© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Ścieżka audytu i dzienniki zmian dla oprogramowania księgowego w Indiach

prod_short jest zgodny z nowymi indyjskimi przepisami podatkowymi dotyczącymi oprogramowania księgowego, rejestrując ścieżkę audytu wszystkich transakcji. Tworzy również dziennik zmian dla każdej zmiany dokonanej na koncie. Ten dziennik rejestruje datę wprowadzenia zmiany.

Ustawodawstwo

Główne powiadomienia nr G.S.R. 239(E) z dnia 31 marca 2014 r., nr G.S.R. 205(E) z dnia 24 marca 2021 r., zmienione powiadomieniem G.S.R. 247(E) z dnia 1 kwietnia 2021 r. oraz powiadomieniem zmieniającym G.S.R. 624(E) z dnia 5 sierpnia 2022 r., stanowią, że od 1 kwietnia 2022 r. wszystkie firmy korzystające z oprogramowania księgowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny mieć funkcję ścieżki audytu obejmującą następujące możliwości:

Rejestrowanie ścieżki audytu każdej transakcji
Tworzenie dziennika audytu każdej zmiany dokonanej w księgach rachunkowych
Rejestrowanie szczegółów daty wprowadzenia zmian
Zapewnienie, że ścieżka audytu nie może być wyłączona

Dodatkowo przepisy stanowią, że funkcja ścieżki audytu powinna spełniać następujące warunki:

Była używana przez cały rok dla wszystkich transakcji rejestrowanych w oprogramowaniu.
Nie była modyfikowana w sposób nieuprawniony.
Dzienniki audytu, które zostały wygenerowane, zostały zachowane przez firmę.
Księgi rachunkowe i inne istotne księgi oraz dokumenty prowadzone w formie elektronicznej muszą być zawsze dostępne w Indiach.

Zgodność

Zgodność 1: Rejestrowanie ścieżki audytu i tworzenie dziennika audytu

Zgodnie z nowymi wytycznymi ustawy o spółkach określającymi sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej, każda firma korzystająca z oprogramowania księgowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych musi używać wyłącznie oprogramowania księgowego posiadającego funkcję rejestrowania ścieżki audytu. W celu zapewnienia zgodności system musi rejestrować i śledzić źródła danych w ścieżce audytu.

prod_short jest w pełni zgodny z wymaganiami dotyczącymi rejestrowania danych księgowych. Strona Rejestr K/G zawiera nieedytowalne szczegóły dotyczące każdej transakcji, w tym numer rejestru (pole Nr, którego nie można przenumerować), datę i godzinę utworzenia (pole Utworzono), Identyfikator użytkownika, który utworzył transakcję, oraz Kod źródłowy i Nazwa instancji dziennika jako dodatkowe informacje. Nawet jeśli transakcja reprezentuje stornowanie, użytkownicy mogą znaleźć pole Stornowane oznaczone jako Tak, więc istnieje przejrzysta informacja o każdej stornowanej transakcji. Funkcja Księga główna na stronie Rejestr K/G pobiera zapisy transakcji finansowych, które zostały zaksięgowane w księdze głównej (K/G). Ta funkcja otwiera stronę Zapisy księgi głównej powiązaną z określonym rejestrem K/G i pokazuje szczegóły transakcji. Zatem wszystkie wymagane informacje istnieją w tych tabelach, zapewniając pełny dziennik transakcji i audytu.

Dodatkowo można uruchomić funkcję Znajdź zapisy, aby wyświetlić wszystkie inne powiązane zapisy i dokumenty źródłowe. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Szczegóły projektowe: konta w księdze głównej i Transakcja dowodu księgowego.

Dla innych danych można użyć funkcji Dziennik zmian do śledzenia określonych typów zmian wprowadzanych w tabelach i polach. Zmiany, które można śledzić, obejmują operacje wstawiania, modyfikowania i usuwania. Po włączeniu śledzenia zmian dla dowolnej tabeli wpływ na wydajność może się różnić w zależności od kategorii tabeli. Śledzenie zmian może również zwiększyć rozmiar bazy danych. Gdy śledzisz zmiany dla tabeli lub pola, rekord każdej zmiany tej tabeli lub pola jest przechowywany na stronie Zapisy dziennika zmian. Możesz użyć tej funkcji do śledzenia zmian w dowolnych danych w systemie. Na przykład firmy korzystające z prod_short do prowadzenia ksiąg rachunkowych są w pełni zgodne z nowymi powiadomieniami i mogą śledzić dane transakcji do źródła. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Inspekcja zmian.

Uwaga

Ta wytyczna jest wytyczną ogólną i może się różnić w zależności od konkretnego scenariusza biznesowego.

Zgodność 2: Przechowywanie ksiąg rachunkowych w oryginalnym formacie

Księgi rachunkowe i inne istotne księgi oraz dokumenty są przechowywane w jednym z następujących formatów:

Format, w którym zostały pierwotnie wygenerowane, wysłane lub otrzymane
Format, który dokładnie przedstawia informacje, które zostały wygenerowane, wysłane lub otrzymane

Informacje w zapisach elektronicznych pozostają kompletne i niezmienione.

Transakcje, które są księgowane w prod_short, pozostają kompletne i w formacie, w którym zostały pierwotnie wygenerowane. Dlatego prod_short nie zawiera żadnego procesu zmiany formatu lub treści zaksięgowanej transakcji. Oznacza to, że użytkownik ani administrator nie może zmienić ani usunąć żadnej transakcji za pomocą interfejsu użytkownika.

Uwaga

Bezpośredni dostęp do bazy danych w prod_short technicznie nie jest możliwy, więc użytkownicy nie mogą dokonywać żadnych zmian bezpośrednio w bazie danych. Dostęp za pomocą API w prod_short nie jest bezpośrednim dostępem do bazy danych. Zamiast tego API zapewnia kontrolowany i bezpieczny sposób interakcji z warstwą aplikacji prod_short, która wymusza reguły biznesowe i walidacje. Tak więc w prod_short, gdy użytkownik wprowadza lub modyfikuje informacje przez API, obowiązują te same reguły logiki biznesowej i walidacji, jak w przypadku działania przez interfejs użytkownika.

Uwaga

Ścieżka audytu przy korzystaniu z API w prod_short jest dokładnie taka sama jak przy bezpośredniej pracy za pomocą interfejsu użytkownika, więc ścieżka audytu istnieje w obu sytuacjach, jak opisano w poprzednim artykule.

Zgodność 3: Zachowywanie informacji o transakcjach oddziałów

Informacje otrzymane z oddziałów nie są aktualizowane i są przechowywane w postaci, w jakiej zostały pierwotnie otrzymane z oddziałów.

W prod_short nie można wprowadzać zmian w zaksięgowanych danych finansowych. Dlatego transakcje finansowe nie mogą być edytowane po ich zaksięgowaniu. Można je jednak stornować za pomocą funkcji Stornuj transakcję. Dane wysłane z oddziału do centrali nie mogą być zmienione przez centralę. Można jednak skorygować zaksięgowaną transakcję za pomocą określonego trybu transakcji, takiego jak faktura korygująca lub dziennik główny, która została zaksięgowana w księdze zarówno oddziału, jak i centrali.

Zgodność 4: Wyświetlanie zapisów elektronicznych w czytelnym formacie

Informacje w zapisie elektronicznym dokumentu są wyświetlane w prod_short. prod_short umożliwia co najmniej jeden komponent wyjściowy na plik. Zazwyczaj prod_short zawiera wiele komponentów wyjściowych plików różnych typów. Przykłady obejmują XML, XLSX, DOCX, JSON, TXT i PDF.

prod_short zapewnia, że co najmniej każdy rekord transakcji może być wyeksportowany lub otwarty w formacie Microsoft Excel. Korzystając z konfiguratora w Definiowanie sposobu elektronicznej wymiany danych, użytkownicy mogą określić, który format pliku jest używany dla określonych zapisów.

Zgodność 5: Utrzymywanie właściwego systemu przechowywania zapisów elektronicznych

Istnieje właściwy system przechowywania, pobierania, wyświetlania i drukowania zapisów elektronicznych. Te zapisy elektroniczne nie mogą być usuwane ani unieważniane, chyba że takie działania są dozwolone przez prawo. Pod warunkiem, że kopia zapasowa ksiąg rachunkowych firmy i innych ksiąg oraz dokumentów jest utrzymywana w trybie elektronicznym, nawet w lokalizacji poza Indiami, jest ona przechowywana na serwerach fizycznie zlokalizowanych w Indiach.

prod_short może być wdrożony w podzbiorze centrów danych Azure. Azure jest ogólnie dostępny w centrach danych i lokalizacjach geograficznych na całym świecie. prod_short zostanie automatycznie wdrożony w określonym regionie lub centrum danych, gdzie przechowywane są dane klienta. Domyślnie indyjskie firmy zostaną wdrożone w indyjskich centrach danych. Chociaż Microsoft może replikować dane do innych regionów w celu zapewnienia trwałości danych, dane klienta nie są replikowane ani przenoszone poza lokalizację geograficzną. W przypadku awarii obejmującej cały region Azure, Microsoft zapewnia ciągłość działania i odzyskiwanie po awarii dla instancji produkcyjnej aplikacji Dynamics 365 oferowanych jako oprogramowanie jako usługa (SaaS). Sparowane regiony znajdują się w tej samej geografii co ich włączony zestaw, aby spełnić wymagania dotyczące rezydencji danych dla celów podatkowych i jurysdykcji organów ścigania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przegląd usługi i Zgodność usługi.

Zgodność 6: Informacje do wypełnienia rocznego sprawozdania finansowego

Corocznie firma przekazuje następujące informacje do Rejestratora podczas składania sprawozdania finansowego:

Nazwa dostawcy usług.
Zestaw adresów protokołu internetowego (IP) dostawcy usług używanych do dostarczania usługi prod_short.
Lokalizacja dostawcy usług, jeśli ma to zastosowanie.
Lokalizacja, w której księgi rachunkowe i inne księgi oraz dokumenty są przechowywane w chmurze. Przykładem jest adres podany przez dostawcę usług.
Lokalizacja dostawcy usług, jeśli znajduje się poza Indiami, oraz imię i nazwisko i adres osoby, która kontroluje księgi rachunkowe i inne księgi oraz dokumenty w Indiach.

Te informacje są chronione przez zabezpieczenia serwera. Nie zalecamy umieszczania tych informacji w żadnym publicznie dostępnym raporcie finansowym. Można jednak ręcznie dodać te informacje do dowolnego konkretnego raportu.

Zgodność 7: Księgi rachunkowe muszą pozostać dostępne w Indiach

Zgodnie z nowymi wytycznymi ustawy o spółkach, księgi rachunkowe i inne istotne księgi oraz dokumenty prowadzone w formie elektronicznej muszą pozostać dostępne w Indiach przez cały czas, a ich kopia zapasowa musi być codziennie przechowywana na serwerach fizycznie zlokalizowanych w Indiach.

prod_short jest w pełni zgodny z wymaganiami.

Księgi rachunkowe i inne istotne księgi oraz dokumenty prowadzone w formie elektronicznej w prod_short są zawsze dostępne w Indiach do późniejszego wglądu.
prod_short zapewnia, że kopie zapasowe ksiąg rachunkowych oraz innych ksiąg i dokumentów firmy prowadzonych w formie elektronicznej w prod_short są codziennie przechowywane na serwerach fizycznie zlokalizowanych w Indiach.
prod_short jest automatycznie wdrażany w określonym regionie lub centrum danych, w którym przechowywane są dane klientów. Domyślnie firmy indyjskie są wdrażane w indyjskich centrach danych. Chociaż firma Microsoft może replikować dane do innych regionów w celu zapewnienia trwałości danych, dane klientów nie będą replikowane ani przenoszone poza lokalizację geograficzną.
Administratorzy dzierżawy prod_short mogą sprawdzić, gdzie wdrożona jest baza danych, korzystając z centrum administracyjnego Dynamics 365 Business Central i sprawdzając pole Region Azure.
Firma Microsoft zapewnia ciągłość działania i odzyskiwanie po awarii dla instancji produkcyjnych aplikacji SaaS prod_short w przypadku wystąpienia awarii obejmującej cały region Azure.
Bazy danych są chronione przez automatyczne kopie zapasowe przechowywane przez 28 dni. Kopie zapasowe obejmują dane ze środowisk produkcyjnych i piaskownicy bazy danych. Administratorzy dzierżawy prod_short nie mogą bezpośrednio uzyskiwać dostępu do tych kopii zapasowych ani nimi zarządzać, ponieważ są one automatycznie zarządzane przez firmę Microsoft. W centrum administracyjnym Dynamics 365 Business Central administrator może wyświetlić informacje o tym, z którego momentu prod_short ma pomyślne kopie zapasowe, dla wszystkich dat w danym okresie, wraz ze zrzutem ekranu systemu wskazującym domyślną częstotliwość tworzenia kopii zapasowych. Administratorzy mogą również przywracać swoje środowiska do określonego punktu w czasie w przeszłości, korzystając z centrum administracyjnego Dynamics 365 Business Central. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przywracanie środowiska w centrum administracyjnym.
Jeśli administrator musi wyeksportować bazę danych poza magazyn w chmurze, może w dowolnym momencie uruchomić eksport Utwórz bazę danych z centrum administracyjnego Dynamics 365 Business Central. Ponadto administratorzy mogą uzyskać dostęp do pełnej historii eksportów w tym samym centrum administracyjnym.
Jeśli administratorzy prod_short usuną środowisko z dowolnego powodu, mogą w razie potrzeby odzyskać środowisko i dane, ponieważ nie są one natychmiast trwale usuwane. Środowisko można odzyskać w okresie przechowywania wynoszącym siedem dni. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Usuwanie i odzyskiwanie środowisk.

Powiązane informacje

prod_short

footer-include