© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Mapowanie dokumentów elektronicznych na wiersze zamówień zakupu za pomocą Copilot (wersja zapoznawcza)

W miarę jak procesy zakupowe stają się coraz bardziej cyfrowe, funkcja dokumentów elektronicznych w Business Central odgrywa kluczową rolę w automatyzacji sposobu otrzymywania i przetwarzania faktur od dostawców. Copilot może pomóc, usprawniając mapowanie i dopasowywanie wierszy faktur od dostawców do zamówień zakupu. Copilot może skrócić czas poświęcany na zadania, które normalnie wymagają intensywnego wyszukiwania, sprawdzania i wprowadzania danych. Kolejną korzyścią jest sytuacja, gdy faktury od dostawców nie odpowiadają dokładnie zamówieniom zakupu. Copilot może zidentyfikować odpowiadające zamówienia zakupu. Ulepszone możliwości dopasowywania są szczególnie korzystne dla małych i średnich organizacji, które potrzebują efektywnego śledzenia dokumentów dla wierszy zamówień zakupu.

preview-note

Aplikacja Dokument elektroniczny obsługuje scenariusze dla dokumentów elektronicznych w całym procesie sprzedaży. Copilot może również usprawnić sposób zarządzania dokumentami elektronicznymi w procesie zakupu, szczególnie w odniesieniu do zamówień zakupu. Aplikacja pozwala określić typ dokumentu zakupu do utworzenia dla każdego dostawcy, gdy otrzymujesz od niego faktury elektroniczne.

Możesz aktualizować istniejące zamówienia zakupu w Business Central informacjami otrzymanymi w fakturze elektronicznej.

Obsługiwane języki

Ta funkcja Copilot jest zwalidowana i obsługiwana tylko w języku angielskim. Chociaż może być używana w innych językach, może nie działać zgodnie z przeznaczeniem. Jakość języka może się różnić w zależności od interakcji użytkownika lub ustawień systemowych, co może wpływać na dokładność i doświadczenie użytkownika. Dowiedz się więcej o dostępności geograficznej i językowej w artykule Międzynarodowa dostępność Copilot.

Wymagania wstępne

• Administrator musi aktywować funkcję Pomoc w dopasowywaniu dokumentów elektronicznych. Dowiedz się więcej w artykule Konfigurowanie funkcji Copilot i agenta.

Identyfikacja zamówień zakupu

Najpierw możesz zidentyfikować zamówienia zakupu, które można automatycznie dopasować. Jeśli Dostawca skonfigurował pole Odbierz dokument elektroniczny do do pracy z Zamówieniami zakupu, gdy dokument elektroniczny jest tworzony w Business Central (ręcznie lub z zewnętrznego punktu końcowego), Business Central wykonuje następujące czynności:

1. Jeśli zamówienie zakupu dla tego dostawcy istnieje i w otrzymanym pliku dokumentu elektronicznego znajduje się numer zamówienia zakupu, Business Central automatycznie łączy dokument elektroniczny z zamówieniem zakupu. Stan dokumentu tego Dokumentu elektronicznego to W toku, a Stan dokumentu elektronicznego na podstronie Stan usługi to Zamówienie powiązane.
   Łącze jest wyświetlane w polu Dokument w dokumencie elektronicznym. Jeśli musisz zmienić zamówienie zakupu, możesz użyć akcji Aktualizuj łącze zamówienia zakupu, a następnie ręcznie wybrać inne zamówienie zakupu dla tego dostawcy. Można to zrobić tylko przed dopasowaniem wierszy dokumentu elektronicznego i zamówienia zakupu.
2. Jeśli zamówienie zakupu dla tego dostawcy istnieje, ale w otrzymanym pliku dokumentu elektronicznego nie ma numeru zamówienia zakupu, gdy ręcznie przekazujesz dokument, możesz wybrać istniejące zamówienie zakupu, otwierając listę Zamówienia zakupu z zamówień otrzymanych od dostawców, które zawierają tylko dokumenty elektroniczne. Jeśli nie wybierzesz prawidłowego zamówienia zakupu lub otrzymałeś dokument elektroniczny automatycznie z zewnętrznego punktu końcowego za pomocą Kolejki zadań, nowy dokument elektroniczny nie jest powiązany z dokumentem zakupu, a pole Stan dokumentu pokazuje Błąd, a Stan dokumentu elektronicznego na podstronie Stan usługi to Błąd przetwarzania zaimportowanego dokumentu. Aby zakończyć łączenie zamówienia zakupu, wybierz akcję Aktualizuj łącze zamówienia zakupu, a następnie wybierz zamówienie zakupu dla dostawcy.

Mapowanie wierszy

Copilot pomaga automatycznie dopasowywać wiersze faktur elektronicznych do wierszy zamówień zakupu i oferuje dodatkową inteligencję dopasowywania w celu poprawy dopasowań.

Po dopasowaniu i zmapowaniu Business Central aktualizuje dopasowane zamówienie zakupu o odpowiednie informacje o przyjęciu, aby zapewnić, że na wierszach zamówienia zostaną przyjęte prawidłowe ilości.

Możesz dopasowywać otrzymane dokumenty elektroniczne do wierszy zamówień zakupu z dwóch różnych miejsc: ze strony Dokumenty elektroniczne lub ze strony Zamówienie zakupu. Najłatwiejszym sposobem na znalezienie zamówień zakupu, które są już powiązane, jest użycie kafelka Powiązane zamówienia zakupu w Centrum ról. Aby znaleźć dokumenty, które nie są powiązane, użyj kafelka Oczekujące faktury elektroniczne zakupu, aby otworzyć listę dokumentów elektronicznych oczekujących na przegląd.

Uwaga

Grupa Działania dokumentów elektronicznych z tymi dwoma kafelkami jest dostępna w następujących Centrach ról: - Ocena menedżera biznesowego - Menedżer biznesowy - Księgowy - Menedżer zapasów - Wysyłka i odbiór

Gdy chcesz uruchomić dopasowywanie z zamówienia zakupu, wybierz akcję Mapuj wiersze dokumentu elektronicznego za pomocą Copilot. Akcja jest dostępna na stronie listy Zamówienia zakupu i na stronie Zamówienie zakupu. Jeśli chcesz uruchomić dopasowywanie ze strony Dokumenty elektroniczne, wybierz akcję Dopasuj zamówienie zakupu za pomocą Copilot. Aby przetworzyć dopasowywanie, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz akcję Mapuj wiersze dokumentu elektronicznego za pomocą Copilot lub Dopasuj zamówienie zakupu za pomocą Copilot dla dokumentów, które są już powiązane.
2. Wyświetla się monit Dopasuj wiersze zamówienia dokumentu elektronicznego za pomocą Copilot, a w tle strona Dopasowywanie zamówień zakupu. Copilot automatycznie tworzy mapowanie.

3. Po kilku sekundach strona Dopasuj wiersze zamówienia dokumentu elektronicznego za pomocą Copilot sugeruje wiersze do dopasowania z kilkoma szczegółami:

   1. Nagłówek monitu zawiera następujące informacje:

   Nazwa pola	Opis
   Automatycznie dopasowane	Określa liczbę dopasowań zaproponowanych automatycznie. Ta liczba jest oparta na porównaniu ciągów znaków. Jeśli 80% lub więcej opisów się pokrywa, Business Central dopasowuje je automatycznie bez użycia funkcji Copilot. Business Central pokazuje również wiersze jako automatycznie dopasowane, gdy istnieją odwołania do zapasów z odpowiednimi warunkami.
   Dopasowane przez Copilot	Określa liczbę dopasowań zaproponowanych przez Copilot przy użyciu zarówno porównania ciągów znaków, jak i porównania semantycznego.
   Nr dokumentu elektronicznego	Określa numer powiązanego dokumentu elektronicznego.
   Łączna kwota faktury bez VAT	Określa łączną kwotę faktury bez VAT.
   Dopasowana kwota łączna z VAT	Określa dopasowaną kwotę bez VAT.

   1. Jeśli wszystkie wiersze są dopasowane, w prawym górnym rogu wyświetlany jest następujący tekst zieloną czcionką: Wszystkie wiersze (100%) są dopasowane. Przejrzyj propozycje dopasowań.
   2. Wiersze Dopasowana propozycja zawierają następujące informacje:

   Nazwa pola	Opis
   Nr wiersza dokumentu elektronicznego	Określa numer wiersza dokumentu elektronicznego z oryginalnego pliku dokumentu elektronicznego.
   Opis wiersza dokumentu elektronicznego	Określa opis wiersza dokumentu elektronicznego z oryginalnego pliku dokumentu elektronicznego.
   Dopasowana ilość	Określa ilość zastosowaną do wiersza zamówienia zakupu.
   Propozycja	Określa akcję zaproponowaną przez Copilot do dopasowania wierszy zamówienia zakupu.
   Ucz się reguły dopasowywania	Określa, czy utworzyć regułę dopasowania dla tej propozycji. Jeśli zaznaczysz to pole wyboru, Business Central utworzy odwołania do zapasów oraz mapowania tekstu na konto dla kont K/G.

   1. Wszystkie w pełni zasugerowane i dopasowane wiersze są oznaczone kolorem zielonym. Jeśli występuje problem, na przykład inna cena, ale w dozwolonym zakresie cen, ten wiersz jest oznaczony kolorem żółtym. Jeśli istnieje podobieństwo między polami opisu, ale różnica cen jest większa niż dozwolona, ten wiersz jest oznaczony kolorem czerwonym.
   2. Jeśli nie jesteś zadowolony z niektórych sugestii, możesz je usunąć za pomocą akcji Usuń wiersz.
   3. Jeśli chcesz zobaczyć dopasowania propozycji, możesz wybrać link w kolumnie Propozycja, aby otworzyć stronę Szczegóły dopasowania dokumentu elektronicznego.
   4. Na stronie Szczegóły dopasowania dokumentu elektronicznego możesz porównać szczegóły z Dokumentów elektronicznych i Zamówienia zakupu, aby upewnić się co do sugerowanego dopasowania przed jego potwierdzeniem.
   5. Po przejrzeniu zamknij stronę.

4. Jeśli nie jesteś zadowolony z większości sugestii lub nie chcesz używać funkcji Dopasuj wiersze zamówienia dokumentu elektronicznego za pomocą Copilot, wybierz Odrzuć. Możesz utworzyć dopasowania ręcznie. Aby dowiedzieć się więcej, przejdź do Używanie dokumentów elektronicznych w procesie zakupu.

5. Jeśli chcesz zachować sugestie, wybierz Zachowaj.
6. Business Central zamyka monit Copilot, a wiersze na stronie Dopasowanie zamówienia zakupu są oznaczone na zielono.
7. Możesz kontynuować pracę tak, jakbyś wykonywał ręczne dopasowywanie. Na przykład możesz usuwać, tworzyć lub resetować dopasowania. Jeśli nie chcesz niczego zmieniać, po prostu wybierz akcję Zastosuj do zamówienia zakupu i kontynuuj pracę z zamówieniem zakupu.

Uwaga

Możesz również ponownie wybrać akcję Dopasuj za pomocą Copilot ze strony Dopasowanie zamówienia zakupu. Jeśli to zrobisz, zostaniesz zapytany, czy chcesz zastąpić istniejące dopasowania.

Uwaga

Analiza ceny/kosztu i sprawdzenie dostępnej ilości to działania przetwarzania wstępnego.

Powiązane informacje

Omówienie dokumentów elektronicznych
Używanie dokumentów elektronicznych w sprzedaży
Używanie dokumentów elektronicznych w procesie zakupu
Rozwiązywanie problemów z funkcjami Copilot i agenta
Często zadawane pytania dotyczące pomocy w uzgadnianiu kont bankowych z Copilot (wersja zapoznawcza)