© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Często zadawane pytania dotyczące mapowania dokumentów elektronicznych z zamówieniami zakupu przy użyciu Copilota (wersja zapoznawcza)

Te często zadawane pytania (FAQ) opisują wpływ AI funkcji Asystent dopasowywania dokumentów elektronicznych w Business Central.

preview-note

Czym jest Asystent dopasowywania dokumentów elektronicznych?

Dokumenty elektroniczne (e-dokumenty) stanowią podstawę nowoczesnych transakcji biznesowych. Reprezentują one krytyczne dokumenty, takie jak faktury i paragony, które przepływają w obu kierunkach poprzez dostawę i odbiór. Możesz generować i przesyłać faktury elektroniczne cyfrowo w ustrukturyzowanym formacie, który ułatwia automatyczne przetwarzanie faktur. Jednak obsługa przychodzących faktur cyfrowych może być bardziej skomplikowana dla zespołów ds. zobowiązań.

W małych i średnich przedsiębiorstwach (MŚP) zespół ds. zobowiązań odgrywa kluczową rolę w dokładnym śledzeniu zobowiązań wobec dostawców. Ich głównym obowiązkiem jest dokładne rejestrowanie przychodzących faktur. Osiągnięcie precyzji może wymagać wysiłku, szczególnie podczas uzgadniania zewnętrznych faktur od dostawców z istniejącymi zamówieniami zakupu. Rozbieżności w kodach, opisach i jednostkach miary często stanowią wyzwanie, ponieważ te elementy mogą nie pasować do różnych systemów i firm. Ponadto nieoczekiwane koszty, takie jak opłaty transportowe, mogą pojawiać się jako oddzielne pozycje wierszy wymagające ręcznej korekty. Księgowi muszą również uwzględnić numery i daty faktur w dokumentach. Co ważne, relacja między zamówieniami zakupu a fakturami zewnętrznymi nie zawsze jest jeden do jednego. Możesz otrzymać wiele faktur zewnętrznych dla tego samego zamówienia zakupu.

Historycznie Business Central mógł generować nowe faktury zakupu na podstawie otrzymanych faktur elektronicznych. Jednak ręczne dopasowywanie faktur do istniejących zamówień zakupu było procesem czasochłonnym i podatnym na błędy.

Asystent dopasowywania dokumentów elektronicznych wykorzystuje generatywną AI do usprawnienia tego procesu poprzez automatyzację analizy zewnętrznych faktur elektronicznych. Funkcja ta pozwala księgowym poprosić Copilota o dopasowanie wierszy przychodzących faktur elektronicznych do wierszy zamówień zakupu w Business Central.

Jakie są możliwości Asystenta dopasowywania dokumentów elektronicznych?

Copilot zapewnia wsparcie oparte na AI w dopasowywaniu otrzymanych faktur cyfrowych do istniejących zamówień zakupu w Business Central. Copilot dopasowuje wiersze na podstawie informacji:

Podobieństwo opisów
Jednostki miary
Ilości dostępne do fakturowania
Kwoty

Copilot identyfikuje podobne opisy, jeśli mają odpowiednie jednostki miary i ceny, ale może również znaleźć dopasowania w bardziej złożonych przypadkach. Na przykład może zidentyfikować, czy faktura elektroniczna ma dwa wiersze z wariantem tego samego zapasu, a zamówienie zakupu ma tylko jeden wiersz. Business Central dopasowuje te wiersze, o ile opisy są podobne, a ceny są takie same.

Copilot nie łączy się z usługą punktu końcowego dokumentów elektronicznych w celu pobierania lub wysyłania dokumentów cyfrowych. To zadanie pozostaje w pełni pod Twoją kontrolą i jest warunkiem wstępnym do korzystania z pomocy Copilota. Ten warunek obowiązuje niezależnie od tego, czy dokumenty cyfrowe są dodawane do Business Central za pomocą połączenia z usługą punktu końcowego, czy wprowadzane ręcznie.

Jakie jest zamierzone zastosowanie Asystenta dopasowywania dokumentów elektronicznych?

Celem funkcji Asystent dopasowywania dokumentów elektronicznych jest wsparcie zespołu ds. zobowiązań w dopasowywaniu istniejących zamówień zakupu do przychodzących faktur elektronicznych. Znaczna część tej czynności polega na dopasowywaniu ciągów znaków. Business Central oferuje funkcję automatyzującą część tej czynności. LLM (duże modele językowe) zostały zidentyfikowane jako możliwość uzupełnienia tej funkcji i dalszego ograniczenia pracy ręcznej.

Jak oceniono Asystenta dopasowywania dokumentów elektronicznych? Jakie metryki są używane do pomiaru wydajności?

Ta funkcja została przetestowana przy użyciu kombinacji następujących informacji:

Zewnętrzne opisy zapasów
Jednostki miary
Ilości i kwoty
Standardowe opisy zapasów
Różne języki
Inne parametry obejmujące typowe warianty i limity danych dla każdego pola

Dane testowe reprezentują zarówno typowe użycie, jak i użycie przez niepożądanych użytkowników. Wydajność była mierzona w porównaniu z ręcznym dopasowywaniem tych samych danych w fakturach elektronicznych i zamówieniach zakupu.

Jakie są ograniczenia Asystenta dopasowywania dokumentów elektronicznych? W jaki sposób użytkownicy mogą zminimalizować wpływ ograniczeń Asystenta dopasowywania dokumentów elektronicznych podczas korzystania z systemu?

Asystent dopasowywania dokumentów elektronicznych działa najlepiej, gdy zewnętrzne (e-faktura) i wewnętrzne (w Business Central) opisy zapasów oraz jednostki miary są w tym samym języku. Mieszane języki lub mieszany język opisów zapasów często skutkują mniejszą liczbą dopasowań i sugestii.

Sugerowane dopasowywanie zapasów z e-faktur do zapasów w zamówieniach zakupu działa najlepiej w języku angielskim. Chociaż możesz korzystać z tej funkcji w dowolnym języku obsługiwanym przez Business Central, w innych językach możesz doświadczyć mniejszej liczby dopasowań zapasów. Dowiedz się więcej w sekcji W jakich regionach geograficznych i językach jest dostępny Asystent dopasowywania dokumentów elektronicznych?.

W jakich regionach geograficznych i językach jest dostępny Asystent dopasowywania dokumentów elektronicznych?

Ta funkcja Copilot jest dostępna we wszystkich obsługiwanych krajach/regionach Business Central. Jednak funkcja ta korzysta z usługi Microsoft Azure OpenAI Service, która jest obecnie dostępna dla Business Central tylko w niektórych regionach geograficznych. Jeśli Twoje środowisko znajduje się w kraju/regionie, gdzie usługa Azure OpenAI Service nie jest dostępna, administratorzy muszą zezwolić na przenoszenie danych między regionami geograficznymi. Dowiedz się więcej w artykule Przenoszenie danych Copilot między regionami geograficznymi.

Funkcja jest zwalidowana i obsługiwana w języku angielskim. Chociaż może być używana w innych językach, może nie działać zgodnie z przeznaczeniem. Jakość języka może się różnić w zależności od interakcji użytkownika lub ustawień systemowych, co może wpływać na dokładność i doświadczenie użytkownika. Jakość odpowiedzi może być również niższa, jeśli ustawienie języka użytkownika w Business Central różni się od głównego języka danych biznesowych w bazie danych Business Central. Gdy Copilot przeszukuje internet, strony internetowe, które nie są w języku angielskim, mogą skutkować sugestiami niższej jakości lub brakiem sugestii.

Dowiedz się więcej o dostępności geograficznej i językowej w artykule Międzynarodowa dostępność Copilot.

Jakie czynniki operacyjne i ustawienia pozwalają na skuteczne i odpowiedzialne korzystanie z tej funkcji?

Copilot uzupełnia algorytm mapowania, który Business Central już zapewnia, i mapuje wiersze, których algorytm nie dopasował.

Czego oczekuje się od użytkowników korzystających z Asystenta dopasowywania dokumentów elektronicznych?

Po mapowaniu przychodzących faktur elektronicznych z zamówieniami zakupu należy zmapować wiersze w dokumentach.

Na stronie Mapowanie zamówień zakupu wyświetlane są wszystkie wiersze z obu dokumentów. Tutaj można wykonać mapowanie ręcznie, co może być trudne, jeśli jest wiele wierszy.

Można użyć Asystenta dopasowywania dokumentów elektronicznych, aby mapować wiersze na podstawie następujących kryteriów:

Podobieństwo w opisach
Jednostki miary
Ilości dostępne do fakturowania
Kwoty

Dopasowania Copilot mogą być nieprawidłowe lub niekompletne. Zawsze należy sprawdzić ich dokładność przed podjęciem decyzji o ich zachowaniu. Dopasowania i sugestie Copilot są zapisywane w Business Central, gdy wybierzesz opcję Zachowaj i zakończysz pracę z Copilot. Możesz edytować i poprawiać wszelkie dopasowania lub sugestie przed podjęciem decyzji o ich zachowaniu.

Czego oczekuje się od administratorów i użytkowników podczas obsługi Asystenta dopasowywania dokumentów elektronicznych?

Użytkownicy, tacy jak księgowi lub inne osoby otrzymujące e-faktury, powinni zawsze sprawdzać dokładność dopasowań i sugestii dostarczonych przez Copilot przed podjęciem decyzji o ich zachowaniu. Zalecamy przejrzenie wierszy zamówienia zakupu w celu weryfikacji ich dokładności i znalezienia wszelkich rozbieżności. To Ty decydujesz, czy korzystać z Asystenta dopasowywania dokumentów elektronicznych. Nawet gdy Asystent dopasowywania dokumentów elektronicznych jest włączony przez administratorów i dostępny, nadal możesz wybrać, czy korzystać z niego zawsze, czasami lub nigdy.

Administratorzy podejmują ogólną decyzję o tym, czy używać Copilot w Business Central. Jeśli włączą Copilot, administratorzy powinni upewnić się, że przyznają dostęp odpowiednim osobom.

Uwaga

Ta funkcja nie jest obsługiwana w wersji Business Central on-premises ani w chmurach prywatnych.
Partnerzy nie mogą rozszerzać tej funkcji. Deweloperzy partnerów nie mogą modyfikować, zastępować ani rozszerzać tej funkcji.

Czy Copilot to jedyny sposób dopasowywania dokumentów elektronicznych do zamówień zakupu?

Nie, to od Ciebie zależy, czy używasz Copilot. Business Central oferuje sposoby dopasowywania pozycji z otrzymanej faktury elektronicznej z pozycjami w zamówieniach zakupu w Business Central bez wykorzystania sztucznej inteligencji. Organizacje mogą również korzystać z obu podejść jednocześnie.

Jak mogę przekazać opinię na temat treści wygenerowanych przez AI?

Za każdym razem, gdy Copilot dostarcza dopasowania lub sugestie, możesz przekazać opinię firmie Microsoft bezpośrednio z okna Copilot, używając kontrolek Lubię to i Nie lubię. Twoja opinia pozostaje anonimowa, a dane te wykorzystujemy do poprawy jakości usługi.

Jakie dane zbiera Microsoft i jak są one wykorzystywane?

Oświadczenie o ochronie prywatności Microsoft ma zastosowanie do Dynamics 365 Business Central oraz innych produktów i usług Microsoft. Poniższe informacje zapewniają dodatkową przejrzystość dotyczącą tego, jakie dane są zbierane i jak są wykorzystywane podczas korzystania z funkcji Copilot i agenta Microsoft w Business Central.

Dane diagnostyczne: Wszystkie monity (dane wejściowe) i odpowiedzi (dane wyjściowe) są bezpiecznie przechowywane w Business Central przez okres 20 dni w celu ułatwienia odpowiadania na zgłoszenia pomocy technicznej. Te dane diagnostyczne są przechowywane wraz z danymi firmy Business Central w tych samych granicach geograficznych i zgodności. Dane nie są wliczane do limitów bazy danych. Monity i odpowiedzi mogą zawierać dane firmowe i dane osobowe. Dostęp do danych mają wyłącznie pracownicy Microsoft w ramach zgłoszenia pomocy technicznej. Organizacje wdrażające zasady Customer Lockbox otrzymają żądanie dostępu do danych do zatwierdzenia, zanim Microsoft będzie mógł uzyskać dostęp do tych danych w ramach zgłoszenia pomocy technicznej. Dowiedz się więcej o funkcji lockbox w artykule Business Central security.

Microsoft nie wykorzystuje danych Twojej firmy, monitów ani odpowiedzi do trenowania modeli AI. Dowiedz się więcej w artykule Dynamics 365 terms for Azure OpenAI-powered features.

Dane użytkowania: Microsoft zbiera minimalne dane wymagane do obsługi i ulepszania usługi Business Central, w tym zanonimizowane dane dotyczące korzystania z AI. Dane użytkowania nie obejmują monitów (danych wejściowych) ani odpowiedzi (danych wyjściowych) i nie zawierają danych klientów ani danych osobowych.
Opinie: Microsoft zbiera opinie przekazywane przez użytkowników za pomocą ikon polubienia (kciuk w górę) lub niepolubienia (kciuk w dół) w interfejsie użytkownika. Gdy przekazujesz opinię, rejestrujemy, czy coś Ci się podobało, czy nie, powód niepolubienia (jeśli go podasz) oraz której funkcji AI dotyczy Twoja opinia.

Nie zbieramy automatycznie Twojego monitu (danych wejściowych) ani odpowiedzi AI (danych wyjściowych) podczas przekazywania opinii.

Powiązane informacje

Omówienie dokumentów elektronicznych Mapowanie dokumentów elektronicznych na wiersze zamówień zakupu za pomocą Copilot Przepływ danych Copilot między regionami geograficznymi

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj