Przejdź do treści

© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Konfigurowanie wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych

Uwaga

Treść tego artykułu dotyczy tylko wersji Dynamics 365 Business Central wydanych przed drugą falą wydań 2023. W drugiej fali wydań 2023 uwzględniono nową funkcjonalność dokumentów elektronicznych. Dowiedz się więcej w artykule Konfigurowanie e-dokumentów.

Jako alternatywę dla wysyłania załączników plików pocztą e-mail można wysyłać i odbierać dokumenty biznesowe elektronicznie. Przez dokument elektroniczny rozumie się plik zgodny ze standardem reprezentujący dokument biznesowy, taki jak faktura od dostawcy, którą można odebrać i przekonwertować na fakturę zakupu w Business Central. Wymiana dokumentów elektronicznych między dwoma partnerami handlowymi jest realizowana przez zewnętrznego dostawcę usług wymiany dokumentów. Ogólna wersja Business Central obsługuje wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych oraz faktur korygujących w formacie PEPPOL, który jest obsługiwany przez największych dostawców usług wymiany dokumentów. Główny dostawca usług wymiany dokumentów jest wstępnie skonfigurowany i gotowy do skonfigurowania dla Twojej firmy.

Z plików PDF lub plików graficznych reprezentujących dokumenty przychodzące możesz zlecić zewnętrznej usłudze OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) utworzenie dokumentów elektronicznych, które następnie możesz przekonwertować na rekordy dokumentów w Business Central, podobnie jak w przypadku elektronicznych dokumentów PEPPOL. Na przykład, gdy otrzymasz fakturę w formacie PDF od dostawcy, możesz wysłać ją do usługi OCR ze strony Dokumenty przychodzące. Po kilku sekundach otrzymasz plik z powrotem jako fakturę elektroniczną, którą można przekonwertować na fakturę zakupu dla dostawcy. Jeśli wyślesz plik do usługi OCR pocztą e-mail, nowy rekord dokumentu przychodzącego zostanie automatycznie utworzony po otrzymaniu dokumentu elektronicznego z powrotem.

Format dokumentu elektronicznego PEPPOL jest wstępnie skonfigurowany, aby umożliwić wysyłanie faktur elektronicznych i faktur korygujących w formacie PEPPOL. Najpierw należy skonfigurować różne dane główne, takie jak informacje o firmie, nabywcy, zapasy i jednostki miary. Są one używane do identyfikacji partnerów handlowych i zapasów podczas konwertowania danych z pól w Business Central na elementy w pliku dokumentu wychodzącego. Na koniec należy wybrać format na stronie Format dokumentu elektronicznego dla każdego nabywcy, do którego będą wysyłane dokumenty elektroniczne PEPPOL. Dowiedz się więcej w artykule Wysyłanie dokumentów elektronicznych.

Definicje wymiany danych PEPPOL – Faktura i PEPPOL – Faktura korygująca są wstępnie skonfigurowane, aby umożliwić odbieranie faktur elektronicznych i faktur korygujących w formacie PEPPOL. Najpierw należy skonfigurować różne dane główne, takie jak informacje o firmie, dostawcy, zapasy i jednostki miary. Są one używane do identyfikacji partnerów handlowych i zapasów podczas konwertowania danych z elementów w pliku dokumentu przychodzącego na pola w Business Central. Na koniec należy wybrać definicję wymiany danych na stronie Dokumenty przychodzące dla każdego przychodzącego dokumentu elektronicznego, który chcesz przekonwertować na dokument zakupu w Business Central.

Definicja wymiany danych OCR – Faktura jest wstępnie skonfigurowana, aby umożliwić odbieranie dokumentów elektronicznych generowanych przez usługę OCR. Aby na przykład odebrać fakturę jako elektroniczny dokument OCR, należy skonfigurować dane główne, a następnie przetworzyć dokument tak samo, jak podczas odbierania elektronicznego dokumentu PEPPOL. Dowiedz się więcej w artykule Używanie OCR do przekształcania PDF w e-faktury.

Wstępnie skonfigurowane usługi wymiany dokumentów i OCR muszą być włączone przed wysyłaniem lub odbieraniem. Dowiedz się więcej w artykule Jak skonfigurować usługę wymiany dokumentów.

Artykuł zawiera następujące procedury:

  • Aby skonfigurować firmę do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby skonfigurować księgowanie VAT do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby skonfigurować kraje/regiony do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby skonfigurować zapasy do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby skonfigurować jednostki miary do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby skonfigurować nabywców do wysyłania dokumentów elektronicznych
  • Aby wybrać format dokumentu elektronicznego PEPPOL do wysyłania dokumentów elektronicznych
  • Aby skonfigurować dostawców do odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby wybrać definicję wymiany danych PEPPOL – Faktura do odbierania dokumentów elektronicznych
  • Aby skonfigurować konto K/G do użycia w nowych wierszach faktur zakupu dla pozycji nieidentyfikowalnych i pozycji niebędących zapasami

Aby skonfigurować firmę do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Szukaj wprowadź Informacje o firmie, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Na skróconej karcie Ogólne wypełnij pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    GLN Identyfikuje firmę.

    Na przykład podczas wysyłania faktur elektronicznych w formacie PEPPOL wartość w tym polu jest używana do wypełnienia elementu EndPointID w węźle AccountingSupplierParty w pliku. Numer jest oparty na standardzie GS1, który jest zgodny z ISO 6523.
    Nr identyfikacyjny VAT Określ numer identyfikacyjny VAT firmy.
    Centrum odpowiedzialności Jeśli firma jest skonfigurowana z centrum odpowiedzialności, upewnij się, że pole Kod kraju/regionu jest wypełnione.

Aby skonfigurować księgowanie VAT do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Szukaj wprowadź Ustawienia księgowania VAT, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdego wiersza ustawień księgowania VAT, który będzie używany dla dokumentów elektronicznych, wypełnij pole zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Kategoria podatkowa Określ kategorię VAT.

    Na przykład podczas wysyłania faktur elektronicznych w formacie PEPPOL wartość w tym polu jest używana do wypełnienia elementu TaxApplied w węźle AccountingSupplierParty w pliku. Numer jest oparty na standardzie UNCL5305.

Aby skonfigurować kraje/regiony do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Szukaj wprowadź Kraje/Regiony, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdego kraju/regionu, z którym będą wymieniane dokumenty elektroniczne, wypełnij pole zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Schemat VAT Identify the national body that issues the VAT registration number for the country\/region with electronic document sending.

    For example, when you send electronic invoices in the PEPPOL format, the value in this field is used to populate the SchemeID attribute for the EndPointID element under both the AccountingSupplierParty node and the AccountingCustomerParty in the file.

    The VAT Scheme field is only used if the GLN field on the Company Information page isn't filled. Note: The value in the Code field on the Countries\/Regions page must comply with ISO 3166-1:Alpha2.

Aby skonfigurować zapasy do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Szukaj wprowadź Zapasy, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdego zapasu, który kupujesz lub sprzedajesz w dokumentach elektronicznych, wypełnij pole zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    GTIN Identyfikuje zapas podczas wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych. W przypadku formatu PEPPOL pole jest używane w następujący sposób:

    Jeśli element StandardItemIdentification\/ID ma atrybut SchemeID ustawiony na GTIN, wówczas element jest mapowany na pole GTIN na karcie zapasu.

Aby skonfigurować jednostki miary do wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Szukaj wprowadź Jednostki miary, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdej jednostki miary, której będziesz używać dla zapasów w dokumentach elektronicznych, wypełnij pole zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Międzynarodowy kod standardowy Specify the unit of measure code expressed according to the UNECERec20 standard with sending of electronic documents.

    For example, when you send electronic invoices in the PEPPOL format, the value in this field is used to populate the unitCode attribute of the InvoicedQuantity element under the InvoiceLine node. Note: If the Unit of Measure field on the sales line is empty, the UNECERe20 standard value for "Piece" (H87) is inserted by default. Learn more and find a comprehensive list of valid unit of measure codes by visiting Recommendation No. 20 - Units of Measure used in International Trade.

Aby skonfigurować nabywców do wysyłania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Szukaj wprowadź Nabywcy, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdego nabywcy, do którego będziesz wysyłać dokumenty elektroniczne, wypełnij pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    GLN Identyfikuje nabywcę.

    Na przykład podczas wysyłania faktur elektronicznych w formacie PEPPOL wartość w tym polu jest używana do wypełnienia elementu EndPointID w węźle AccountingCustomerParty w pliku. Numer jest oparty na standardzie GS1, który jest zgodny z ISO 6523.

    Jeśli pole GLN jest puste, używana jest wartość z pola NIP.
    Nr identyfikacyjny VAT Określ numer NIP nabywcy. Porada: W obsługiwanych wersjach zlokalizowanych wybierz przycisk Przejdź do szczegółów, aby użyć usługi internetowej weryfikującej, czy numer istnieje w krajowym rejestrze firm.
    Centrum odpowiedzialności Jeśli nabywca jest skonfigurowany z centrum odpowiedzialności, upewnij się, że pole Kod kraju/regionu jest wypełnione.

    Możesz skonfigurować dla każdego nabywcy preferowaną metodę wysyłania dokumentów biznesowych, dzięki czemu nie musisz wybierać opcji wysyłania za każdym razem, gdy wysyłasz dokument do nabywcy. Dowiedz się więcej w Konfigurowanie preferowanych metod wysyłania dokumentów sprzedaży.

Aby wybrać format dokumentu elektronicznego PEPPOL do wysyłania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Szukaj wprowadź Profile wysyłania dokumentów, a następnie wybierz powiązane łącze.
  2. Otwórz istniejący profil wysyłania dokumentów lub utwórz nowy. Dowiedz się więcej w Konfigurowanie preferowanych metod wysyłania dokumentów sprzedaży.
  3. Na stronie Profil wysyłania dokumentów wybierz Format elektroniczny, zaznacz wiersz dla PEPPOL, a następnie wybierz OK.
  4. W polu Dokument elektroniczny wybierz Tak (przez usługę wymiany dokumentów).

Uwaga

Business Central automatycznie wykrywa, czy dokument jest fakturą czy fakturą korygującą i odpowiednio stosuje format PEPPOL.

  1. Aby ten profil wysyłania dokumentów był stosowany do wszystkich nabywców, zaznacz pole wyboru Domyślny na skróconej karcie Ogólne. Aby był stosowany tylko do określonych nabywców, wypełnij pole Profil wysyłania dokumentów na odpowiednich kartach nabywców. Dowiedz się więcej w Konfigurowanie preferowanych metod wysyłania dokumentów sprzedaży.

    Możesz teraz wysłać dokument elektroniczny zawierający przekonwertowane dane. Dowiedz się więcej w Wysyłanie dokumentów elektronicznych.

Aby skonfigurować dostawców do odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Szukaj wprowadź Dostawcy, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Dla każdego dostawcy, od którego otrzymujesz dokumenty elektroniczne, wypełnij pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    GLN Identyfikuje dostawcę.

    Na przykład podczas odbierania faktur elektronicznych w formacie PEPPOL wartość w tym polu jest używana do wypełnienia elementu EndPointID w węźle AccountingSupplierParty w pliku. Numer jest oparty na standardzie GS1, który jest zgodny z ISO 6523.

    Jeśli pole GLN jest puste, używana jest wartość z pola NIP.
    Nr identyfikacyjny VAT Określ numer NIP dostawcy. Porada: W obsługiwanych wersjach zlokalizowanych wybierz przycisk Przejdź do szczegółów, aby użyć usługi internetowej weryfikującej, czy numer istnieje w krajowym rejestrze firm.
    Centrum odpowiedzialności Jeśli dostawca jest skonfigurowany z centrum odpowiedzialności, upewnij się, że pole Kod kraju/regionu jest wypełnione.

Aby wybrać definicję wymiany danych PEPPOL - Faktura do odbierania dokumentów elektronicznych

  1. W polu Szukaj wprowadź Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. W wierszu dokumentu elektronicznego, który chcesz odebrać i przekonwertować, wybierz pole Typ wymiany danych, a następnie wybierz PEPPOLINVOICE.

    Jeśli dokument do odebrania jest fakturą korygującą, wybierz PEPPOLCREDITMEMO.

    Możesz teraz odebrać dokument elektroniczny, uruchamiając proces konwersji danych na stronie Dokumenty przychodzące. Dowiedz się więcej w Odbieranie i konwertowanie dokumentów elektronicznych.

Aby skonfigurować konto K/G do użycia w nowych wierszach faktur zakupu dla nieidentyfikowalnych zapasów i pozycji niebędących zapasami

  1. W polu Szukaj wprowadź Ustawienia zakupów i zobowiązań, a następnie wybierz powiązane łącze.

  2. Na skróconej karcie Konta domyślne wypełnij pole zgodnie z opisem w poniższej tabeli.

    Pole Opis
    Konto K/G dla wierszy niebędących zapasami Określa konto K/G, które jest automatycznie wstawiane w wierszach zakupu tworzonych z dokumentów elektronicznych, gdy wiersz dokumentu przychodzącego nie zawiera identyfikowalnego zapasu. Każdy wiersz dokumentu przychodzącego, który nie ma numeru GTIN ani numeru zapasu dostawcy, zostanie przekonwertowany na wiersz zakupu typu Konto K/G, a pole Nr w wierszu zakupu będzie zawierać konto wybrane w polu Konto K/G dla wierszy niebędących zapasami.

    Jeśli pozostawisz pole Konto K/G dla wierszy niebędących zapasami puste, a dokument przychodzący zawiera wiersze bez identyfikowalnych zapasów, dokument zakupu nie zostanie utworzony. Komunikat o błędzie poinstruuje Cię, aby wypełnić pole Konto K/G dla wierszy niebędących zapasami przed ukończeniem zadania.

Powiązane informacje

Dokumenty elektroniczne w Business Central
Fakturowanie sprzedaży
Rejestrowanie zakupów za pomocą faktur zakupu

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj