© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Rejestrowanie zakupów za pomocą faktur i zamówień zakupu

Tworzysz fakturę zakupu lub zamówienie zakupu, aby zarejestrować koszt zakupów i śledzić zobowiązania. Faktury zakupu i zamówienia zakupu są również używane do dynamicznej aktualizacji poziomów zapasów, co oznacza, że można minimalizować koszty zapasów i zapewniać lepszą obsługę klienta. Koszty zakupów, w tym wydatki na usługi, oraz wartości zapasów wynikające z księgowania faktur lub zamówień zakupu przyczyniają się do wskaźników zysku i finansowych kluczowych wskaźników wydajności (KPI).

Rejestrowanie zakupów za pomocą faktur zakupu

Po otrzymaniu zapasów lub zakończeniu zakupionej usługi zaksięguj fakturę zakupu, aby zaktualizować zapasy i zapisy finansowe oraz aktywować płatność dla dostawcy zgodnie z warunkami płatności. Przegląd zadań związanych z zarządzaniem płatnościami dla dostawców.

Niebezpieczeństwo

Nie księguj faktury zakupu dla zapasów fizycznych, dopóki nie otrzymasz zapasów i nie poznasz ostatecznego kosztu zakupu, w tym wszelkich dodatkowych opłat. W przeciwnym razie wartość zapasów i wskaźniki zysku mogą być zniekształcone.

Tworzenie i księgowanie faktury zakupu

Poniższe kroki opisują sposób tworzenia faktury zakupu. Kroki tworzenia zamówienia zakupu są podobne. Główna różnica polega na tym, że zamówienia zakupu mają dodatkowe pola i akcje do fizycznej obsługi zapasów.

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, enter Purchase Invoices, then choose the related link.

2. W polu Nazwa dostawcy wprowadź nazwę istniejącego dostawcy.

   Pozostałe pola na stronie Faktura zakupu są teraz wypełnione standardowymi informacjami dla wybranego dostawcy. Jeśli dostawca nie jest zarejestrowany, wykonaj następujące kroki:

   1. W polu Nazwa dostawcy wprowadź nazwę nowego dostawcy.
   2. W oknie dialogowym dotyczącym rejestrowania nowego dostawcy wybierz Tak.
   3. Aby dowiedzieć się więcej o wypełnianiu kartoteki dostawcy, przejdź do Rejestrowanie nowego dostawcy.
   4. Po wypełnieniu kartoteki dostawcy wybierz OK, aby powrócić do strony Faktura zakupu.

3. Wypełnij pozostałe pola na stronie Faktura zakupu zgodnie z potrzebami. Najedź kursorem na pole, aby przeczytać krótki opis.

   Teraz możesz wypełnić wiersze faktury zakupu zapasami lub zasobami zakupionymi od dostawcy.

Uwaga

Jeśli skonfigurujesz cykliczne wiersze zakupu dla dostawcy, takie jak miesięczne zamówienie uzupełnienia, możesz dodać te wiersze do faktury, wybierając akcję Pobierz cykliczne wiersze zakupu. 4. Na skróconej karcie Wiersze w polu Nr zapasu wprowadź numer zapasu magazynowego lub usługi. 5. W polu Ilość wprowadź liczbę zapasów do zakupu.

Pole Kwota wiersza jest aktualizowane i pokazuje wartość z pola Bezpośredni koszt jednostkowy pomnożoną przez wartość z pola Ilość.

Cena i kwota wiersza są wyświetlane z podatkiem lub bez podatku w zależności od wyboru w polu Ceny z podatkiem na kartotece dostawcy.

Pola sum pod wierszami są automatycznie aktualizowane podczas tworzenia lub modyfikowania wierszy, aby wyświetlać kwoty księgowane w księgach.

1. W polu Kwota rabatu faktury wprowadź kwotę, która powinna zostać odjęta od wartości wyświetlonej w polu Suma z podatkiem na dole faktury.

Uwaga

Jeśli skonfigurujesz rabaty fakturowe dla dostawcy, wartość procentowa jest automatycznie wstawiana w polu % rabatu faktury dostawcy, jeśli kryteria są spełnione. Powiązana kwota jest wstawiana w polu Kwota rabatu faktury. 7. Po otrzymaniu zakupionych zapasów lub usług wybierz Księguj.

Zakup jest teraz odzwierciedlony w zapasach, księgach zasobów i zapisach finansowych, a płatność dla dostawcy jest aktywowana. Faktura zakupu jest usuwana z listy faktur zakupu i zastępowana nowym dokumentem na liście zaksięgowanych faktur zakupu. Aby uzyskać więcej informacji o tym, co dzieje się podczas księgowania dokumentów zakupu, zobacz Rejestrowanie zakupów za pomocą faktur zakupu.

Uwaga

W rzadkich przypadkach zaksięgowane kwoty mogą różnić się od wyświetlanych w polach sum. Zazwyczaj różnica wynika z obliczeń zaokrągleń dla podatku od wartości dodanej (VAT) lub podatku obrotowego. Aby sprawdzić kwoty przed zaksięgowaniem, przejdź do strony Statystyka, która uwzględnia obliczenia zaokrągleń. Ponadto, jeśli wybierzesz akcję Wydaj, pola sum zostaną zaktualizowane, aby uwzględnić obliczenia zaokrągleń.

Zaksięgowane faktury

Po zaksięgowaniu faktury możesz ją znaleźć na liście zaksięgowanych faktur. Zarówno lista Zaksięgowane faktury sprzedaży, jak i lista Zaksięgowane faktury zakupu pokazują zaksięgowane faktury z ostatecznymi numerami faktur. Z listy możesz wyszukać każdą zaksięgowaną fakturę i możesz poprawić lub anulować zaksięgowaną fakturę.

Dla każdej zaksięgowanej faktury możesz sprawdzić statystyki, wymiary i zapisy księgi, które są wynikiem zaksięgowanej faktury. Możesz również wydrukować lub wysłać zaksięgowaną fakturę.

Możesz łatwo poprawić lub anulować zaksięgowaną fakturę zakupu przed zapłaceniem dostawcy. Na przykład, jeśli musisz poprawić literówkę lub zmienić zakup na wczesnym etapie procesu zamówienia. Dowiedz się więcej w Zmiana lub anulowanie niezapłaconych faktur zakupu. Aby wycofać zakup zapasów lub usług na zaksięgowanej fakturze zakupu, dla której przetworzono płatność, utwórz fakturę korygującą zakupu. Dowiedz się więcej w Przetwarzanie zwrotów lub anulowań.

Otwórz listę Zaksięgowane faktury zakupu w Business Central.

Zakup zapasów niemagazynowych

Wiersze faktury zakupu mogą być typu Zasób lub Zapas. Kartoteki zapasów można dodatkowo sklasyfikować jako typu Magazynowy, Usługa lub Niemagazynowy, co określa, czy zapas jest fizyczną jednostką magazynową, jednostką czasu pracy (dotyczy również zasobów) czy jednostką fizyczną, która nie jest przechowywana w magazynie. Dowiedz się więcej w Tworzenie kart zapasów dla towarów lub usług. Proces faktury zakupu jest taki sam dla wszystkich wymienionych typów.

Uwaga

Za pomocą typu wiersza zakupu Zasób możesz również kupować zasoby zewnętrzne, na przykład aby zafakturować dostawcę za wykonaną pracę. Dowiedz się więcej w Konfigurowanie kosztów, cen i zdolności produkcyjnych zasobów projektu. Aby użyć zakupionego zasobu, może być konieczne ustawienie zdolności produkcyjnej zasobu i ręczne przypisanie go do projektu. Zakup zasobu tworzy zapis księgi zasobów; jednak zapisy księgi zasobów nie są śledzone pod względem ilości i wartości tak jak np. zapasy. Jeśli wymagane jest śledzenie ilości i wartości, rozważ użycie innych typów wierszy.

Kiedy używać zamówień zakupu

Używaj zamówień zakupu, jeśli musisz rejestrować częściowe przyjęcia ilości zamówienia. Na przykład dlatego, że pełna ilość nie jest dostępna u dostawcy. Jeśli dostarczasz sprzedane zapasy bezpośrednio od dostawcy do nabywcy jako wysyłka bezpośrednia, musisz również używać zamówień zakupu. Dowiedz się więcej na stronie Tworzenie wysyłek bezpośrednich.

Pod wszystkimi innymi względami zamówienia zakupu działają tak samo jak faktury zakupu. Poniższa procedura jest oparta na fakturze zakupu. Kroki są podobne dla zamówienia zakupu.

Przyjmowanie zapasów za pomocą zamówienia zakupu

Poniższe kroki opisują sposób przyjmowania zapasów za pomocą zamówienia zakupu.

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Zamówienia zakupu, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Otwórz istniejące zamówienie zakupu lub utwórz nowe.
3. W polu Ilość do przyjęcia wprowadź przyjętą ilość.

Uwaga

Jeśli przyjęta ilość jest większa niż ilość w zamówieniu zakupu, a dostawca jest skonfigurowany tak, aby zezwalać na nadmierne przyjęcia, użyj pola Nadmierne przyjęcie, aby obsłużyć nadmiarową ilość. Dowiedz się więcej w sekcji Rejestrowanie zakupów za pomocą faktur zakupu. 4. Wybierz akcję Księguj.

Wartość w polu Ilość przyjęta jest aktualizowana. Jeśli to przyjęcie jest częściowe, wartość jest niższa niż wartość w polu Ilość.

Uwaga

Jeśli używasz obsługi magazynowej, nie możesz użyć akcji Księguj w zamówieniu zakupu, aby zarejestrować przyjęcie. Pracownik magazynu już zaksięgował ilość zamówienia zakupu jako przyjętą. Dowiedz się więcej na stronie Szczegóły projektowania: Przychodzący przepływ magazynowy.

Przyjmowanie większej ilości zapasów niż zamówiono

Gdy przybywa więcej towarów niż zamówiono, możesz chcieć je przyjąć zamiast anulować przyjęcie. Na przykład może być taniej zatrzymać nadmiarowe zapasy w magazynie niż je zwrócić, lub dostawca może zaoferować rabat za ich zatrzymanie.

Poniższy film pokazuje, jak pracować z nadmiernymi przyjęciami.

Konfigurowanie nadmiernych przyjęć

Utwórz kody nadmiernego przyjęcia, aby zdefiniować procent, o który przyjęta ilość może przekroczyć zamówioną ilość. Określ procent w polu % tolerancji nadmiernego przyjęcia. Następnie przypisz kod na stronach Kartoteka zapasu lub Kartoteka dostawcy dla zapasów i dostawców.

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Kody nadmiernego przyjęcia, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Wypełnij pola odpowiednio do potrzeb. Najedź kursorem na pole, aby przeczytać krótki opis.

Uwaga

Możesz skonfigurować przepływ pracy zatwierdzania, który wymaga, aby ktoś zatwierdził nadmierne przyjęcia, zanim będą mogły zostać obsłużone. Zaznacz pole wyboru Wymagane zatwierdzenie na stronie Kody nadmiernego przyjęcia. Dowiedz się więcej na stronie Tworzenie przepływów pracy zatwierdzania w celu łączenia zadań.

Przypisywanie kodu nadmiernego przyjęcia do zapasu

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Zapasy, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Otwórz stronę Kartoteka zapasu dla zapasu.
3. W polu Kod nadmiernego przyjęcia wybierz kod zawierający procent, który chcesz zezwolić na nadmierne przyjęcia.

Kod nadmiernego przyjęcia jest przypisany do zapasu. Zamówienia zakupu lub przyjęcia magazynowe dla zapasu pozwalają teraz na przyjęcie większej ilości niż zamówiona w ramach procentu tolerancji nadmiernego przyjęcia.

Uwaga

Nie można nadmiernie przyjmować zapasów dla zamówień utworzonych z ramowych zamówień zakupu. Dowiedz się więcej na stronie Praca z zamówieniami zbiorczymi sprzedaży lub zakupu.

Nadmierne przyjęcie zamówienia

W wierszach zakupu i wierszach przyjęcia magazynowego pole Ilość nadmiernego przyjęcia służy do rejestrowania nadmiernie przyjętych ilości, czyli ilości przekraczających wartość zamówionej ilości w polu Ilość.

Podczas obsługi nadmiernego przyjęcia można zwiększyć wartość w polu Ilość do przyjęcia do przyjętej ilości. Pole Ilość nadmiernego przyjęcia zostanie zaktualizowane, aby pokazać nadmiarową ilość. Alternatywnie można wprowadzić nadmiarową ilość w polu Ilość nadmiernego przyjęcia. Pole Ilość do przyjęcia zostanie zaktualizowane, aby pokazać zamówioną ilość plus nadmiarową ilość. Poniższa procedura opisuje, jak wypełnić pole Ilość do przyjęcia.

1. W zamówieniu zakupu lub dokumencie przyjęcia magazynowego, gdzie przyjęta ilość jest wyższa niż zamówiona, wprowadź przyjętą ilość w polu Ilość do przyjęcia.

   Jeśli zwiększenie mieści się w tolerancji określonej przez przypisany kod nadmiernego przyjęcia, pole Ilość nadmiernego przyjęcia zostanie zaktualizowane, aby pokazać ilość, o którą przekroczono wartość w polu Ilość.

   Jeśli zwiększenie przekracza tolerancję, nadmierne przyjęcie nie jest dozwolone. Sprawdź, czy inny kod nadmiernego przyjęcia na to pozwala. W przeciwnym razie można przyjąć tylko zamówioną ilość, a nadmiarowa ilość musi zostać obsłużona w inny sposób, na przykład przez zwrot do dostawcy.

2. Zaksięguj przyjęcie tak jak każde inne przyjęcie.

Uwaga

Business Central nie obsługuje automatycznie aspektów finansowych nadmiernych przyjęć. Musisz ręcznie obsłużyć nadmierne przyjęcia w porozumieniu z dostawcą, na przykład poprzez przesłanie przez dostawcę nowej lub zaktualizowanej faktury.

Numer dokumentu zewnętrznego

W dokumentach zakupu i dziennikach można określić numer dokumentu odnoszący się do systemu numeracji dostawcy. Użyj tego pola, aby zapisać numer, który dostawca przypisał do zamówienia, faktury lub faktury korygującej. Możesz później użyć tego numeru, jeśli z jakiegoś powodu będziesz musiał wyszukać zaksięgowany zapis przy użyciu tego numeru.

Pole Nr dok. zewn. obowiązkowy na stronie Ustawienia zakupów i zobowiązań określa, czy wprowadzenie numeru dokumentu zewnętrznego jest obowiązkowe w następujących sytuacjach:

• W polu Nr faktury dostawcy, polu Nr zamówienia dostawcy lub polu Nr faktury kor. dostawcy w nagłówku zakupu

• W polu Nr dokumentu zewnętrznego w wierszu dziennika głównego, gdzie pole Typ dokumentu jest ustawione na Faktura, Faktura korygująca lub Nota odsetkowa, a pole Typ konta jest ustawione na Dostawca.

Jeśli zaznaczysz to pole, nie będzie możliwe zaksięgowanie faktury, faktury korygującej lub wiersza dziennika głównego opisanego powyżej bez numeru dokumentu zewnętrznego.

Numer dokumentu zewnętrznego jest zawarty w zaksięgowanych dokumentach, gdzie można wyszukiwać według odpowiedniego numeru. Można również wyszukiwać przy użyciu numeru dokumentu zewnętrznego podczas nawigowania po zapisach księgi dostawców.

Innym sposobem obsługi numerów dokumentów zewnętrznych jest użycie pola Twoja referencja. Jeśli użyjesz pola Twoja referencja, numer zostanie zawarty w zaksięgowanych dokumentach i możesz go wyszukiwać w taki sam sposób, jak wartości z pól Nr dokumentu zewnętrznego. Jednak to pole nie jest dostępne w wierszach dziennika.

Księgowanie zakupów

W dokumencie zakupu można wybrać spośród następujących akcji księgowania:

• Księguj
• Podgląd księgowania
• Księguj i drukuj

• Księguj partię

Po zaksięgowaniu dokumentu zakupu następuje aktualizacja konta dostawcy, księgi głównej (K/G), zapisów księgi zapasów i zapisów księgi zasobów.

Dla każdego dokumentu zakupu tworzony jest zapis zakupu w tabeli Zapis K/G. Zapis jest również tworzony na koncie dostawcy w tabeli Zapis księgi dostawców oraz zapis K/G jest tworzony na odpowiednim koncie zobowiązań. Ponadto księgowanie zakupu może skutkować zapisem podatku od wartości dodanej (VAT) i zapisem K/G dla kwoty rabatu. To, czy zapis rabatu jest księgowany, zależy od zawartości pola Księgowanie rabatu na stronie Konfiguracja zakupów i zobowiązań.

Dla każdego wiersza zakupu, w zależności od przypadku, tworzone są zapisy w:

• tabela Zapis księgi zapasów, jeśli wiersz zakupu jest typu Zapas.
• tabela Zapis K/G, jeśli wiersz zakupu jest typu Konto K/G.
• tabela Zapis księgi zasobów, jeśli wiersz zakupu jest typu Zasób.

Ponadto dokumenty zakupu są zawsze rejestrowane w tabelach Nagłówek przyjęcia zakupu i Nagłówek faktury zakupu.

Zawsze możesz przejrzeć różne zapisy księgi, które są tworzone w wyniku księgowań. Wybierz Podgląd księgowania, aby sprawdzić poprawność dokumentu i przejrzeć oczekiwane zapisy księgi.

Ostrzeżenie

Podczas księgowania zamówienia zakupu zapasów można utworzyć jednocześnie przyjęcie i fakturę lub niezależnie. Można również utworzyć częściowe przyjęcie i częściową fakturę, wypełniając pola Ilość do przyjęcia i Ilość do zafakturowania w poszczególnych wierszach zamówienia zakupu przed zaksięgowaniem. Nie można utworzyć faktury zakupu z zamówienia zakupu dla produktów lub usług, które nie zostały przyjęte. Oznacza to, że przed wystawieniem faktury należy zarejestrować przyjęcie lub wybrać jednoczesne przyjęcie i fakturowanie.

Możesz zaksięgować lub zaksięgować i wydrukować. Jeśli wybierzesz opcję księgowania i drukowania, raport zostanie wydrukowany po zaksięgowaniu zamówienia. Możesz również wybrać akcję Księguj partię, aby zaksięgować kilka zamówień jednocześnie. Dowiedz się więcej na stronie Księgowanie wielu dokumentów jednocześnie.

Wyświetlanie zapisów księgi

Po zakończeniu księgowania zaksięgowane wiersze zakupu są usuwane z zamówienia. Komunikat informuje o zakończeniu księgowania. Następnie zaksięgowane zapisy są dostępne na różnych stronach, w tym na stronach Zapisy księgi dostawców, Zapisy K/G, Zapisy księgi zapasów, Zapisy księgi zasobów, Przyjęcia zakupu i Zaksięgowane faktury zakupu.

W większości przypadków można otworzyć zapisy księgi z odpowiedniej kartoteki lub dokumentu. Na przykład na stronie Kartoteka dostawcy wybierz akcję Zapisy.

Edytowanie zapisów księgi

Można edytować niektóre pola w zaksięgowanych dokumentach zakupu, takie jak pole Referencja płatności. Dowiedz się więcej w artykule Edytowanie zaksięgowanych dokumentów sprzedaży i zakupu. W przypadku bardziej krytycznych pól wpływających na ścieżkę audytu należy wycofać lub cofnąć księgowanie. Dowiedz się więcej w artykule Cofanie księgowania przez zaksięgowanie zapisu stornującego.

Powiązane informacje

Tworzenie oferty zakupu w celu żądania oferty
Zakup zapasów na potrzeby sprzedaży
Tworzenie wysyłek bezpośrednich
Przegląd zadań zarządzania zakupami
Przegląd zadań konfiguracji zakupów
Konfigurowanie kosztów, cen i zdolności produkcyjnych zasobów projektu
Rejestrowanie nowego dostawcy
Edytowanie zaksięgowanych dokumentów sprzedaży i zakupu
Księgowanie wielu dokumentów jednocześnie
Przegląd zadań zarządzania zakupami
Księgowanie dokumentów i dzienników
Zmiana lub anulowanie niezapłaconych faktur zakupu
Wyszukiwanie stron i informacji za pomocą funkcji Powiedz mi
Praca z Business Central

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj