© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Analityka w zakupach

Firmy gromadzą wiele danych podczas codziennych działań, które wspierają analizę biznesową (BI) dla menedżerów zakupów:

• Oferty zakupu
• Zamówienia zakupu
• Faktury zakupu

Business Central zapewnia funkcje, które pomagają gromadzić, analizować i udostępniać dane zakupowe organizacji:

• Raporty Power BI dla zakupów
• Analiza ad-hoc na listach
• Analiza ad-hoc danych w programie Excel (przy użyciu opcji otwórz w programie Excel)
• Wbudowane raporty sprzedaży

Każda z tych funkcji ma zalety i wady, w zależności od typu analizy danych i roli użytkownika. Dowiedz się więcej w artykule Omówienie analiz, analiz biznesowych i raportowania.

W tym artykule przedstawiono, jak można wykorzystać te funkcje analityczne do uzyskania informacji o zakupach.

Potrzeby analityczne w zakupach

Rozważając potrzeby analityczne w zakupach, pomocne może być użycie modelu opartego na personach, który opisuje różne potrzeby analityczne na wysokim poziomie.

Osoby pełniące różne role mają różne potrzeby w zakresie danych i wykorzystują dane w różny sposób. Na przykład osoby zajmujące się zarządzaniem zasobami i finansami korzystają z danych inaczej niż osoby ze sprzedaży.

Rola	Agregacja danych	Typowe sposoby wykorzystania danych
Dyrektor operacyjny / Dyrektor ds. sprzedaży / Dyrektor finansowy / Dyrektor generalny	Dane o wydajności	KPI Pulpity nawigacyjne Raporty finansowe
Kierownik ds. zakupów	Trendy, podsumowania	Wbudowane raporty zarządcze Analiza ad-hoc
Specjalista ds. zakupów / Agent zakupowy	Szczegółowe dane	Wbudowane raporty operacyjne Dane zadań wyświetlane na ekranie

Używanie Power BI do monitorowania wskaźników KPI zakupów

Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI) to mierzalna wartość, która pokazuje, jak skutecznie realizujesz swoje cele. W zaopatrzeniu ludzie często używają następujących wskaźników KPI do monitorowania wydajności organizacji zaopatrzeniowej:

• Kwota pozostała (bez VAT)
• Kwota otrzymana, ale niezafakturowana (bez VAT)
• Wzrost zakupów okres do okresu (kwota lub procent)
• Zakupy według zapasu/dostawcy/lokalizacji/nabywcy
• Rzeczywiste zakupy a budżet

Te wskaźniki KPI zakupów i inne są dostępne w aplikacji Power BI Purchasing dla Business Central. Dowiedz się więcej w artykule Aplikacja Power BI Zakupy.

Poniższa tabela opisuje, jak można wykorzystać raporty w aplikacji Power BI Zakupy.

Aby...	Otwórz w Business Central (CTRL+wybierz)	Dowiedz się więcej
Uzyskaj ogólne podsumowanie wszystkich działań zakupowych. Wyświetl statystyki zakupów, takie jak podsumowania kwot, kwoty zaległe, kwoty otrzymane, ale nie zafakturowane, oraz kwoty zafakturowane.	Przegląd zakupów	Przegląd zakupów (Raport Power BI)
Zbadaj koszty różnych składników zakupów ze szczegółowym podziałem danych zakupowych według kategorii, dostawców, miesiąca obrachunkowego, roku i typów dokumentów.	Dekompozycja zakupów	Dekompozycja zakupów (Raport Power BI)
Analizuj codzienne działania zakupowe i wyróżniaj trendy oraz wyjątki w codziennych wydatkach. Monitoruj codzienne wahania zakupów i identyfikuj nietypowe wzorce wydatków.	Dzienne zakupy	Dzienne zakupy (raport Power BI)
Analizuj 30-dniową średnią ruchomą zakupów, porównuj ją z łączną kwotą zakupów i identyfikuj trendy oraz wzorce zakupowe.	Średnie ruchome	Średnie kroczące (raport Power BI)
Uzyskaj przegląd sumy wszystkich zakupów w ruchomym 12-miesięcznym okresie do analizy długoterminowych trendów i prognozowania.	Ruchoma suma roczna	Ruchoma suma roczna (MAT) (raport Power BI)
Porównuj dane zakupowe w różnych okresach czasu. Możesz porównywać na poziomie roku, kwartału lub miesiąca i identyfikować, jak zakupy kształtują się w tych okresach.	Okres do okresu	Okres do okresu (raport Power BI)
Uzyskaj wgląd w wyniki zakupów w czasie. Identyfikuj trendy lub wzorce, które pojawiają się z upływem czasu.	Rok do roku	Rok do roku (raport Power BI)
Analizuj działania zakupowe według dostawców i zapasów, aby lepiej zrozumieć zapasy, które pochłaniają znaczną część budżetu zakupowego.	Zakupy wg zapasów	Zakupy wg zapasu (raport Power BI)
Analizuj działania zakupowe według dostawców, aby zidentyfikować, którzy dostawcy odpowiadają za większość działań zakupowych.	Zakupy wg dostawców	Zakupy wg dostawcy (raport Power BI)
Analizuj działania zakupowe według nabywców, aby zarządzać zespołami zakupowymi i indywidualną wydajnością.	Zakupy wg nabywcy	Zakupy wg nabywcy (raport Power BI)
Uzyskaj kompleksowy widok danych zakupowych w różnych lokalizacjach magazynowych i identyfikuj trendy oraz wzorce w działaniach zakupowych.	Zakupy wg lokalizacji	Zakupy wg lokalizacji (raport Power BI)
Porównaj rzeczywiste wydatki z przydzielonym budżetem, aby upewnić się, że wydatki są zgodne z planami finansowymi.	Rzeczywiste a budżet	Rzeczywiste vs. Budżet (Raport Power BI)
Analizuj ogólne informacje o zamówieniach zwrotu i przeglądaj kluczowe metryki, takie jak kwota zakupu, ilość zakupu oraz wskaźnik zwrotów.	Przegląd zwrotów zakupu	Przegląd zwrotów zakupu (raport Power BI)
Analizuj ogólne informacje o działaniach związanych z ofertami zakupu. Identyfikuj dane zakupowe związane z kwotami lub ilością zakupów dla potencjalnych dostawców.	Przegląd ofert zakupu	Przegląd ofert zakupu (raport Power BI)
Analizuj kluczowe czynniki wpływające na działania zakupowe. Znajdź najbardziej wpływowe zmienne i trendy.	Kluczowe czynniki wpływające na zakupy	Kluczowe czynniki wpływające na zakupy (raport Power BI)
Analizuj prognozowaną kwotę zakupów, aby uzyskać przewidywane informacje zakupowe w podziale na dostawców, nabywców i zapasy.	Prognozowanie zakupów	Prognozowanie zakupów (raport Power BI)
Analizuj wydajność dostawców w oparciu o kluczowe metryki zakupowe. Informacje obejmują wskaźnik zwrotów, kwotę rabatu, zależność od zapasów i wydatków.	Analiza jakości dostawców	Analiza jakości dostawców (Raport Power BI)

powerbi-tip-track-kpis

Używanie raportowania finansowego do tworzenia sprawozdań finansowych i wskaźników KPI (związanych z zakupami)

Funkcja Raportowanie finansowe zapewnia wgląd w dane finansowe wyświetlane w planie kont. Możesz skonfigurować raporty finansowe do analizy kwot na kontach księgi głównej (K/G) i porównywania zapisów księgi głównej z zapisami budżetu. W szczególności dla zakupów możesz skonfigurować raporty finansowe na kontach księgi głównej (K/G), których używasz do śledzenia księgowań zakupów.

Wymiary odgrywają ważną rolę w analizie biznesowej. Wymiar to dane, które można dodać do zapisu jako parametr. Wymiary pozwalają grupować zapisy o podobnych cechach, takich jak nabywcy, regiony i produkty, oraz łatwo pobierać te grupy do analizy. Między innymi używaj wymiarów podczas definiowania widoków analizy i tworzenia raportów finansowych. Dowiedz się więcej w artykule Praca z wymiarami w celu śledzenia i analizowania danych.

Dowiedz się więcej o raportach finansowych w artykule Tworzenie raportów finansowych przy użyciu danych finansowych i kategorii kont.

Raportowanie finansowe w jednostkach biznesowych lub podmiotach prawnych (związane z zakupami)

Niektóre organizacje używają Business Central w wielu jednostkach biznesowych lub podmiotach prawnych. Inne używają Business Central w spółkach zależnych raportujących do organizacji macierzystych. Business Central zapewnia księgowym narzędzia, które pomagają im przenosić zapisy księgi głównej z dwóch lub więcej firm (spółek zależnych) do skonsolidowanej firmy. W szczególności dla zarządzania zakupami możesz chcieć skonsolidować zapisy księgi głównej dla kont zakupowych, aby śledzić wskaźniki KPI sprzedaży w jednostkach biznesowych lub podmiotach prawnych.

Dowiedz się więcej w artykule Konsolidowanie danych z wielu firm.

Analiza ad-hoc danych zakupowych

Czasami wystarczy sprawdzić, czy liczby się poprawnie sumują, lub szybko potwierdzić wartość. Poniższe funkcje są doskonałe do analiz ad-hoc:

• Analiza danych na stronach list ksiąg
• Otwórz w programie Excel

Funkcja Analiza danych umożliwia otwieranie niemal każdej strony listy, takiej jak Zamówienia zakupu, Zaksięgowane faktury zakupu, Zapisy księgi dostawców lub Zapisy księgi głównej, wejście w tryb analizy, a następnie grupowanie, filtrowanie i przestawianie danych według potrzeb.

Podobnie możesz użyć akcji Otwórz w programie Excel, aby otworzyć stronę listy, przefiltrować listę do podzbioru danych, a następnie użyć programu Excel do pracy z danymi. Na przykład, używając funkcji takich jak Analiza danych, Analiza warunkowa lub Arkusz prognozy.

Porada

Jeśli skonfigurujesz OneDrive dla funkcji systemowych, skoroszyt programu Excel otworzy się w przeglądarce.

Dowiedz się więcej w Analizy ad-hoc w zakupach, aby uzyskać informacje o przeprowadzaniu analizy ad-hoc danych zakupowych.

Wbudowane raporty dla zakupów

Business Central zawiera kilka wbudowanych raportów, funkcji śledzenia i narzędzi, które pomagają organizacjom zakupowym raportować dane.

Aby uzyskać przegląd raportów dostępnych dla zakupów, wybierz Wszystkie raporty na stronie głównej. Ta akcja otwiera Eksploratora ról, który jest filtrowany do funkcji w opcji Raport i analiza. Pod nagłówkiem Zakupy wybierz Eksploruj.

Aby dowiedzieć się więcej, przejdź do Znajdowanie stron i raportów za pomocą Eksploratora ról.

Analityka zakupowa na ekranie

Business Central ma kilka stron, które zapewniają przegląd zakupów i zadania do wykonania. Oto przykład na początek:

• Uzyskaj przegląd dostępności
• Obliczanie dat dla zakupów
• Rejestrowanie zakupów za pomocą faktur zakupu

Wyświetlanie zapisów księgi głównej i sald związanych z zakupami ze strony Plan kont

Strona Planu kont wyświetla wszystkie konta księgi głównej ze zagregowanymi liczbami zaksięgowanymi w księdze głównej. Z tej strony można wykonywać takie czynności jak:

• Wyświetlanie raportów pokazujących zapisy księgi głównej i salda.
• Przeglądanie listy grup księgowych dla tego konta.
• Wyświetlanie oddzielnych sald debetowych i kredytowych dla pojedynczego konta.

Specjalnie dla zakupów możesz utworzyć widok na stronie Plan kont, który pokazuje tylko konta używane do księgowania zapisów zakupowych.

Dowiedz się więcej w artykule Informacje o księdze głównej i planie kont.

Analiza danych według wymiarów (związana z zakupami)

Wymiary to wartości, które kategoryzują zapisy, dzięki czemu można je śledzić i analizować na dokumentach, takich jak zamówienia zakupu. Wymiary mogą na przykład wskazywać projekt lub dział, z którego pochodzi zapis.

Dlatego zamiast konfigurować oddzielne konta księgi głównej dla każdego działu lub lokalizacji, można używać wymiarów jako podstawy do analizy i uniknąć tworzenia skomplikowanej struktury planu kont.

Dowiedz się więcej w Analiza danych według wymiarów.

Powiązane informacje

Konsolidowanie danych z wielu firm
Aplikacja Power BI Zakupy
Tworzenie raportów finansowych przy użyciu danych finansowych i kategorii kont
Konsolidowanie danych z wielu firm
Analizy ad-hoc w zakupach
Raporty zakupów i zadania analityczne
Informacje o księdze głównej i planie kont
Analiza danych według wymiarów
Omówienie analiz, analiz biznesowych i raportowania
Praca z Business Central

Rozpocznij bezpłatny okres próbny!

Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj