

Po zaksięgowaniu dokumentu sprzedaży otwórz stronę Zaksięgowane faktury sprzedaży, aby uzyskać dostęp do powiązanej strony Dokumenty elektroniczne.

Uwaga

Gdy używasz wystawionych not odsetkowych i wystawionych monitów, Business Central tworzy plik elektronicznej faktury sprzedaży zawierający dane finansowe z tych dokumentów. Jeśli dokument nie zawiera kwoty finansowej, Business Central nie tworzy dokumentu elektronicznego.

Wyświetlanie dokumentów elektronicznych

Aby wyświetlić istniejące dokumenty elektroniczne, wykonaj następujące kroki.

  1. Na stronie Zaksięgowane faktury sprzedaży wybierz Dokument elektroniczny, a następnie wybierz Otwórz dokument elektroniczny.
  2. Na stronie Dokumenty elektroniczne, w nagłówku, można wyświetlić podstawowe informacje o zaksięgowanej fakturze.
  3. Pole Rekord zawiera numer dokumentu zaksięgowanej faktury sprzedaży. Wybierz łącze, aby otworzyć dokument.
  4. W polu Stan dokumentu elektronicznego można wyświetlić bieżący stan dokumentu i jego lokalizację w procesie. Jeśli dokument jest zaksięgowany, stan to Przetworzony.

Wysyłanie dokumentów elektronicznych jednocześnie przez usługę i pocztę e-mail

Business Central oferuje elastyczne sposoby szybkiego i łatwego udostępniania dokumentów oraz informacji. Profile wysyłania dokumentów pozwalają określić preferowany sposób wysyłania dokumentów podczas ich księgowania. Na przykład możesz chcieć wysłać dokument pocztą e-mail lub jako dokument elektroniczny przez używaną usługę. Możesz też zrobić obie te rzeczy jednocześnie. Aby dowiedzieć się więcej o profilach wysyłania dokumentów, przejdź do Konfigurowanie preferowanych metod wysyłania dokumentów sprzedaży.

Jeśli wybierzesz akcję Księguj ze stron Zamówienie sprzedaży, Faktura sprzedaży lub Faktura korygująca sprzedaży, Business Central zaksięguje dokument w zwykły sposób. Jeśli jednak skonfigurujesz przepływ pracy dokumentów elektronicznych dla nabywcy, może on również uruchomić przepływ pracy w celu utworzenia dokumentu elektronicznego. Następnie, gdy wybierzesz Księguj i wyślij, Business Central wyśle również dokument elektroniczny pocztą e-mail jako załącznik.

W zależności od tego, czy włączysz Integrację usług na stronie Usługa dokumentów elektronicznych, możesz wybrać jeden z następujących sposobów wysyłania dokumentów w procesie sprzedaży:

  • Gdy Integracja usług jest włączona, użyj akcji Księguj, aby wysłać dokument elektroniczny do skonfigurowanego punktu dostępu.
  • Gdy Integracja usług jest włączona, użyj akcji Księguj i wyślij, aby wysłać dokument elektroniczny do skonfigurowanego punktu dostępu oraz jako załącznik w wiadomości e-mail.
  • Gdy Integracja usług nie jest włączona, użyj akcji Księguj, aby utworzyć dokument elektroniczny, który można pobrać.
  • Gdy Integracja usług nie jest włączona, użyj akcji Księguj i wyślij, aby wysłać dokument elektroniczny pocztą e-mail.

Stany i dzienniki dokumentów elektronicznych

Aby uzyskać szczegółowe informacje o poziomie stanu usługi dokumentu elektronicznego, sprawdź skróconą kartę Stan usługi dokumentów elektronicznych. W wierszach system wyświetla jedną lub więcej usług używanych przez dokument. W najczęstszym scenariuszu każdy dokument używa tylko jednej usługi. Jednak dokument może używać wielu usług.

  • Sprawdź pole Kod usługi dokumentów elektronicznych, aby określić, która usługa została użyta.
  • Sprawdź pole Stan dokumentu elektronicznego, aby określić bieżący stan usługi dla tego dokumentu.
  • Jeśli chcesz uzyskać więcej szczegółów, wybierz pole Dzienniki dla usługi na stronie Dzienniki dokumentów elektronicznych. Zostanie wyświetlony chronologiczny przegląd różnych stanów dokumentu.
  • Sprawdź pola Nr zapisu i Utworzono o oraz inne informacje na stronie Dzienniki dokumentów elektronicznych. W polu Stan dokumentu elektronicznego pierwszy stan to Wyeksportowany, co oznacza, że plik dokumentu elektronicznego został utworzony. Następny stan to Wysłany, co oznacza, że dokument został wysłany do dostawcy usług, jeśli został skonfigurowany.

Aby uzyskać więcej informacji, wybierz zapis ze stanem Wyeksportowany, a następnie uruchom jedną z następujących akcji:

  • Otwórz dzienniki mapowania – Uzyskaj przegląd wszystkich wyeksportowanych pól z tabel źródłowych w polu Oryginalna wartość. Jeśli w procesie eksportu użyto reguł transformacji, można również uzyskać wartość końcową w polu Nowa wartość.
  • Eksportuj plik – Wyeksportuj plik XML do ręcznego przeglądu.

Aby wyświetlić komunikację między Tobą a usługą, do której wysyłasz dokument, użyj pola Dzienniki komunikacji. Otwórz stronę Dzienniki komunikacji dokumentów elektronicznych, aby wyświetlić szczegóły dotyczące żądania i komunikatów z tą usługą.

Jeśli wystąpił problem z dostawcą usług i nie można wysłać dokumentu, poszukaj następujących wskaźników na stronie Dokumenty elektroniczne:

  • Pole Stan dokumentu elektronicznego w nagłówku wyświetla stan Błąd.
  • Pole Stan dokumentu elektronicznego na skróconej karcie Stan usługi dokumentów elektronicznych wyświetla stan Błąd wysyłania.
  • Skrócona karta Błędy i ostrzeżenia zawiera jeden lub więcej komunikatów wskazujących przyczynę problemu.

Po naprawieniu problemu ręcznie uruchom akcje Wyślij dokument. Jeśli potrzebujesz innych akcji, takich jak Utwórz dokument ponownie, Anuluj dokument lub Uzyskaj zatwierdzenie, możesz je uruchomić.

Ręczne tworzenie dokumentów elektronicznych, gdy nie zostały utworzone automatycznie

Korzystanie z dokumentów elektronicznych wymaga pewnej konfiguracji, a czasami ludzie popełniają błędy. Jeśli podczas księgowania dokumentów sprzedaży wystąpił problem z konfiguracją, Business Central może nie utworzyć dla nich automatycznie dokumentów elektronicznych. W takim przypadku, po naprawieniu konfiguracji, można wygenerować nowe dokumenty elektroniczne z zaksięgowanych dokumentów.

Aby sprawdzić, czy Business Central utworzył dokument elektroniczny, otwórz stronę Zaksięgowana faktura sprzedaży i wybierz akcję Otwórz dokument elektroniczny. Jeśli Business Central nie znajdzie powiązanego dokumentu elektronicznego, zostanie wyświetlony komunikat. Sprawdź ustawienia dokumentów elektronicznych i popraw wszelkie błędy. Aby dowiedzieć się więcej o konfiguracji, przejdź do Konfigurowanie e-dokumentów.

Gdy wszystko jest gotowe, możesz uruchomić akcję Utwórz nowy dokument elektroniczny, aby wygenerować dokument elektroniczny na podstawie reguł przepływu pracy.

Przegląd statusów dokumentów elektronicznych

Aby uzyskać lepszy przegląd wszystkich dokumentów elektronicznych w firmie, możesz wybrać centrum ról Księgowy, w którym znajdują się stany dokumentów elektronicznych. Tam można znaleźć działania związane z dokumentami elektronicznymi o następujących stanach:

  • Wychodzące dokumenty elektroniczne:

    • Przetworzono
    • W trakcie
    • Błąd

Powiązane informacje

Konfigurowanie e-dokumentów
Używanie dokumentów elektronicznych w procesie zakupu
How to extend e-documents in Business Central
Finanse
Fakturowanie sprzedaży
Rejestrowanie zakupów za pomocą faktur zakupu
Praca z Business Central

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj