© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Wysyłanie dokumentów i wiadomości e-mail

Możesz łatwo udostępniać informacje i dokumenty, takie jak zamówienia sprzedaży i zakupu oraz faktury, za pośrednictwem poczty e-mail bezpośrednio z Business Central, bez konieczności otwierania aplikacji poczty e-mail.

Możesz wysyłać prawie wszystkie typy dokumentów jako załączniki PDF. Możesz również skonfigurować układ raportu zawierający informacje z dokumentu w treści wiadomości e-mail oraz tekst, który uczyni wiadomość bardziej przyjazną. Na przykład standardowe powitanie. Aby dowiedzieć się więcej, przejdź do Omówienie układów raportów i dokumentów.

Podczas wysyłania faktur możesz ułatwić nabywcom dokonywanie płatności za pośrednictwem usługi płatniczej, takiej jak PayPal, automatycznie dodając informacje i łącze do usługi w wiadomości e-mail. Aby dowiedzieć się więcej, przejdź do Włączanie płatności nabywców za pomocą usług płatności.

Aby włączyć wysyłanie wiadomości e-mail z poziomu Business Central, uruchom przewodnik konfiguracji wspomaganej Konfiguruj pocztę e-mail. Aby dowiedzieć się więcej, przejdź do Konfigurowanie poczty e-mail w Business Central.

Uwaga

Business Central obsługuje tylko wychodzącą komunikację e-mail. Nie można również odbierać odpowiedzi z poziomu aplikacji.

Aby wysłać dokumenty pocztą e-mail

Ta procedura opisuje, jak dołączyć zaksięgowaną fakturę sprzedaży do wiadomości e-mail jako plik PDF wraz z tekstem wiadomości e-mail specyficznym dla dokumentu. Kroki są takie same dla innych dokumentów.

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Zaksięgowane faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Wybierz fakturę, wybierz akcję Drukuj/Wyślij, a następnie wybierz Wyślij pocztą e-mail.

3. W polu E-mail wybierz Tak (monituj o ustawienia). Aby dowiedzieć się więcej, przejdź do Konfigurowanie preferowanych metod wysyłania dokumentów sprzedaży.

   Jeśli pole E-mail na stronie Wyślij dokument do jest ustawione na Tak (monituj o ustawienia), zostanie otwarta strona Wyślij wiadomość e-mail. Strona pokazuje osobę kontaktową w polu Do: oraz dokument dołączony jako plik PDF. W polu Treść możesz wprowadzić tekst ręcznie lub wypełnić pole treścią wiadomości e-mail specyficzną dla dokumentu, którą skonfigurowałeś.

4. Wybierz przycisk OK.

5. W polu Do: wprowadź prawidłowy adres e-mail. Wartością domyślną jest adres e-mail nabywcy.
6. W polu Temat wprowadź opisowy tekst tematu. Wartością domyślną jest nazwa nabywcy i numer faktury.
7. W polu Załącznik wygenerowana faktura jest domyślnie dołączana jako plik PDF.

8. W polu Treść wprowadź krótką wiadomość do odbiorcy.

   Jeśli tekst wiadomości e-mail specyficzny dla dokumentu jest skonfigurowany na stronie Wybór raportów — sprzedaż, pole Treść jest wypełniane automatycznie. Aby dowiedzieć się więcej, przejdź do Konfigurowanie poczty e-mail w Business Central. 9. Wybierz przycisk OK, aby wysłać wiadomość e-mail.

Uwaga

Jeśli nie chcesz określać ustawień poczty e-mail za każdym razem, gdy wysyłasz dokument pocztą e-mail, możesz wybrać opcję Tak (użyj ustawień domyślnych) w polu E-mail na stronie Wyślij dokument do. W takim przypadku strona Wyślij wiadomość e-mail nie zostanie otwarta. Zobacz krok 4. Aby dowiedzieć się więcej, przejdź do Konfigurowanie preferowanych metod wysyłania dokumentów sprzedaży.

Aby utworzyć i wysłać wiadomość e-mail

Możesz szybko tworzyć wiadomości e-mail dla kontaktów, nabywców, dostawców, sprzedawców/nabywców i kont bankowych bezpośrednio ze stron tych jednostek. Wystarczy wybrać Przetwarzaj, a następnie Wyślij wiadomość e-mail, aby otworzyć edytor wiadomości e-mail. W przypadku kont bankowych akcja Wyślij wiadomość e-mail znajduje się w obszarze Akcje.

Porada

Jeśli często wysyłasz podobne wiadomości e-mail lub chcesz wysłać komunikację masową, korzystanie z szablonów programu Word z pocztą e-mail może przyspieszyć ten proces. Na przykład w celu reklamowania kampanii sprzedażowej. Możesz utworzyć szablon dla jednostek takich jak nabywcy, dostawcy i kontakty. Szablony mogą generować zawartość wiadomości e-mail za Ciebie. Szablony mogą nawet personalizować zawartość dla odbiorcy na podstawie danych w Business Central. Aby dowiedzieć się więcej, przejdź do Korzystanie z szablonów programu Word do komunikacji masowej.

Dołączanie dokumentu do wiadomości e-mail

Istnieje kilka sposobów dołączania dokumentów do wiadomości e-mail.

Jeśli jesteś przypisany do scenariusza poczty e-mail powiązanego z jednostką, do której wysyłasz wiadomość e-mail, załącznik może zostać automatycznie dodany do wiadomości. Załącznik jest dodawany, ponieważ do scenariusza poczty e-mail przypisany jest domyślny załącznik. Możesz usunąć załącznik, jeśli nie chcesz go wysyłać razem z wiadomością. Aby dowiedzieć się więcej, przejdź do Konfigurowanie poczty e-mail w Business Central.

Aby samodzielnie dołączyć plik, w edytorze wiadomości e-mail użyj następujących akcji:

• Wybierz Dodaj plik, aby wybrać plik.
• Wybierz Dodaj pliki z wyboru domyślnego, aby ręcznie dodać domyślny załącznik ze scenariusza poczty e-mail.
• Wybierz Dodaj plik z dokumentu źródłowego, aby wybrać plik dołączony do dokumentu, nad którym pracujesz. Pliki są dołączone do samego dokumentu lub do jednego lub więcej jego wierszy.

Dokumenty oznaczane jako wydrukowane po wysłaniu

Niektóre dokumenty w Business Central mają pole określające, ile razy dokument został wydrukowany. Liczba w tym polu jest również aktualizowana po wysłaniu dokumentu pocztą e-mail, ponieważ dla niego generowany jest plik PDF. Liczba jest aktualizowana nawet wtedy, gdy nie wyślesz wiadomości e-mail.

Wysłane wiadomości e-mail i skrzynka nadawcza

Business Central przechowuje wysłane wiadomości e-mail na stronie Elementy wysłane. Przechowuje wiadomości e-mail, aby umożliwić ich ponowne wysłanie lub przekazanie innej osobie. Jeśli nie możesz znaleźć wiadomości e-mail w elementach wysłanych, poszukaj jej na stronie Skrzynka nadawcza poczty e-mail.

Uwaga

W zależności od rozszerzenia używanego przez firmę do obsługi poczty e-mail, administratorzy mogą uzyskać dostęp do listy wysłanych wiadomości, ale nie do ich zawartości

Strona Skrzynka nadawcza poczty e-mail zawiera wiadomości e-mail zapisane jako wersje robocze oraz wiadomości, których nie udało się wysłać. Na przykład jeśli adres e-mail był nieprawidłowy. Pole Komunikat o błędzie zawiera informacje o tym, co poszło nie tak, ale możesz także wybrać akcje Pokaż błąd lub Zbadaj błąd, aby bardziej szczegółowo rozwiązać problem. Szczegóły udostępniane przez akcję Zbadaj błąd są pomocne, jeśli musisz skontaktować się z pomocą techniczną.

Jeśli skonfigurowano pocztę e-mail do wysyłania wiadomości w tle przy użyciu kolejki zadań, gdy wysłanie wiadomości się nie powiedzie, Business Central próbuje wysłać ją ponownie co kilka minut, maksymalnie 10 razy. Jeśli ponowna próba się nie powiedzie, Business Central rejestruje przyczynę i możesz użyć akcji Szczegóły ponownej próby, aby ją przejrzeć. Jeśli chcesz anulować wiadomość, użyj akcji Anuluj wysyłanie. Pole Komunikat o błędzie zostanie zaktualizowane wartością Wysyłanie wiadomości e-mail anulowane przez użytkownika, co ułatwia identyfikację anulowanych wiadomości.

Uwaga

Funkcja ponawiania działa tylko w przypadku wiadomości zaplanowanych do wysłania w tle. Jeśli ręcznie wyślesz wiadomość i wysłanie się nie powiedzie, Business Central nie będzie próbował wysłać jej ponownie.

Powiązane informacje

Omówienie układów raportów i dokumentów
Konfigurowanie poczty e-mail w Business Central
Fakturowanie sprzedaży
Praca z Business Central

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj