© navision.pl | Opracowano na podstawie: Microsoft Learn (CC BY 4.0)

Zarzadzanie fakturami QR w wersji szwajcarskiej

Od 1 lipca 2020 r. firmy w Szwajcarii musza miec mozliwosc odbierania faktur QR. Faktury QR to odcinki platnicze dolaczane do faktur, bedace czescia ogolnokrajowej inicjatywy usprawniania procesow platniczych. Faktury QR zastepuja wszystkie istniejace odcinki platnicze i funkcjonalnosc zwiazana z ESR. Zawieraja wszystkie informacje potrzebne do dokonania platnosci, a kod QR na odcinku platniczym ulatwia importowanie informacji do prod_short. Wszystkie istotne informacje sa importowane i uzywane do generowania platnosci dla dostawcy, ktory wyslal fakture QR, w tym referencja platnosci, ktora jest automatycznie uwzgledniana w zapisach ksiegi dostawcow i eksportowana w plikach platnosci do banku.

Wprowadzenie do rozszerzenia Zarzadzanie fakturami QR

Rozszerzenie Zarzadzanie fakturami QR jest dolaczone i automatycznie instalowane w prod_short. Aby rozpoczac prace z rozszerzeniem, nalezy wprowadzic kilka zmian konfiguracyjnych w prod_short. Latwy sposob na to to wybranie ikony , wprowadzenie Konfiguracja faktur QR, a nastepnie wybranie powiazanego lacza. Przewodnik pomoze wprowadzic informacje, takie jak:

• Okreslic, czy uzywac numeru IBAN czy QR-IBAN. QR-IBAN to IBAN zawierajacy liczbe miedzy 30000 a 31999 na pozycjach od 5 do 9, na przyklad CH55 30024 123456789012.
• Zdefiniowac sposob wyswietlania nazw i adresow na fakturach QR oraz sposob uzywania kodowania niemieckich znakow z przeglosem. (Zalecamy uzywanie wartosci domyslnych.)
• Wybrac Domyslny uklad faktury QR. Uklad okresla, czy uzywac numeru IBAN czy QR-IBAN, czy typ referencji to referencja wierzyciela czy referencja QR oraz czy uwzgledniac informacje rozliczeniowe w formacie SWICO.
• Wlaczyc typy faktur sprzedazy i serwisowych oraz metody platnosci dla faktur QR.
• Okreslic szablon dziennika i instancje dziennika do uzycia podczas generowania dziennikow zakupu ze zeskanowanych lub zaimportowanych faktur QR.

W razie potrzeby mozna zmienic ustawienia ukladu na stronie Uklad faktury QR.

Wystawianie faktur QR

Mozna wlaczyc faktury QR dla faktur sprzedazy i serwisowych. Ta opcja dodaje wpis do strony Wybor raportu - Sprzedaz, ktory generuje dodatkowy plik PDF z faktura QR podczas generowania faktur. Aby wlaczyc te funkcje, wybierz pole Typy dokumentow wlaczone dla faktur QR na stronie Konfiguracja faktur QR i aktywuj zadane typy dokumentow, zaznaczajac odpowiednie pole w kolumnie Wlaczone.

Dodawanie informacji rozliczeniowych do faktur QR

Podczas tworzenia faktury QR mozna uwzglednic informacje rozliczeniowe w formacie SWICO, zgodnie z zaleceniami SIX, szwajcarskiego dostawcy infrastruktury platniczej. Idealnie aplikacje biznesowe, ktore tworza lub importuja faktury QR, powinny rowniez moc przetwarzac informacje takie jak kwota VAT, numer faktury dostawcy itd., poniewaz moga byc one cenne dla faktury do zaplaty. W prod_short importujemy te informacje, ale uzywamy tylko numeru faktury dostawcy. Aby uwzglednic inne informacje, nalezy dokonac dostosowania.

Informacje o referencji platnosci

Procesy platnicze polegaja na placeniu wlasciwej kwoty wlasciwej stronie i ulatwianiu jej uzgadniania platnosci w celu zamkniecia zaleglosci na kontach. Rozszerzenie Zarzadzanie fakturami QR obsluguje te procesy, generujac referencje platnosci dla faktur QR, ktora jest unikalna dla faktur wystawionych w okreslonej firmie, co oznacza, ze ta sama referencja platnosci nie moze zostac wystawiona wiecej niz raz.

Jesli nabywca rowniez uzywa prod_short, referencja platnosci jest importowana podczas odbierania faktur QR, przenoszona na strone Zapisy ksiegi dostawcow i uzywana jako referencja podczas tworzenia platnosci dla dostawcow. Dowiedz sie wiecej w Zarzadzanie fakturami QR [CH].

Przeplyw jest podobny do poprzedniej funkcjonalnosci referencji ESR, ktora zastepuja faktury QR. Ostatecznie pliki platnosci (pain.001) sa wysylane z aplikacji biznesowej nabywcy do jego banku z komunikatem o przelaniu kwot na konto dostawcy. Nastepnie bank tworzy plik wyciagu nabywcy (camt.054), ktory dostawca moze zaimportowac w celu uzgodnienia kont. Ten plik zawiera referencje platnosci i jest importowany za posrednictwem struktury wymiany danych, ktora jest aktualizowana przez rozszerzenie Zarzadzanie fakturami QR w celu importowania plikow camt.054.

W przypadku referencji ESR mozna skonfigurowac informacje, na przyklad tak, aby zawieraly numer nabywcy i numer faktury. Nie mozna konfigurowac referencji platnosci w fakturach QR. Zawsze bedzie istniala relacja 1:1 miedzy wystawiona faktura QR a platnoscia, co ulatwia uzgadnianie i eliminuje potrzebe konfigurowania referencji platnosci na fakturach QR. Zamiast tego prod_short uzywa unikalnego licznika dla referencji platnosci. Dodatkowo istnieje logika blokujaca import lub skanowanie tej samej referencji platnosci dwukrotnie.

Formaty referencji QR i referencji wierzyciela

Referencja QR sklada sie z 26 pozycji numerycznych plus cyfra kontrolna.

Referencja wierzyciela ISO (ISO 11649) umozliwia wierzycielowi automatyczne porownywanie swoich faktur z przychodzcymi platnosciami. Musi zawierac wartosc RF na pozycjach 1-2 i prawidlowy znak kontrolny na pozycjach 3-4 oraz moze zawierac maksymalnie 25 znakow.

Uzywanie wielu kont bankowych jako wystawcow faktur QR

Wystawcy faktur QR moga uzywac wielu kont bankowych do kierowania platnosci na rozne konta bankowe. Jest to powiazane z metoda platnosci, w ktorej okresla sie Nr konta bankowego faktury QR. Po okresleniu informacje IBAN/QR-IBAN z tego konta bankowego beda uzywane na fakturach QR korzystajacych z danej metody platnosci. W ten sposob mozna kierowac przychodzace platnosci na zadane konto bankowe. Jesli nie uzywasz wielu kont bankowych i nie okreslisz Nr konta bankowego faktury QR na karcie Metody platnosci, na fakturach QR beda uzywane informacje QR-IBAN/IBAN ze strony Informacje o firmie. Upewnij sie, ze masz tam skonfigurowane przynajmniej informacje o glownym koncie bankowym. Dowiedz sie wiecej w Konfigurowanie kont bankowych.

Uwaga

Jesli jestes wystawca faktur QR, skonfiguruj swoje konta bankowe tak, aby nabywcom wyswietlaly sie odpowiednie konta, w zaleznosci od tego, czy uzywasz numerow QR-IBAN czy zwyklych IBAN. Jesli jestes odbiorca i platnikiem faktur QR, zalecamy prawidlowe skonfigurowanie kont bankowych dostawcow do platnosci i przelewow na konta ze zwyklymi numerami IBAN lub QR-IBAN.

Dodawanie numeru QR-IBAN do nowego lub istniejacego konta bankowego

Aby uzyc numeru QR-IBAN innego niz ustawiony na stronie Informacje o firmie, okresl informacje o koncie bankowym w Kartotece konta bankowego:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Konta bankowe, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Na liscie Metody platnosci wybierz akcje Nowy lub Edytuj.
3. Na skroconej karcie Przelew wprowadz konto bankowe w polu QR-IBAN.

Skanowanie i importowanie faktur QR

Aby zeskanowac lub zaimportowac fakture QR, nalezy uzyc jednego z nastepujacych typow urzadzen skanujacych:

• Skaner wejsciowy, ktory dekoduje kod QR i symuluje klawiature, aby wkleic zdekodowana wartosc bezposrednio w polu w prod_short.
• Skaner, ktory moze zdekodowac kod QR i zapisac go do pliku .txt, ktory importujesz do prod_short.

Uwaga

Nie mozna importowac faktur QR otrzymanych jako pliki PDF bezposrednio do prod_short, poniewaz prod_short nie moze interpretowac kodow QR. Nalezy uzyc jednej z wyzej wymienionych metod skanowania.

Odbieranie faktur QR

Faktury QR mozna odbierac w kilku miejscach w prod_short:

• Dokumenty przychodzace, gdy chcesz, aby faktura QR zainicjowala utworzenie nowego dokumentu zakupu lub dziennika zakupu.
• Zamowienia zakupu i faktury zakupu, gdy chcesz zaimportowac informacje z faktury QR do istniejacego dokumentu zakupu i uzyc ich do zwalidowania kwoty i waluty oraz do przechowania referencji platnosci.
• Dzienniki zakupu, gdy chcesz utworzyc nowe wiersze dziennika zakupu na podstawie faktur QR.

Odbieranie faktury QR przez dokument przychodzący

Odbieranie faktury QR przez dokumenty przychodzące jest szczególnie przydatne, gdy proces jest zautomatyzowany, ale można również ręcznie odbierać fakturę QR przez dokumenty przychodzące.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Na liście Dokumenty przychodzące utwórz nowy zapis, wybierając Nowy, a następnie Nowy.
3. Na stronie Dokument przychodzący wprowadź opis w polu Opis.
4. Aby zaimportować fakturę QR, wybierz jedną z następujących akcji:
5. Skanuj fakturę QR, aby zeskanować fakturę QR do zapisu dokumentu przychodzącego.
6. Importuj zeskanowany plik faktury QR, aby użyć pliku wygenerowanego przez drugi typ skanera opisany w sekcji Skanowanie i importowanie faktur QR.

Porada

Po zaimportowaniu faktury QR możesz sprawdzić błędy na skróconej karcie Szczegóły dopasowania.

Z dokumentu przychodzącego możesz utworzyć dziennik zakupów lub fakturę zakupu, a odwołanie do płatności z faktury QR jest przypisywane do obu. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Praca z dokumentami przychodzącymi.

Uwaga

Podczas importowania faktur QR prod_short wyszukuje konto bankowe dostawcy z pasującym numerem IBAN lub QR-IBAN. Gdy importujesz faktury QR do dokumentów przychodzących, tworzony jest dokument lub dziennik zakupów, a konto bankowe dostawcy określa dostawcę, który ma zostać użyty. Podejście oparte na dokumentach przychodzących pomaga zapewnić przypisanie właściwego dostawcy.

Odbieranie przez usługę Kofax OCR

Uwaga

Jeśli istniejące firmy w prod_short chcą, aby odwołanie QR było zwracane podczas korzystania z usługi Kofax OCR, muszą zaktualizować istniejącą definicję wymiany danych używaną jako Typ wymiany danych do przetwarzania faktur w dokumentach przychodzących.

Wykonaj poniższe kroki, aby zaktualizować istniejącą definicję wymiany danych.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Definicje wymiany danych, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Na liście Definicje wymiany danych znajdź wiersz, który chcesz zaktualizować, i otwórz kartę.
3. Na skróconej karcie Definicje wierszy wybierz OCRINVHEADER.

4. Na skróconej karcie Definicje kolumn utwórz nowy wiersz i wprowadź następujące wartości.

   Pole	Wartość
   Nr kolumny	11513
   Nazwa	Nr referencyjny szwajcarskiej faktury QR
   Opis	Nr referencyjny szwajcarskiej faktury QR
   Ścieżka	/Document/HeaderPoles/HeaderField[Type[text()='qrreference']]/Text
   1. Na skróconej karcie Definicje wierszy wybierz Mapowanie pól.
   1. Na stronie Mapowanie pól utwórz nowy wiersz i wprowadź następujące wartości.

   Field	Wartość
   Nr kolumny	11513
   Identyfikator tabeli docelowej	38
   Identyfikator pola docelowego	171
   Tylko sprawdzanie poprawności	False

5. Zamknij strony.

Odbieranie faktury QR przez zamówienia zakupu lub faktury zakupu

Odbieranie faktury QR przez zamówienie zakupu lub fakturę zakupu weryfikuje kwotę faktury i dodaje odwołanie do płatności do ksiąg. Podobnie jak w przypadku dokumentów przychodzących, możesz zeskanować lub zaimportować fakturę QR do istniejącego zamówienia zakupu lub faktury. Ten proces używa numeru QR-IBAN lub IBAN z faktury QR, aby znaleźć dostawcę z pasującym numerem. Jeśli nie zostanie znalezione dopasowanie, nie możesz zeskanować ani zaimportować faktury QR, więc musisz utworzyć konto bankowe dostawcy, a następnie umożliwić dołączenie faktury QR do dokumentu zakupu.

Aby dodać fakturę QR do istniejącego dokumentu zakupu, wybierz dokument docelowy, a następnie wybierz akcję Skanuj fakturę QR lub Importuj zeskanowany plik faktury QR na stronie Zamówienia zakupu lub Faktury zakupu.

Gdy faktura QR zostanie zeskanowana lub zaimportowana do dokumentu zakupu, dodawane są kwota, odwołanie do płatności i inne informacje z faktury QR. Te dane są używane do weryfikacji dokumentu zakupu przed jego zaksięgowaniem. Księgowanie jest blokowane, jeśli kwota na zamówieniu lub fakturze nie odpowiada kwocie na fakturze QR. Weryfikacja następuje również podczas skanowania lub importowania faktury QR. Jeśli załadujesz fakturę QR, która nie zawiera Kwoty, na przykład jeśli zdekodowana faktura QR ma pusty wiersz w miejscu, gdzie powinna być kwota, po załadowaniu na stronie Faktura zakupu wyświetlana jest sekcja Faktura QR. Pole Kwota w sekcji Faktura QR można edytować i można dodać odpowiednią kwotę do tego pola. Jeśli załadowana faktura QR ma wartość w polu Kwota, jest ona automatycznie ustawiana w polu Kwota sekcji Faktura QR, ale pole nadal można edytować.

Jeśli odwołanie do płatności jest już używane w zapisie księgi dostawców dla dostawcy, występuje błąd. Dostawcy nie mogą wystawiać wielu faktur QR z tym samym odwołaniem do płatności. Podobnie błąd występuje, jeśli faktura QR i odwołanie do płatności zostały już zaimportowane do otwartego dokumentu zakupu.

Odbieranie faktury QR przez dziennik zakupów

Możesz skanować lub importować faktury QR bezpośrednio do dziennika zakupów. Ta opcja jest przydatna, gdy chcesz utworzyć nowe wiersze dziennika na podstawie faktury QR. Skanowanie lub importowanie bezpośrednio do dziennika zakupów tworzy nowy Wiersz dziennika zakupów przy użyciu dostawcy i kwoty z faktury QR oraz próbuje zidentyfikować dostawcę, wyszukując Konto bankowe dostawcy zawierające pasujący numer IBAN lub QR-IBAN. Na przykład używanie dzienników zakupów jest przydatne, jeśli nie chcesz korzystać z zamówień zakupu lub faktur.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dzienniki zakupów, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Na liście Dzienniki zakupów utwórz nowy zapis, wybierając jedną z następujących akcji:
3. Skanuj fakturę QR, aby zeskanować fakturę QR do zapisu dokumentu przychodzącego.
4. Importuj zeskanowany plik faktury QR, aby użyć pliku wygenerowanego przez drugi typ skanera opisany w sekcji Skanowanie i importowanie faktur QR.

Uzgadnianie

Podczas importowania transakcji bankowych (camt) na stronie Dzienniki uzgadniania płatności zakłada się, że plik zawiera odwołanie do płatności, a odpowiednie Zapisy księgi nabywców są automatycznie wyszukiwane w celu rozliczenia transakcji.

Powiązane informacje

• Szwajcarskie platnosci elektroniczne
• Funkcjonalność lokalna dla Szwajcarii

footer-include