© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)
Dokumenty przychodzące
Zewnętrzne dokumenty biznesowe mogą trafiać do Twojej firmy jako załączniki do wiadomości e-mail lub papierowe kopie, które skanujesz do pliku. Ten scenariusz jest typowy dla zakupów, gdzie takie pliki dokumentów przychodzących reprezentują potwierdzenia płatności za wydatki lub drobne zakupy.
Na stronie Dokumenty przychodzące możesz używać różnych funkcji do przeglądania paragonów wydatków, zarządzania zadaniami OCR i konwertowania plików dokumentów przychodzących, ręcznie lub automatycznie, na odpowiednie dokumenty lub wiersze dziennika. Pliki zewnętrzne mogą być dołączane na dowolnym etapie procesu, w tym do zaksięgowanych dokumentów oraz do wynikowych zapisów dostawców, nabywców i księgi głównej.
Scenariusz użycia
Możesz rejestrować pliki lub kopie papierowe otrzymane od partnerów handlowych w Business Central i tworzyć rekordy dokumentów. Na przykład fakturę zakupu lub sprzedaży, fakturę korygującą lub wiersz dziennika.
Przekaż otrzymane pliki lub użyj aparatu urządzenia, aby zrobić zdjęcie, i utwórz zapisy reprezentujące dokumenty zewnętrzne. Opcjonalnie, w przypadku plików PDF lub obrazów, możesz użyć zewnętrznej usługi optycznego rozpoznawania znaków (OCR) do generowania dokumentów elektronicznych, które następnie można przekonwertować na rekordy w Business Central.
Uwaga
Funkcja OCR jest dostarczana przez zewnętrznych dostawców. Wybierz pakiet usług odpowiedni dla Twojej organizacji i/lub kraju/regionu. Usługi kompatybilne z Business Central oraz szczegóły dotyczące dostępnych funkcji znajdziesz na AppSource.microsoft.com.
Na przykład, gdy otrzymasz fakturę w formacie PDF od dostawcy, możesz wysłać ją do usługi OCR ze strony Dokumenty przychodzące. Alternatywnie niektórzy dostawcy OCR oferują opcję przetwarzania plików przesłanych na dedykowany adres e-mail, który następnie automatycznie tworzy powiązany rekord dokumentu przychodzącego. Po kilku sekundach otrzymujesz plik z powrotem z usługi OCR jako fakturę elektroniczną, którą można przekonwertować na fakturę zakupu dla dostawcy.
Porada
Twórz rekordy dokumentów przychodzących w Business Central bezpośrednio z wiadomości e-mail wysyłanych przez dostawców, korzystając z dodatku Outlook. Dowiedz się więcej w artykule Używanie Business Central z Outlookiem.
Funkcje dokumentów przychodzących
Proces dokumentów przychodzących może składać się z następujących głównych czynności:
- Rejestruj dokumenty zewnętrzne w Business Central, tworząc wiersze na stronie Dokumenty przychodzące w następujący sposób:
- Ręcznie, z komputera lub urządzenia mobilnego, w jeden z następujących sposobów:
- Użyj przycisku Utwórz z pliku, przekaż plik, a następnie wypełnij odpowiednie pola na stronie Dokument przychodzący.
- Użyj przycisku Nowy, wypełnij odpowiednie pola na stronie Dokument przychodzący i ręcznie dołącz powiązany plik.
- Z tabletu lub telefonu użyj przycisku Utwórz z aparatu, aby utworzyć nowy rekord dokumentu przychodzącego za pomocą wbudowanego aparatu urządzenia.
Uwaga
Aby korzystać z telefonu komórkowego, musisz zainstalować aplikację mobilną Business Central. Aplikacja jest dostępna w App Store i Google Play. Dowiedz się więcej w artykule Pobieranie Business Central na urządzenie mobilne.
- Automatycznie, poprzez otrzymanie dokumentu z usługi OCR jako dokumentu elektronicznego po przekazaniu lub wysłaniu pocztą e-mail powiązanego pliku PDF lub obrazu do usługi OCR. Skrócona karta Informacje finansowe jest automatycznie wypełniana na stronie Dokument przychodzący.
- Użyj zewnętrznej usługi OCR, aby przekonwertować pliki PDF lub obrazy na dokumenty elektroniczne, które można przekształcić w rekordy dokumentów w Business Central.
- Twórz nowe dokumenty lub wiersze dziennika głównego dla rekordów dokumentów przychodzących, wprowadzając informacje odczytane z plików dokumentów przychodzących.
- Dołączaj pliki dokumentów przychodzących do dokumentów zakupu i sprzedaży o dowolnym statusie, w tym do zapisów dostawcy, nabywcy i księgi głównej wynikających z księgowania.
- Wyświetlaj rekordy dokumentów przychodzących i ich załączniki z dowolnego dokumentu zakupu i sprzedaży lub zapisu, albo znajdź wszystkie zapisy księgi głównej bez rekordów dokumentów przychodzących ze strony Plan kont.
Uwaga
Pliki dołączone do kart i dokumentów na karcie Załączniki nie są uwzględniane na stronie Dokumenty przychodzące. Dowiedz się więcej w artykule Dodawanie załączników, łączy i notatek do rekordów.
| To | Przejdź do |
|---|---|
| Skonfiguruj funkcję Dokumenty przychodzące i skonfiguruj usługę OCR. | Konfigurowanie dokumentów przychodzących |
| Twórz rekordy dokumentów przychodzących ręcznie lub automatycznie, na przykład robiąc zdjęcie papierowego paragonu. | Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących |
| Użyj usługi OCR, aby przekształcić pliki PDF i obrazy w dokumenty elektroniczne, które można przekonwertować na faktury zakupu w Business Central. Naucz usługę OCR, aby unikać błędów przy następnym przetwarzaniu podobnych danych. | Używanie OCR do przekształcania PDF w e-faktury |
| Połącz lub usuń rekordy dokumentów przychodzących dla dowolnego niezaksięgowanego dokumentu sprzedaży lub zakupu oraz dla dowolnego zapisu nabywcy, dostawcy lub księgi głównej z dokumentu lub zapisu. | Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących z dokumentów |
| Ze stron Plan kont i Zapisy księgi głównej użyj funkcji wyszukiwania, aby znaleźć zapisy księgi głównej dla zaksięgowanych dokumentów, które nie mają rekordów dokumentów przychodzących, a następnie centralnie połącz z istniejącymi rekordami lub utwórz nowe z dołączonymi plikami dokumentów. | Znajdowanie zaksięgowanych dokumentów bez dokumentów przychodzących |
| Uzyskaj lepszy przegląd, ustawiając rekordy dokumentów przychodzących na Przetworzony i usuń je z widoku domyślnego. | Definiowanie, które dokumenty przychodzące mają być wyświetlane |
Powiązane informacje
Przegląd zadań zarządzania zakupami
Edytowanie zaksięgowanych dokumentów sprzedaży i zakupu
Dokumenty elektroniczne w Business Central
Integracja Business Central z OneDrive dla Firm
Używanie Business Central z Outlookiem
Wysyłanie dokumentów i wiadomości e-mail
Praca z Business Central
Znajdź bezpłatne moduły e-learningowe dla Business Central tutaj