© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)
Omówienie agenta zobowiązań
Agent zobowiązań rozwiązuje wieloletni problem: kompleksowe przetwarzanie faktur od dostawców. Przetwarzanie faktur od dostawców często tworzy wąskie gardła i wymaga wiedzy księgowej oraz mapowania danych i reguł biznesowych w celu prawidłowego rejestrowania faktur.
Główny cel agenta zobowiązań jest prosty: wykorzystać umiejętności księgowe i pomóc prawidłowo rejestrować faktury, idealnie usuwając wąskie gardła w obsłudze zobowiązań, aby wsparcie finansowe nie spowalniało rozwoju firmy. Agent wymaga niemal żadnej konfiguracji—tylko ustawienia i aktywacji.
Agent zobowiązań monitoruje skrzynki pocztowe pod kątem przychodzących faktur od dostawców, używa sztucznej inteligencji do analizowania zawartości faktur i pokazuje wersje robocze faktur nadzorcom agenta do przeglądu. Idealnie użytkownicy wprowadzają niewiele lub żadnych poprawek przed finalizacją wersji roboczych, więc faktury są gotowe do zatwierdzenia i zaksięgowania.
Uwaga
Ta funkcja Copilot jest zwalidowana i obsługiwana tylko w języku angielskim. Chociaż może być używana w innych językach, może nie działać zgodnie z przeznaczeniem. Jakość języka może się różnić w zależności od interakcji użytkownika lub ustawień systemowych, co może wpływać na dokładność i doświadczenie użytkownika. Dowiedz się więcej o dostępności geograficznej i językowej w artykule Międzynarodowa dostępność Copilot.
Przepływ procesu agenta zobowiązań
Kompleksowy proces obsługiwany przez agenta zobowiązań przedstawiono na poniższym rysunku. Rzeczywisty przepływ może się różnić w zależności od czynników takich jak przejrzystość analizowanych szczegółów faktury, istniejąca historia faktur zakupu i problemy blokujące.
Przerywane kroki na obrazie reprezentują kroki, które—z czasem—mają być opcjonalne w zależności od konfiguracji. W wersji publicznej wersji zapoznawczej te kroki nie są opcjonalne.
- Dostawca lub pracownik: Dostawca wysyła wiadomość e-mail do skrzynki pocztowej monitorowanej przez agenta. Alternatywnie pracownik przekazuje fakturę od dostawcy do skrzynki pocztowej.
- Agent zobowiązań: Pobiera nieprzeczytane wiadomości e-mail z monitorowanej skrzynki pocztowej. Następnie importuje wiadomość e-mail i tworzy zapis w Przychodzące dokumenty elektroniczne dla każdego załącznika PDF, jeśli istnieje.
- Nadzorca agenta: Przegląda wiadomość e-mail i plik PDF, jeśli został załączony.
- Agent zobowiązań: Wyodrębnia informacje z faktury z pliku PDF przy użyciu usługi Azure Document Intelligence.
- Agent zobowiązań: Identyfikuje dostawcę w Business Central na podstawie wyodrębnionych informacji z faktury.
- Nadzorca agenta: Może pomóc agentowi w identyfikacji dostawcy, jeśli agent nie może z pewnością zidentyfikować właściwego dostawcy. Nadzorca agenta może polecić agentowi utworzenie dostawcy, jeśli woli pozwolić agentowi wstępnie wypełnić informacje o dostawcy na podstawie szczegółów dostawcy wyodrębnionych przez OCR.
- Agent zobowiązań: Agent próbuje utworzyć dostawcę i używa dostępnych szczegółów dostawcy wyodrębnionych przez OCR, aby wypełnić jak najwięcej pól na karcie dostawcy.
- Nadzorca agenta: Jest proszony o przegląd nowo utworzonego dostawcy, który jest zablokowany do przetwarzania do momentu odblokowania przez odpowiednią osobę zainteresowaną.
- Agent zobowiązań: Używa AI do sugerowania szczegółów faktury na podstawie wyodrębnionych informacji z faktury.
- Nadzorca agenta: Może przeglądać, potwierdzać lub zmieniać sugerowane szczegóły faktury w wersji roboczej dokumentu zakupu, w zależności od ustawień konfiguracji agenta i poziomu pewności agenta co do sugestii.
- Agent zobowiązań: Finalizuje wersję roboczą dokumentu zakupu jako fakturę zakupu. Użytkownicy widzą teraz fakturę na liście Faktury zakupu.
Monitorowanie wiadomości e-mail
Agent używa wewnętrznego dyspozytora poczty e-mail działającego jako zadanie w tle do ciągłego monitorowania wyznaczonej skrzynki pocztowej pod kątem przychodzących faktur od dostawców w postaci dokumentów PDF. Dyspozytor wyzwala agenta do wykonywania zadań, a następnie importuje dokument PDF do Przychodzących dokumentów elektronicznych.
Każdy dokument PDF znaleziony w wiadomości e-mail staje się zapisem w Przychodzących dokumentach elektronicznych. Zatem jeśli w tej samej wiadomości e-mail znajduje się wiele załączników PDF, dla każdego z nich tworzony jest zapis w Przychodzących dokumentach elektronicznych. Każdy zapis jest przetwarzany przez oddzielne zadanie agenta.
Użyj współdzielonej skrzynki pocztowej do zarządzania fakturami i minimalizacji szumu
Agent przetwarza każdą wiadomość e-mail wysłaną do monitorowanej skrzynki pocztowej. Zalecamy używanie współdzielonej skrzynki pocztowej, która jest przeznaczona wyłącznie do użytku wewnętrznego i nie jest udostępniana dostawcom. Wybór należy do Ciebie. Jednak nie udostępniając faktur dostawcom, Twoi pracownicy są pierwszymi, którzy przeglądają i identyfikują potencjalne oszustwa, jednocześnie minimalizując niepotrzebne informacje do obsługi przez agenta. Zalecamy skonfigurowanie współdzielonej skrzynki pocztowej w Microsoft 365, dodanie członków zespołu ds. zobowiązań do tej skrzynki i użycie jej jako skrzynki monitorowanej przez Agenta zobowiązań. Dowiedz się więcej w artykule Tworzenie współdzielonej skrzynki pocztowej.
Uwaga
Użyj wyznaczonej skrzynki pocztowej do odbierania faktur od dostawców. Jeśli inni agenci, tacy jak Agent zamówień sprzedaży, używają tej samej skrzynki pocztowej, może to powodować konflikty dotyczące własności przychodzących wiadomości e-mail. Podstawową zasadą Agenta zobowiązań jest importowanie wszystkich wiadomości e-mail, nie tylko tych zawierających pliki PDF. Podejmij kroki, aby zapewnić, że agent ma pełną własność skrzynki pocztowej pod względem procesowym, a użytkownicy nie mogą przypadkowo czytać ani usuwać wiadomości e-mail: - Monitorowana skrzynka pocztowa powinna być obsługiwana tylko z poziomu Business Central - Użytkownicy nie powinni uzyskiwać dostępu do monitorowanej skrzynki pocztowej z programu Outlook. - Używaj współdzielonej skrzynki pocztowej, jeśli to możliwe. W konsekwencji wiadomości e-mail bez plików PDF pojawiają się jako zadania agenta i wymagają decyzji nadzorców agenta, jak je obsłużyć. Pliki PDF, które nie są rozpoznawane jako faktury, są oznaczane jako nieznany typ dokumentu. Możesz filtrować te dokumenty, wybierając widok Nieznany typ dokumentu na stronie Przychodzące dokumenty elektroniczne, a następnie je usunąć. W ten sposób możesz również usunąć nieobsługiwane pliki otrzymane w tej skrzynce pocztowej.
Wyodrębnianie danych z faktury
Plik PDF jest wysyłany do wyodrębniania danych OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) za pomocą Azure Document Intelligence, a wynik jest przechowywany w tym samym rekordzie dokumentu elektronicznego.
Agent pomaga kategoryzować zaimportowane dokumenty PDF, gdy nie ma pewności, czy PDF jest fakturą od dostawcy. Możesz zidentyfikować te dokumenty w Przychodzących dokumentach elektronicznych za pomocą opcji Nieznany typ dokumentu.
Tworzenie wersji roboczej szczegółów faktury
Gdy agent uznaje dokument PDF za prawidłową fakturę od dostawcy z wysokim poziomem pewności, zaczyna od identyfikacji dostawcy w celu utworzenia wersji roboczej faktury zakupu. W tym procesie agent może potrzebować pomocy nadzorcy agenta, jeśli nie może pewnie zidentyfikować właściwego dostawcy. Jeśli agent nie mógł zidentyfikować dostawcy, nadzorca agenta może poinstruować agenta, aby utworzył dostawcę w jego imieniu, używając pola Przekaż instrukcje agentowi na karcie Zadania agenta w panelu Copilot.
Agent zatrzyma się, gdy nie może zidentyfikować dostawcy:
Nadzorcy agenta mogą poinstruować agenta, aby utworzył dostawcę, używając danych OCR jako danych wejściowych:
Możesz podać więcej instrukcji, wybierając jedną z sugerowanych akcji lub wpisując własne instrukcje w polu Wpisz instrukcje. Po wybraniu jednej z tych opcji wybierz Potwierdź. W powyższym przykładzie wybrano instrukcję Utwórz dostawcę. Dowiedz się więcej w artykule Nadzorowanie działań agentów w okienku Copilot.
Gdy agent utworzy dostawcę, poprosi nadzorcę agenta o przegląd nowo utworzonego dostawcy:
Gdy nadzorca agenta otworzy kartotekę dostawcy, może łatwo zidentyfikować pola ustawione przez agenta i wypełnić pozostałe pola w razie potrzeby. Jeśli chcesz, aby agent od razu pracował z bieżącą fakturą, odblokuj dostawcę za pomocą pola Zablokowany na kartotece dostawcy.
Uwaga
Gdy agent tworzy nowego dostawcę, pole Zablokowany na kartotece dostawcy jest ustawione na Wszystko. To zachowanie zapewnia, że może nastąpić właściwe przetwarzanie zatwierdzania dostawcy. Zazwyczaj dostawcy i ich konta bankowe są zatwierdzane poprzez komunikację z dostawcą i ręczne oddzwonienia do działu finansowego dostawcy. W wielu miejscach ta czynność jest wymagana do pomyślnego audytu. Dlatego pozostawienie nowo utworzonego dostawcy w stanie zablokowanym zapewnia, że żadne przetwarzanie faktur nie może nastąpić, dopóki dostawca nie zostanie odblokowany. Sam agent nie zapewnia żadnych możliwości zatwierdzania dostawców.
Po wybraniu Potwierdź na karcie Zadania agenta w panelu Copilot agent próbuje ponownie zidentyfikować dostawcę, co powinno się teraz udać, ponieważ został właśnie utworzony, pod warunkiem że odblokowałeś dostawcę.
Po zidentyfikowaniu dostawcy przez agenta rozpoczyna on przetwarzanie szczegółów faktury na poziomie wierszy. Agent używa różnych metod do tworzenia jak najlepszych szczegółów. Na przykład może używać AI, historii faktur od dostawcy, mapowania tekstu na konta K/G, odwołań do zapasów i innych. Agent rejestruje wszystkie szczegóły wersji roboczej dla konkretnej faktury od dostawcy w Wersji roboczej dokumentu zakupu powiązanej z Przychodzącym dokumentem elektronicznym. Możesz uzyskać dostęp do tej wersji roboczej z Przychodzącego dokumentu elektronicznego, gdy nie wchodzisz w interakcję z agentem. Jest ona również połączona na karcie Zadania agenta w panelu Copilot, gdy zaangażowany jest nadzorca agenta.
Finalizowanie wersji roboczej dokumentu zakupu
Wersja robocza dokumentu zakupu to miejsce, w którym szczegóły wersji roboczej agenta są pokazywane użytkownikowi i gdzie agent wyjaśnia, dlaczego zasugerował określone wartości pól. Wersja robocza pomaga użytkownikom poznać rozumowanie agenta i zdecydować, czy dostosować szczegóły wersji roboczej przed jej finalizacją.
W każdej sekcji zobaczysz wskazówki dotyczące liczby pól do przeglądu:
Każde pole wymagające przeglądu będzie miało podpowiedź opisującą rozumowanie agenta dotyczące ustawienia wartości pola:
Te podpowiedzi pomagają zdobyć zaufanie i pewność do pracy agenta, a po zakończeniu przeglądu finalizujesz fakturę. Finalizacja wersji roboczej zakupu tworzy fakturę zakupu na podstawie wersji roboczej. Po sfinalizowaniu wersji roboczej jest ona połączona z fakturą zakupu i nie można jej już edytować. Wersja robocza pozostaje tak długo, jak istnieje faktura zakupu.
Aktywacja i konfiguracja
Agent jest dostępny w Business Central i jest gotowy do użycia. Aby go aktywować, zobacz Konfigurowanie agenta zobowiązań, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować Agenta zobowiązań dla nadzorców agenta, którzy mają pracować z agentem.
Rozliczanie za użycie
Agent zobowiązań używa kredytów Copilot do interakcji AI, co może wiązać się z opłatami w zależności od złożoności interakcji. Przed użyciem agenta skonfiguruj model rozliczeniowy dla swojego środowiska Business Central. Dowiedz się więcej w artykule Zarządzanie rozliczeniami opartymi na zużyciu.
Ogólne operacje agenta
Agent zobowiązań działa autonomicznie w tle, używając AI do wykonywania swoich zadań, jednocześnie informując użytkowników o kluczowych krokach i angażując ich w razie potrzeby. Zaangażowanie może być potrzebne w określonych scenariuszach, na przykład gdy użytkownicy przeglądają wersje robocze faktur od dostawców utworzone przez agenta na podstawie ustawionych preferencji.
Koncepcyjnie agent wchodzi w interakcję z funkcjami Business Central jak użytkownik Business Central. Agent otrzymuje ogólne instrukcje w języku naturalnym, które określają, jak obsługiwać faktury od dostawców. Używa metadanych interfejsu użytkownika, takich jak podpisy, etykiety narzędzi i inne właściwości, wraz z danymi na stronach Business Central i własnymi instrukcjami, aby zdecydować o każdym kroku potrzebnym do ukończenia zadania. Zaczynając od wyznaczonego Centrum ról, agent przechodzi przez strony, wybiera akcje interfejsu użytkownika i wprowadza dane tak jak użytkownik. To podejście pozwala agentowi pozostać elastycznym i adaptowalnym, ponieważ jego powierzchnia interakcji i kroki nie są zakodowane na stałe. Zamiast tego AI decyduje o nich na podstawie kontekstu każdego kroku.
Ta elastyczność pozwala agentowi znajdować i wchodzić w interakcję z odpowiednimi niestandardowymi polami i akcjami. Może również próbować automatycznie naprawiać błędy walidacji poprzez przetwarzanie wyświetlanych komunikatów o błędach i dostosowywanie danych wejściowych.
Zaangażowanie nabywcy i użytkownika Business Central
Nadzorcy agenta mogą sprawdzać kroki agenta, zaimportowane faktury PDF i szczegóły wersji roboczej faktury zakupu. Mogą łatwo zobaczyć dane wprowadzone przez agenta w porównaniu z danymi z logiki biznesowej Business Central i zaimportowanymi danymi OCR oraz zmieniać wersję roboczą faktury zakupu według potrzeb.
Agent angażuje wyznaczonych użytkowników Business Central, zwanych nadzorcami agenta lub opiekunami, jeśli nie jest pewny, jak zarejestrować fakturę. Na przykład, gdy dostawca nie może zostać pewnie zidentyfikowany.
Uprawnienia i profile
Agent działa w ramach uprawnień i profilu (roli) przypisanych przez administratora. Dowiedz się więcej w artykule Konfigurowanie agenta zobowiązań.
Ograniczenia
Następujące ograniczenia dotyczą Agenta zobowiązań:
Ograniczenia funkcji
Agent zobowiązań obecnie nie obsługuje następujących funkcji:
- Dopasowywanie zamówień zakupu
- Przepływy zatwierdzania
- Wykrywanie anomalii
Ograniczenia dotyczące dokumentów i użytkowania
Następujące ograniczenia dotyczą przetwarzania dokumentów i codziennego użytkowania:
- Agent nie przetwarza plików PDF zawierających więcej niż 10 stron.
- Agent nie przetwarza plików PDF większych niż 5 MB.
- Agent nie przetwarza więcej niż 100 wiadomości e-mail dziennie.
- Agent nie przetwarza więcej niż 500 faktur dziennie.
Następne kroki
Powiązane informacje
Konfigurowanie funkcji Copilot i agenta
Często zadawane pytania dotyczące Agenta zobowiązań