© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Przewodnik: konfigurowanie i fakturowanie przedpłat sprzedaży

Ten przewodnik przedstawia proces konfigurowania i używania przedpłat w Business Central. Przedpłaty to płatności, które są fakturowane i księgowane w zamówieniu sprzedaży lub zakupu przed zaksięgowaniem faktury końcowej. Na przykład możesz wymagać zaliczki przed wyprodukowaniem zapasów na zamówienie lub możesz wymagać płatności przed wysłaniem zapasów do nabywcy. Możesz użyć funkcji przedpłat do fakturowania i pobierania zaliczek od nabywców oraz do przekazywania zaliczek dostawcom. W ten sposób wszystkie powiązane płatności są księgowane względem tej samej faktury.

Dla każdego nabywcy lub dostawcy możesz zdefiniować wymagania dotyczące przedpłat dla wszystkich zapasów lub wybranych zapasów. Po skonfigurowaniu przedpłat możesz generować faktury zaliczkowe z zamówień sprzedaży i zakupu z kwotami przedpłat opartymi na Twojej konfiguracji. Możesz zmieniać kwoty na fakturze w razie potrzeby.

Na przykład możesz wysłać więcej faktur przedpłaty, jeśli do zamówienia zostaną dodane kolejne zapasy.

Informacje o tym przewodniku

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez następujące scenariusze:

• Konfigurowanie zaliczek
• Tworzenie zamówienia wymagającego zaliczki
• Tworzenie faktury zaliczkowej
• Korygowanie wymagań zaliczki na zamówieniu
• Stosowanie zaliczek do zamówienia
• Fakturowanie końcowej kwoty zamówienia z zaliczką

Role

Ten przewodnik zawiera zadania dla następujących ról:

• Kierownik księgowości (Phyllis)
• Osoba przetwarzająca zamówienia (Susan)
• Administrator należności (Arnie)

Scenariusz

Phyllis jest kierownikiem księgowości i podejmuje decyzje o tym, którzy nabywcy muszą wpłacić zaliczkę przed wyprodukowaniem lub wysłaniem zapasów. Phyllis konfiguruje program Business Central do automatycznego obliczania zaliczek.

Susan jest osobą przetwarzającą zamówienia sprzedaży. Gdy nabywca dzwoni, aby złożyć zamówienie, Susan wprowadza zamówienie do systemu, podczas gdy nabywca jest na linii. W ten sposób Susan może natychmiast zweryfikować ceny i warunki płatności z nabywcą oraz wprowadzać zmiany w zamówieniu podczas negocjacji z nabywcą.

Arnie pracuje w dziale należności i księguje faktury oraz płatności.

W tym scenariuszu Phyllis konfiguruje wymagania zaliczki dla nabywcy Selangorian na podstawie jego historii kredytowej. Phyllis przekazuje Susan instrukcje dotyczące obsługi zamówień tego nabywcy.

Gdy nabywca dzwoni, Susan negocjuje z nabywcą do momentu osiągnięcia porozumienia, a następnie wybiera sposób obliczenia zaliczki spośród kilku różnych metod.

Po wysłaniu faktury zaliczkowej przez Susan nabywca zamawia dodatkowy zapas. Susan aktualizuje zamówienie i tworzy drugą fakturę zaliczkową.

Arnie rejestruje płatność nabywcy i rozlicza ją z fakturami, a następnie wysyła fakturę końcową.

Konfigurowanie zaliczek

Phyllis konfiguruje system do obsługi zaliczek dla nabywców.

• Phyllis decyduje się na używanie tej samej serii numeracji dla zaliczek, co dla faktur sprzedaży.
• Phyllis konfiguruje aplikację tak, aby sprawdzała, czy zaliczki są wymagane przed końcowym fakturowaniem zamówienia.
• Phyllis konfiguruje wartości domyślne wymaganego procentu zaliczki dla określonych zapasów i nabywców.

Poniższe procedury opisują, jak wykonać zadania Phyllis:

Aby skonfigurować serię numeracji dla zaliczek

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Ustawienia sprzedaży i należności, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Na stronie Ustawienia sprzedaży i należności rozwiń skróconą kartę Seria numeracji.
3. Sprawdź, czy seria numeracji dla zaksięgowanych faktur zaliczkowych w polu Numery zaksięg. fakt. zaliczk. jest taka sama jak dla zaksięgowanych faktur sprzedaży (Numery zaksięgowanych faktur), a seria numeracji dla zaksięgowanych faktur korygujących zaliczek (Numery zaksięg. fakt. kor. zaliczk.) jest taka sama jak dla zaksięgowanych faktur korygujących (Numery zaksięg. faktur korygujących).

Aby zablokować wysyłki przy nieopłaconej zaliczce

1. Na stronie Ustawienia sprzedaży i należności, na skróconej karcie Ogólne, zaznacz pole wyboru Sprawdzaj zaliczkę przy księgowaniu.

Teraz nie możesz wysłać ani zafakturować zamówienia, które ma nieopłaconą kwotę zaliczki.

Domyślnie Phyllis wymaga, aby nabywca 20000 był fakturowany na 30% zaliczki od wszystkich zamówień. Dlatego Phyllis wprowadzi domyślny procent zaliczki na karcie nabywcy.

Phyllis wymaga, aby wszyscy nabywcy byli fakturowani na 20% zaliczki za zapas 1896-S. Nabywca 20000 ma słabą historię płatności, więc Phyllis wymaga 40% zaliczki od nabywcy 20000 za zapas 1896-S. Poniższa procedura ilustruje, jak skonfigurować domyślne procenty zaliczek.

Aby przypisać domyślne procenty zaliczek do nabywców i zapasów

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Nabywcy, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Otwórz kartę nabywcy 20000 (Trey Research).
3. Na skróconej karcie Płatności w polu Zaliczka % wprowadź 30.
4. Wybierz akcję Powiązane, wybierz element menu Sprzedaż, a następnie wybierz element menu Procenty zaliczek.

5. Wypełnij dwa wiersze na stronie Procenty zaliczek sprzedaży w następujący sposób.

   Typ sprzedaży	Kod sprzedaży	Nr zapasu	Zaliczka %
   Nabywca	20000	1896-S	40
   Nabywca	20000	1900-S	30

Porada

W zależności od kraju/regionu musisz również określić kod grupy podatkowej na skróconej karcie Koszty i księgowanie dla zapasu 1896-S. Gdy używasz firmy demonstracyjnej, to pole jest już ustawione.

1. Zamknij wszystkie strony.

Aby określić konto dla zaliczek sprzedaży w ogólnych ustawieniach księgowania

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Ogólna konfiguracja księgowania, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Wybierz wiersz, w którym pole Ogólna gosp. grupa księgowa jest ustawione na KRAJOWE, a pole Ogólna gosp. grupa produktów jest ustawione na DETAL.
3. W polu Konto zaliczek sprzedaży określ odpowiednie konto. Wybór jest automatycznie zapisywany.

Porada

Jeśli nie widzisz pola na stronie Ogólne ustawienia księgowania, użyj poziomego paska przewijania u dołu strony, aby przewinąć w prawo.

Tworzenie zamówienia wymagającego zaliczki

W poniższym scenariuszu Susan, osoba przetwarzająca zamówienia, tworzy zamówienie podczas rozmowy z nabywcą. Zapasy zamawiane przez nabywcę wymagają przedpłaty. Ponadto nabywca w przeszłości dokonywał opóźnionych płatności. Susan otrzymała instrukcję, aby wymagać stałej kwoty 800 jako przedpłaty za zamówienie.

Nabywca prosi o zapłacenie 35%, na co Susan się zgadza i zmienia zamówienie.

Susan tworzy fakturę zaliczkową i wysyła ją do nabywcy.

Aby utworzyć zamówienie sprzedaży z przedpłatą

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Zamówienia sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Wybierz akcję Nowy.
3. W polu Nazwa nabywcy wybierz Trey Research.
4. Zamknij wyświetlone ostrzeżenie o przeterminowanym saldzie.

5. Wypełnij dwa wiersze sprzedaży następującymi informacjami.

   Typ	Nr	Ilość
   Zapas	1896-S	1
   Zapas	1900-S	1

   Domyślnie pola przedpłaty w wierszu sprzedaży są ukryte. Aby wyświetlić pola, musisz spersonalizować stronę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Personalizowanie obszaru roboczego.

6. Sprawdź, czy pole Przedpłata % w wierszu z zapasem 1900-S zawiera wartość 30. Domyślna wartość została pobrana z nagłówka sprzedaży, który został wypełniony z kartoteki nabywcy.

   Pole Przedpłata % w wierszu z zapasem 1896-S zawiera wartość 40. 40 to procent wprowadzony na stronie Procenty przedpłat sprzedaży dla zapasu 1896-S i nabywcy 20000.

   Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie zaliczek.
   7. In the Order action, choose Statistics.
   8. Na skróconej karcie Przedpłata pole Kwota przedpłaty bez VAT zawiera wartość 458,16. Jeśli teraz utworzysz fakturę zaliczkową dla zamówienia, kwota na fakturze wyniesie 458,16.

   W tym scenariuszu Susan otrzymała instrukcję, aby zaproponować całkowitą przedpłatę w wysokości 800 za zamówienie.

Ostrzeżenie

W zależności od kraju/regionu poniższy krok może nie mieć zastosowania. 9. Zmień kwotę w polu Kwota przedpł. bez podatku na 800, a następnie zamknij stronę. 10. Sprawdź pole Przedpłata % w wierszach sprzedaży, a zobaczysz, że zostało przeliczone na 67,02438 i 67,02282.

Przeliczenie obejmuje wszystkie wiersze, które mają procent przedpłaty większy niż 0.

Teraz nabywca pyta, czy procent przedpłaty można ustawić na 35%. Przełożony Susan zatwierdza zmianę.

1. Na stronie Zamówienie sprzedaży, na skróconej karcie Przedpłata w polu Przedpłata % wprowadź 35.
2. W wyświetlonym ostrzeżeniu wybierz przycisk Tak. Stawka 35% zostanie zastosowana jako procent płatności dla całego zamówienia.
3. Sprawdź, czy wiersze zostały poprawnie zaktualizowane.

Tworzenie faktury zaliczkowej

Po wprowadzeniu prawidłowych wartości przedpłaty w zamówieniu Susan tworzy fakturę zaliczkową i wysyła ją do nabywcy.

Aby utworzyć fakturę zaliczkową

1. Na stronie Zamówienie sprzedaży wybierz Akcje, następnie Księgowanie, następnie Przedpłata, a następnie wybierz Księguj i drukuj fakturę zaliczkową
2. Wybierz przycisk Tak, aby zaksięgować fakturę.

Uwaga

Susan wysłałaby teraz fakturę do nabywcy.

Tworzenie dodatkowej faktury zaliczkowej

Następnego dnia nabywca dzwoni do Susan i wprowadza zmiany w zamówieniu. Nabywca chce dwie sztuki zapasu 1896-S. Susan ponownie otwiera zamówienie, aktualizuje je, a następnie tworzy drugą fakturę zaliczkową dla zamówienia i wysyła ją do nabywcy.

Aby utworzyć dodatkową fakturę zaliczkową

1. Na stronie Zamówienie sprzedaży wybierz akcję Zwolnij, a następnie Otwórz ponownie.

2. W wierszu dla zapasu 1896-S, w polu Ilość wprowadź 2.

   W akcji Zamówienie wybierz Statystyka. The Prepayment Amount Excl. VAT field now contains 768.04, and the Prepmt. Amt. Invoiced Excl. VAT field contains 417.76. These values show that there's an extra prepayment amount that hasn't been invoiced yet.
   3. Aby zaksięgować fakturę dla dodatkowej kwoty przedpłaty, wybierz Akcje, następnie Księgowanie, następnie Przedpłata, a następnie wybierz Księguj i drukuj fakturę zaliczkową 4. Wybierz przycisk Tak, aby zaksięgować fakturę.

Zastosowanie przedpłat

Nabywca płaci kwotę przedpłaty. Arnie z działu księgowości rejestruje płatność i rozlicza ją z fakturami zaliczkowymi.

Aby zastosować płatność do faktur zaliczkowych

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Dzienniki przyjęć gotówkowych, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Wypełnij wiersz dziennika następującymi informacjami.

   Nazwa pola	Wprowadź
   Typ dokumentu	Płatność
   Typ konta	Nabywca
   Nr konta	20000
   3. Wybierz akcję Przetwarzaj, a następnie Zastosuj zapisy.
   4. Na stronie Zastosuj zapisy nabywcy wybierz pierwszą fakturę zaliczkową, a następnie wybierz akcję Przetwarzaj, a następnie wybierz akcję Ustaw identyfikator stosowania.
   5. Powtórz poprzedni krok dla drugiej przedpłaty.
   6. Wybierz przycisk OK.

   Pola Kwota zostały teraz wypełnione sumą dwóch faktur zaliczkowych.

3. Aby zaksięgować dziennik, wybierz akcję Księguj/Drukuj, a następnie wybierz Księguj.

4. Wybierz przycisk Tak.

Fakturowanie pozostałej kwoty

Teraz Arnie został poinformowany, że zapasy z zamówienia zostały wysłane i że zamówienie jest gotowe do fakturowania. Arnie tworzy fakturę dla zamówienia.

Aby zafakturować pozostałą kwotę

1. Otwórz zamówienie sprzedaży.
2. Wybierz akcję Księgowanie, a następnie Księguj.
3. Wybierz Wydaj i fakturuj, a następnie kliknij przycisk OK.
4. Jeśli chcesz wyświetlić podgląd faktury, kliknij przycisk Tak.

Uwaga

Zwykle dział wysyłki zaksięgowałby już wydanie.

Arnie może przejrzeć historię, aby sprawdzić, czy faktura sprzedaży została utworzona zgodnie z zamierzeniem.

1. Wybierz Szukaj (Alt+Q) w prawym górnym rogu, wprowadź Zaksięgowane faktury sprzedaży, a następnie wybierz powiązane łącze.

Automatyczne aktualizowanie stanu zamówień z przedpłatą i faktur

Możesz przyspieszyć przetwarzanie zamówień i faktur, konfigurując wpisy kolejki zadań, które automatycznie aktualizują status tych dokumentów. Gdy faktura zaliczkowa zostanie zapłacona, wpisy kolejki zadań mogą automatycznie zmienić status dokumentu z Oczekująca zaliczka na Zwolnione. Podczas konfigurowania wpisów kolejki zadań będziesz potrzebować jednostek codeunit 383 Upd. Pending Prepmt. Sales i 383 Upd. Pending Prepmt. Purchase. Zalecamy planowanie uruchamiania wpisów z dużą częstotliwością, na przykład co minutę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Planowanie automatycznego uruchamiania zadań.

Następne kroki

Ten przewodnik obejmował następujące kroki konfiguracji Business Central do obsługi zaliczek.

• Konfigurowanie domyślnych procentów zaliczki dla nabywców i zapasów.
• Używanie różnych metod obliczania zaliczek w zamówieniu.
• Obliczanie kwoty zaliczki jako procentu sumy zamówienia.
• Przypisywanie jednej łącznej kwoty zaliczki do zamówienia.

Zaksięgowano również fakturę zaliczkową, utworzono drugą fakturę zaliczkową po zmianie zamówienia i zaksięgowano fakturę końcową na pozostałą kwotę.

Funkcje zaliczek ułatwiają konfigurowanie i egzekwowanie reguł zaliczek dla nabywców i zapasów. Umożliwiają również księgowanie każdej płatności względem faktury.

Powiązane informacje

Fakturowanie zaliczek
Finanse
Praca z Business Central
Przewodniki po procesach biznesowych

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj