© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)
Konfigurowanie załączników cyfrowych w Danii
Administratorzy mogą używać funkcji załączników cyfrowych, aby wymagać dołączania dokumentów do określonych transakcji podczas ich księgowania. Dzięki temu funkcja ta umożliwia podejście oparte na źródle i zapewnia lepszą ścieżkę audytu. W tym celu można skonfigurować różne typy wymuszania, w zależności od typów dokumentów lub dzienników.
Termin załącznik cyfrowy odnosi się do cyfrowej lub elektronicznej formy tradycyjnego załącznika w księgowości. Załącznik to dokument używany do potwierdzania i autoryzowania transakcji finansowych. Załączniki zwykle służą jako dowód wydatku lub wpływu środków. Załącznik może zawierać takie szczegóły jak data transakcji, opis, kwota i podpisy autoryzacyjne.
Ostrzeżenie
Od 1 lipca 2024 r. ta funkcja będzie domyślnie włączona w Danii. Nie będzie wtedy możliwości dodatkowej konfiguracji dokumentów zakupu i sprzedaży. To ograniczenie wynika z nowej duńskiej ustawy o księgowości, która wymaga określonych konfiguracji obejmujących obowiązek dołączania minimalnych załączników do dokumentów zakupu i sprzedaży. Przed tą datą można aktywować tę funkcję w obszarze Zarządzanie funkcjami.
Konfigurowanie dokumentów cyfrowych
Można używać różnych konfiguracji dla następujących dokumentów i dzienników.
| Typ zapisu | Opis |
|---|---|
| Dokument sprzedaży | Określa księgowania wykonywane z dokumentów sprzedaży. W lokalizacji duńskiej tej opcji nie można edytować. |
| Dokument zakupu | Określa księgowania wykonywane z dokumentów zakupu. W lokalizacji duńskiej tej opcji nie można edytować. |
| Dziennik główny | Określa księgowania z dziennika głównego dla wszystkich typów kont, z wyjątkiem księgowań związanych z nabywcą i dostawcą. Wybranie jednego z tych typów kont powoduje zmianę kontroli procesu księgowania. Wybranie opcji Nabywca jako typu konta powoduje, że prod_short sprawdza konfigurację związaną z dziennikiem sprzedaży. Wybranie opcji Dostawca jako typu konta powoduje, że prod_short sprawdza konfigurację związaną z dziennikiem zakupu. |
| Dziennik sprzedaży | Określa księgowania wykonywane z dziennika sprzedaży i dziennika głównego, w których jako typ konta wybrano Nabywca. |
| Dziennik zakupu | Określa księgowania wykonywane z dziennika zakupu i dziennika głównego, w którym jako typ konta wybrano opcję Dostawca. |
Wykonaj następujące kroki, aby określić, jak organizacja będzie używać wymaganych załączników cyfrowych, poza krokami już wymaganymi przez prawo.
- Wybierz ikonę
, wprowadź Konfiguracja zapisów załączników cyfrowych, a następnie wybierz powiązane łącze. Alternatywnie na stronie Konfiguracja załączników cyfrowych wybierz opcję Konfiguracja zapisów. - W kolumnie Typ zapisu wybierz opcję.
- W kolumnie Typ sprawdzania wybierz opcję wymuszania. Wybranie opcji Brak umożliwia księgowanie wybranego typu zapisu bez załącznika cyfrowego. Wybranie opcji Załącznik wymaga dołączenia załącznika do zapisu. Wybranie opcji Załącznik lub notatka umożliwia dołączenie załącznika lub notatki do zapisu.
- Zaznacz pole wyboru Generuj automatycznie, aby automatycznie generować załącznik cyfrowy. Na przykład, jeśli nie chcesz ręcznie dodawać faktury sprzedaży do transakcji, zaznacz to pole wyboru. Następnie wystarczy zaksięgować dokument. System automatycznie tworzy dokument na podstawie układu raportu i dołącza go do transakcji.
- Zaznacz pole wyboru Pomiń jeśli dodano ręcznie, jeśli nie chcesz dodawać automatycznie generowanego załącznika cyfrowego. To ustawienie jest przydatne, jeśli załącznik został już dodany ręcznie.
Używanie kodów źródłowych do konfiguracji
Aby używać wymuszania dla dzienników, ale nie dla wszystkich typów transakcji, połącz określony kod źródłowy w celu identyfikacji typu zapisu w dzienniku głównym, dzienniku sprzedaży lub dzienniku zakupu.
Wykonaj poniższe kroki, aby skonfigurować określone kody źródłowe dla załączników cyfrowych.
- Wybierz ikonę , wprowadź Konfiguracja zapisów załączników cyfrowych, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Na stronie Ustawienia zapisów załączników cyfrowych wybierz Kody źródłowe.
- Wybierz kody źródłowe, które chcesz skonfigurować.
- Zamknij stronę.
Korzystanie z funkcji
Ostrzeżenie
Załączniki cyfrowe są domyślnie włączone i należy je przechowywać. Przechowywanie załączników może znacznie zwiększyć rozmiar bazy danych. Aby temu zapobiec, używaj skanów o niższej rozdzielczości dla faktur zakupu. W przypadku faktur sprzedaży twórz układy z mniejszymi obrazami lub bez obrazów, ponieważ załączniki są generowane automatycznie na podstawie układu. Wszystkie załączniki są przechowywane w bazie danych i wpływają na jej rozmiar, ale można zminimalizować ten efekt, przesyłając mniejsze pliki.
Dokumenty zakupu
Otwórz jeden z dokumentów zakupu i ustaw wymagane pola. Przed zaksięgowaniem dokumentu wykonaj następujące kroki, aby dodać załącznik cyfrowy.
- Na stronie dokumentu w polu informacji Pliki dokumentów przychodzących wybierz opcję Dołącz plik.
- Przeciągnij plik bezpośrednio na stronę Wstaw plik lub przejdź do pliku z tej strony.
Dokument jest dołączony do pola informacji Pliki dokumentu przychodzącego. Dla każdego wiersza można znaleźć nazwę i typ dokumentu.
Dokumenty sprzedaży
Otwórz jeden z dokumentów sprzedaży i ustaw wymagane pola. W przypadku dokumentów sprzedaży nie trzeba ręcznie dołączać dokumentu. System automatycznie tworzy załącznik na podstawie układu dokumentu sprzedaży. Po zaksięgowaniu dokumentu można znaleźć automatycznie utworzony i dołączony załącznik na podstawie raportu.
- W polu informacji Pliki dokumentu przychodzącego z wiersza dokumentu wybierz Dokument przychodzący.
- Na stronie Dokument przychodzący wybierz opcję Usuń.
Uwaga
Jeśli dołączanie załącznika cyfrowego jest skonfigurowane jako obowiązkowe i spróbujesz zaksięgować dokumenty lub dzienniki bez dołączenia załącznika, system uniemożliwi księgowanie. Otrzymasz następujący komunikat o błędzie: "Nie można zaksięgować bez dołączenia załącznika cyfrowego."
Znajdowanie dołączonych załączników w transakcjach
Załącznik można znaleźć w zaksięgowanym dokumencie lub na stronie Zapisy księgi głównej, sprawdzając pole informacji Pliki dokumentów przychodzących.
Nie można usunąć dołączonego dokumentu po zakończeniu księgowania. Można jednak dodać więcej załączników po zakończeniu księgowania.
Powiązane informacje
footer-include